クリック１つで請求書が発送？「請求書郵送代行サービス」の概要

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

売上というのは、モノやサービスを提供し、請求し、入金を確認して初めて「売上」となります。その「売上」のためには請求書の発行は必要不可欠な業務です。

売上の回収は、非効率な事務フローだった場合や、売り先に対する対応を間違ってしまった場合、モノやサービスの提供以上に手間がかかってしまうこともあります。

今回は、請求書の発行を効率化してくれる「請求書郵送代行サービス」をご紹介します。

請求書郵送代行サービスとは？

請求書郵送代行サービスとは、請求書の作成や印刷、郵送など、請求書に関わる全てを代行してくれるサービスです。このサービスを上手に活用することで、請求書発行にかかる作業の手間を軽減し、業務効率化を図ることができます。

請求書一つに時間や手間がかかるのは皆さんご存知かと思います。

• 請求書を作る時間
• 印刷する時間
• 捺印する手間
• 封筒詰めする手間
• 宛名を書く手間
• 郵便局やポストへ行く時間

その他、細かな業務を含めると請求書発行には、多くの手順があります。
メールによるデータ添付やエクセルフォーマットを準備するなど、各企業で工夫をしているかとは思いますが、人手のいる作業のため、どうしても手間がかかってしまいます。

そのロスを改善するのが「請求書郵送代行サービス」です。

請求書郵送代行サービスのメリットと効果

「請求書郵送代行サービス」を導入することで具体的にどのようなメリットと効果があるのかまとめてみました。

導入メリット

• 作業時間の大幅な短縮
• コストも安価（基本料金＋1通200円前後）
• 請求書をPDFで保存できる、状況を把握できる
• 1～2日後には発送できる
• 社印や個人印鑑も画像で押すことができる

効果

• 手間と時間を本来の業務に向けることができる
• 外出先からも請求書の手配ができる
• 会計ソフトへの入力の手間が解消できる

導入に際しての注意点

導入に際しての注意点もお伝えしますと、初期設定時にクライアント情報や自社情報（ロゴや印鑑登録）の登録などに多少手間がかかります。そのため、最初から「クリックだけで発送」とは行きません。一度登録してしまえば、細かな修正以外は触る必要が無いので、かなり便利になります。

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請求書郵送代行サービスってどんなものがあるの？

とても便利な「請求書郵送代行サービス」ですが、その種類は様々です。
クラウドでの作成・管理や会計ソフトとの連携、基本料金無料やPDFエクスポートなど、特色は様々であり、企業に合ったサービスを選ぶことが可能になりました。

経理プラスを運営しているラクスが提供する電子請求書発行システム「楽楽明細」においても、「請求書郵送代行サービス」が2015年2月から開始されます。
他社の郵送代行と比較した「楽楽明細」のメリットは以下の2点です。

• WEB発行と郵送を同じ画面から依頼できる
• 発行する帳票はお客様毎にカスタマイズして提供することができるので自由度が高い

導入に際しては、たくさんのサービスを比較した上で、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。

終わりに

まだ十分に普及していない「請求書郵送代行サービス」ですが、導入することによる効果は他の経理の自動化サービスと同じく絶大です。まずは検討をおすすめいたします。

こちらも参考にどうぞ
経理プラス：経理担当者の残業も減らせる！経理業務の自動化最新サービス4種

クラウドサービスが主流になってきている今、シンプルでわかりやすいサービスから自社に合わせて自由度の高いカスタム設定ができるサービスまで、様々なものが展開されています。
選定のポイントは、各会社の事業規模にあったターゲットのために作られたサービスなのか？無料ということに過剰に反応せず料金以上の効果のあるサービスなのか？を見極めることです。

ITによる経理の合理化を図ることで、経理としてより事業に直接的な成果を出せる業務に集中できるよう、「請求書郵送代行サービス」のご検討をおすすめ致します。
自社の規模や業務に合ったサービスを探してみてください。

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