エクセルで請求書作成は、今は昔？！ ―請求書電子化とは－

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

取引をするためには、取引相手から代金の支払いを請求するために「請求書」を発行する必要があります。
しかし、取引ごとに請求書を作成したり、郵送したりする作業に手間と時間をかけすぎているケースも多いようです。
今回はその作業を改善できる「請求書電子化」についてお伝えします。

請求書電子化とは？

請求書電子化とは、紙で印刷し、郵送していた請求書を、WEB上で発行することを言います。請求データをシステムに取り込むだけで、簡単に発行が可能です。取引先は、メールや専用ページ等で請求内容を確認することができます。

その昔、請求書は手書きで作られていました。が、それが大変であったことは言うまでもありません。
ワードやエクセルで作成するにしても、記載のミスや漏れ、誤った上書きや削除といったデータ管理の問題がありました。

そこで、Webシステムやクラウドサービスを利用して、短時間で効率良く、ミスなく作成するための方法として出てきたのが「請求書電子化サービス」です。

請求書電子化による3者のメリット

普及が進んできている請求書電子化ですが、導入することでどのようなメリットが得られるのか、3つの視点で理解しておきましょう。

会社としてのメリット

• 郵送費、封筒代、用紙代、印刷費を削減し、諸経費や無駄なコストを0円にすることができる
• 請求書発行にかかっていたスタッフの残業時間や人数を減らすことで人件費を削減することができる

経理担当者（請求書発行側）から見たメリット

• 請求書の印刷、封入や確認作業、郵便局への提出など、無駄な作業を削減することができる
• 「請求書が届いていない」などの問い合わせにすぐに対応できる

請求相手（請求書受領側）としてのメリット

• 郵送と比べ請求書がすぐ届き、取引のスピードが高まる
• 過去の請求などをデータからいつでもすぐに検索することができる

上記のメリットから、毎月の発行件数が多く、コストを削減したい会社は請求書電子化により大きなメリットを得ることができると言えるでしょう。

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サービスの紹介 請求書電子化システム『楽楽明細』

経理プラスを運営しているラクスでは、『楽楽明細』という請求書電子化システムを提供しています。
これまで紙で郵送していた請求書や支払明細といった帳票を、請求データや支払いデータをシステムに取り込むだけで、請求書をWEB上のお客様専用ページで公開する形で請求書電子化を行います。
『楽楽明細』は様々な請求書のフォーマットに対応が可能で、今、お使いの請求書フォーマットと、ほぼ同じ形式で発行が可能です。請求書の電子化を考える際には、是非、検討していただきたいサービスです。

請求書電子化システム『楽楽明細』公式サイト　

終わりに

請求書電子化の効果と注意点をお伝えさせて頂きました。まだ昔ながらの非効率な方法で請求書の発行を行っている経理担当者の方は、請求書電子化を検討されてみてはいかがでしょうか。
請求書電子化について「e-文書法」を用いて説明している記事もございますので検討する際には確認してみてください。

経理プラス：請求書電子化を検討するなら知っておきたい「e-文書法」の基礎

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