領収書をスマホで撮影して交通費の経費精算をしたらわかったメリット5つ

領収書をスマホで撮影して交通費の経費精算をしたらわかったメリット5つ

交通費や経費精算システムの多くには、領収書のデータを添付して精算できるものがあります。営業など外出が多い職種にとっては、スマホで撮影した領収書データを精算に使うことができるので外出先や出張中でも経費精算ができ大変効率的です。

経理の皆さんにも、交通費や経費精算の期限を過ぎているにも関わらず、当の営業担当が出張中で精算できなかったり、外出が多く担当が捕まらず自分の業務が遅れて困ってしまったという経験があるのではないでしょうか。

そんな困った状況を解決するのが、経費精算システムの「領収書添付機能」なのです。

営業と経理、それぞれのメリット

それでは、具体的に営業・経理の双方の立場でメリットを見ていきましょう。

営業のメリット

  • 外出先や出張先からも交通費や経費の精算ができる
  • 領収書の画像で先に精算することで、スピーディな経費精算ができる

経理のメリット

  • 社内の経費精算締め切りが守られるようになる(かもしれない)
  • 離れた拠点からでも原本を待たずに経費精算のチェックができる
  • 経費精算業務を早くでき、決算作業が早期化できる

「楽楽精算」で領収書をスマホ撮影してみた

では、実際にスマホで撮影した領収書で交通費や経費精算をする方法を、交通費・経費精算システム「楽楽精算」を用いてご紹介します。

スマートフォンのブラウザで「楽楽精算」を開きます。
「楽楽精算」はクラウドサービスですので、インターネット環境があればどこからでも接続可能です。今回は取引先への訪問時にタクシーを使ったことを想定して交通費精算をしてみます。

メニューより、交通費精算の画面を開きます。

楽楽精算_スマホ画面

交通費精算画面が出てきたら、赤枠の「ファイルを添付する」をタップします。「ファイルを選択」というボタンをさらにタップすると、「写真またはビデオを撮る」・「フォトライブラリ」という選択ができますので、ここでは「写真またはビデオを撮る」を選択します。
(※選択肢の文言等はiphoneのものを記載しています)

カメラが立ちあがったら、領収書を撮影します。金額や日付、要件などがきれいに入るよう意識して撮影することが大切です。

スマホで領収書を撮影

もちろん、あらかじめ撮影しておいた画像を選択するのもOKです。「楽楽精算」では、スマホのカメラロールに保存されている画像を使用して精算するので、カメラはスマホに搭載されているものならば何でも構いません。

撮影した写真が選択されました。問題なければ「確定」を押します。

image (21)

そのほか、「楽楽精算」の概要欄などに必要な事項を記入して申請すれば完了です。面倒な手順もなく簡単なので、少しの時間で交通費精算をすることが出来そうです。

外出先で領収書撮影をする場合は忘れずに原本を持ち帰るように気をつけましょう。

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必要な要件は認識の上、快適な経費精算を!

今回は領収書をスマホ撮影して交通費精算をする方法をご紹介しました。

今回の方法は精算の部分のみを画像で行うものであり、現在の法律では領収書の原本保存が必要となりますのでご注意ください。将来的に要件を満たせば、領収書のスマホ撮影と電子保存をすることができるようになります。将来の運用を見据えて、今からスマホ撮影による経費精算の早期化を実施する選択を考えてみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 経理プラス編集部

経理プラスは経理担当者様向けに日々の業務のプラスになるお役立ち情報をお届けします。