定期区間を自動控除!交通費精算システムで精算業務を変える

毎月発生する交通費の精算。申請をする営業にとっても、確認をする経理担当者にとってもわずらわしい作業です。

交通費精算において、定期区間を含まれたルートの金額をどう扱うかは、実は会社によって様々です。性善説に基づき定期区間が控除されて申請されているものとして扱う会社、1件1件経理社員が目を凝らし確認する会社、中にはノーチェックの無法地帯になっている…という会社もあるかもしれません。皆さんの会社はどのように定期区間のチェックを行っていますか。

 

交通費精算の理想論と実情(営業、経理それぞれの言い分)

会社によって確認方法は様々と言えど、あるべき姿はきちんと全申請ルートから定期区間分の料金が控除されていることです。30%以上の営業社員が定期区間分を含めた交通費の不正申請をしているというデータもあるほどで、ここの金額をきちんと控除するかしないかによって大きな違いが出るのが分かります。
経理プラス:交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

しかし現場に目を向けてみると、各者からの様々な言い分が上がります。

申請者(営業)の言い分

  • 忙しい中、時間をなんとかつくって交通費精算をしているのに、さらに定期区間の金額を抜けと言うのは正直うっとうしい
  • 不正をしているわけではなく、ただ面倒なだけ
  • 小さい額を見つけるのにずいぶんな時間をかけてチェックしているというのを聞くと、無駄だなと思う
経理の言い分

  • 控除しないのは大体が常習犯、何度言っても直らない
  • 細かいことを言っているのもわかるが、これが経理の仕事なのだから理解してほしい
  • 注意するのも気まずい、こちらは悪いことをしてないのに

お互いの言い分もわかりますが、根本的な解決策を見出さない限り、ずっと平行線が続いてしまいそうです。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

交通費精算システムの定期区間控除機能で両者の悩みを解決

こんなじれったい悩みは一発で解消してしまいましょう。

両者の手間をなくし、会社としてふさわしい姿であるべき定期区間が控除された状態での精算を実現できるのが、交通費精算システムの活用です。交通費精算システムには、下記のような機能が用意されており、両者の悩みを解消してくれます。

定期区間の自動控除

交通費精算システムに内蔵されている乗換案内で経路を検索すると、自動的に定期区間が控除されたルートが表示されます。申請者はそのルートを選ぶだけなので、自分で料金を調べて精算書に転記する必要もありません。
自動で定期区間が控除される理由は、システムの裏側で社員一人ひとりの定期区間を登録したマスタ情報がひもづいているからです。引越しなどで定期区間が変更になった際も、このマスタを修正すれば、また自動的に定期区間が控除されるようになります。

承認者側も、システム上で申請されたルートは定期区間が控除されているという前提で確認作業をすることができるので、従来のようなチェックに必要はなくなります。1件1件、定期区間を参照していた企業にとっては、大きな時間の削減になるでしょう。

 

交通費精算システムのその他の便利機能

交通費精算システムには、その他にも精算業務の効率化を助ける機能がたくさんそろっています。

交通系ICカード取込み

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを専用のリーダーに「ピッ」とかざすだけで、ICカード内の履歴を読取り、それを交通費精算のデータとして利用できます。この機能を使えば、ルートを検索する手間さえもなくなるので、更なる申請時間の削減が期待できます。定期付きの交通系ICカードであれば、定期区間はもちろん控除された金額になっているので、同じく経理担当者の手間も大きく削減できますね。
交通系ICカードから読み取った金額のデータは修正ができないようになっているので、不正申請の心配もゼロになります。

自動仕訳・会計ソフト連携

交通費精算システムには、さらに経理担当者の業務をラクにする機能があります。それが自動仕訳と会計ソフトへの連携機能です。

自動仕訳は、交通費などが申請された際、システム上で自動で仕訳が起こる機能で、これにより経理部門にて仕訳データを作成する必要がなくなります。
会計ソフト連携機能は、交通費精算システムでつくられた仕訳データを会計ソフトの取込み用に合わせたcsvにし、ダウンロードできるというもの。csvをお使いの会計ソフトにアップロードすれば、それだけでいままでの手入力分の作業が完了します。

 

まとめ

交通費精算システムは、申請をする営業担当者はもちろんのこと、経理担当者の業務を一番ラクにするために作られているシステムです。交通費精算のみでなく、通常の経費、交際費、出張費などの各精算に対応した専用機能もそろえられているので、自社の必要な要件に合わせてシステムを選んでみてはいかがでしょうか。

「経理プラス」を運営するラクスでも、交通費・経費精算システム「楽楽精算」という交通費精算システムを提供しています。1ヶ月3万円からお使いいただけますので(ユーザー数課金)、ぜひ無料トライアルや資料請求などから検討をしてみてください。

 

「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。読み逃しがないよう是非ご登録ください!

「経理プラス」メルマガ登録は・・・ こちらから

 

経費精算システム「楽楽精算」
● 著者
経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です!経理担当者の皆さまの日々の業務にプラスとなる情報をお届けしていきます!



オススメコンテンツ

交通費・経費精算システム「楽楽精算」TVCM放映中!―滝藤賢一さん、横澤夏子さんの掛け合いに注目!―

交通費・経費精算システム「楽楽精算」TVCM放映中!―滝藤賢一さん、横澤夏子さんの掛け合いに注目!―

こんにちは。経理プラス編集部です。 「経理プラス」を運営するラクスでは、交通費・経費精算システム「楽楽精算」という交通費・経費精算システムを提供しております。 「楽楽精算」では、2017年8月15日(火)より、俳優の滝藤賢一さん、お笑い芸人の横澤夏子さんを起用したTVCMを放映中です。本記事では、T […]

交通系ICカードとタブレットを活用して、交通費精算を効率化

交通系ICカードとタブレットを活用して、交通費精算を効率化

業務で外出すれば、必ず行う交通費精算。実施する必要があるものの、毎月の交通費精算を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか。様々な業務のIT化が進み効率化されていますが、交通費精算に関しては、まだ6割〜7割ぐらいの企業が紙やエクセルを使って申請していると言われ、効率化の余地がある業務の一つです。 […]

領収書をスマホで撮影して交通費の経費精算をしたらわかったメリット5つ

領収書をスマホで撮影して交通費の経費精算をしたらわかったメリット5つ

交通費や経費精算システムの多くには、領収書のデータを添付して精算できるものがあります。営業など外出が多い職種にとっては、スマホで撮影した領収書データを精算に使うことができるので外出先や出張中でも経費精算ができ大変効率的です。 経理の皆さんにも、交通費や経費精算の期限を過ぎているにも関わらず、当の営業 […]

どのくらい楽になるの?交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

どのくらい楽になるの?交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

交通費精算システムには「乗換案内」が内蔵されている場合が多く、従来のように交通費を自分で調べて指定のフォーマットに転記するという作業がなくなります。大変便利な機能ですが、実際の画面を見たことがないのでよくイメージがつかないという方も多いのではないでしょうか。 そこで実際に交通費精算システムの乗換案内 […]