出張経費で節税!?出張旅費規程のメリットと作成の3つのポイント

仕事で出張がある会社は多いかと思います。
経理担当者の皆さんにとっては、出張精算の処理をする、または自身が出張に行って精算をするなど、なにかと触れることが多いのが出張精算ではないでしょうか。

出張に行くと3,000円程度の出張手当が支給されるのが相場のようですが、その条件や金額は企業により様々です。
今回は、その出張手当の支給をルール化したり、出張経費の扱いを明確にするために必要な「出張旅費規程」のメリットとその作成方法をご紹介します。
出張旅費規程は、出張経費を支払う側にも受け取る側にもメリットがあるので、まだ導入していない企業にお勤めの方は、下記を参考に作成を検討してみてはいかがでしょうか。

 

どこまでが出張経費に含まれる?

どこまでを出張経費として認めるのかという法律上の明確なルールはありません。
通常は、新幹線や飛行機代など出張の際に発生する交通費や宿泊費、出張する社員の慰労のために支払われる日当などを出張経費と考える企業が多いです。
ここで気をつけなくてはならないのが、出張先の接待で使用した食事代や社員旅行などで使われた交通費などは、目的によっては「会議費」や「福利厚生費」として処理をしなくてはならないということです。
このような出張の際に発生しうる費用をどこまで出張経費として処理するか、例外はどのようなものがあるかといった出張経費の扱い方を明確にするためにも、出張旅費規程の整備が必要なのです。

 

出張旅費規程作成による2つのメリット

出張旅費規程とは、出張経費や日当の扱い方を各企業内でそれぞれルール化するためのものです。
出張旅費規程を作成することで得られる大きなメリットが2つあります。
それは、「手間の削減」と、「節税対策」です。

メリット1:出張経費精算の手間の削減

1日にたくさんの従業員が出張に行く企業は、毎日、出張経費を精算する手間が発生し、大変なことになってしまいます。
この手間を削減するため、出張旅費規程にて実費精算ではなく固定額を支給することを定め、出張旅費精算を行う企業もあります。出張先の距離に応じて支給額が定められており、その金額内で交通費、宿泊費を収めるようにする形です。
出張が多い企業でなくても、交通機関や宿泊先を一つ一つ調べて処理をする出張経費の精算で苦労されている経理の方は多いかと思いますので、出張旅費規程を作ることで煩雑な事務作業を減らすことができます。

メリット2:出張日当の支給で節税対策 支払側も受取側も幸せに

2つ目のメリット「節税対策」は、出張日当を支給した場合、下記のように支払側(会社)と受取側(従業員・役員)にそれぞれお得な点があります。

●支払側(会社)のお得な点●

支給額が経費となり、法人税・消費税・住民税の納付額が安くなります。
税率が約48%と想定すると、100万円を支給した場合は48万円の節税になります。
また、出張経費は非課税の対象となります。非課税とされる旅費の範囲について国税庁では以下のように定義しています。

(1)その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
(2)その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

引用:国税庁HP 〔旅費(第4号関係)〕(非課税とされる旅費の範囲)

上記の基準に沿って定められた出張経費であることを明示するためにも、出張旅費規程の作成が必要なのです。

●受取・もらう側(従業員・役員)のお得な点●

もらった出張日当には所得税と住民税は課税されません。
例えば出張日当で100万円をもらうと、年収がそのまま100万円増えることになります。
所得税は収入により税率が変わりますが、最高税率である50%の場合は、税金50万がお得になります。
このように、出張旅費規程の作成は、会社にとっても役員や従業員の皆さんにとってもメリットがあります。
なお、この支給額は、代表者の場合、1日あたり2万円程度であれば、税務署からの指摘があっても問題ないと言われています。
代表者の出張が多い会社は大きな節税効果がありますので、出張旅費規程の設定は会社への貢献度の特に高いものとなるでしょう。

2つ目のメリット「節税対策」は、この手当(出張日当)を支給した場合、下記のように支払側と受取側(もらう側)にそれぞれお得な点があります。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

出張旅費規程を作る際の3つのポイント

出張日当を支給するためには、タイトルの通り「出張旅費規程」の作成が必要となります。この出張旅費規程の様式は自由なため、インターネットにある規定を参考に作成すれば良いのですが、作成にあたっては次の3つのポイントをおさえておきましょう。

ポイント1. ルールを決定する

実際に出張旅費規程を作る場合は、以下のルールを定めます。

  1. 役職ごとに日帰りや宿泊、国内・海外別などによる金額の決定
  2. 役員だけでなく、従業員も含めた全員に支給されるものであることの決定
  3. 活動記録を残すための出張報告書の提出義務と管理部門の決定
  4. 旅費の精算方法 など

出張旅費精算書や出張報告書のテンプレートはインターネットで検索するとたくさん出てきます。「経理プラス」でもテンプレートを用意しているので、ぜひご活用ください。

(参考)
出張旅費精算書テンプレート
出張報告書テンプレート01
出張報告書テンプレート02

ポイント2. 全社員に周知する

ルールの2番にも示した通り、出張旅費規程は税法上、対象者を限定する事ができず、代表者を含めた全員に適用しなければなりません。
社長のみの1人の会社の場合や家族従業員だけの会社であれば特に問題ないのですが、従業員がいる場合は全員に伝えて周知させる必要があります。

ポイント3. 設定金額を見直す

税務調査において、出張旅費規程の内容を確認された際に、規定した出張日当の支給額が高額すぎる場合は支給額が否認されることもあります。
否認された場合は、会社は経費とならず、もらった人にも税金が掛かってしまいますので、決定した支給額を一度見直しましょう。
そうすることで設定金額の理由がより明確になり、しっかりとした対応が取れます。

経費精算システムで出張経費精算の手間を省こう

出張旅費規程の作成・設定に合わせて、経費精算システムを活用することで出張経費の精算を更に楽に行うことが出来ます。
例えば、株式会社ラクスが提供している経費精算システム「楽楽精算」では、申請者の役職や部署に応じて出張日当金額を細かく設定することができます。
また、申請の際に日当の項目を選択するだけで距離に応じた正しい金額が計算されるため、日当金額の計算ミスを減らすことができ、より出張経費精算を効率化できます。
さらに、申請した際の選択項目と仕訳項目がシステムの裏側で紐づいているため、申請者が出張経費を申請するだけで、自動で仕訳が完了します。
そのため経理担当者が申請内容を見て、別のデータに仕訳内容を入力するといった手間が不要になります。

今回紹介した「楽楽精算」は無料でトライアルも受け付けているので、ぜひ実際の画面を見てみてください。
経費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

最後に

出張旅費規程は、出張が多い企業であればあるほど、企業にも従業員にもメリットが大きいものとなるため、やらない手はありません。以上のポイントを踏まえて出張旅費規程を作成してみてはいかがでしょうか。
また、出張経費精算の方法を見直す良い機会ですので、出張旅費規程の作成に合わせ、経費精算システムの導入も検討してみるとよいでしょう。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所