【インタビュー】経理業務のペーパーレス推進で約40%の効率化を実現!井村屋グループの取り組みとは

【インタビュー】経理業務のペーパーレス推進で約40%の効率化を実現!井村屋グループの取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。                                 

今回はラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を導入した、井村屋グループ株式会社様の導入事例をご紹介します。

※本記事は「楽楽精算」の以下の事例記事の内容を一部編集して掲載しています。

約40%の効率化を実現!現金出納廃止からペーパーレス化へと段階的に改革

井村屋グループ株式会社様のご紹介

井村屋グループ株式会社様

井村屋グループ株式会社様は1896年に創業し、ロングセラーの「あずきバー」や「肉まん」で知られる井村屋株式会社様、業務用食品等を手がける井村屋フーズ株式会社様および海外関連会社など、10事業会社で構成されています。「おいしい!の笑顔をつくる」の理念に基づき、持続的な成長を目指し新しい挑戦へとチャレンジされており、2021年にグループ初の酒事業となる『福和蔵』もスタートされています。

「経費精算をもっと便利にしたい」生産性向上プロジェクトが発足

どのようなキッカケで経費精算の効率化がスタートしたのでしょうか?


2018年に社内で生産性向上プロジェクトが発足し、経費精算をもっと便利にしていきたい、という案が出ました。当時、出張申請・精算に特化していたオンプレミス型のシステムだったので、その他の経費精算は手書きの経費精算書を回して現金精算をしており、時間と手間がかかっていました。具体的な流れとしては、打ち込んだ内容を紙に印刷して、領収書を貼って、上長からハンコをもらいます。それを会計システムに伝票入力してチェックが入り、経理部門で問題がなければ現金を経理担当者が持ってきて手渡し…このプロセスを踏まないと精算ができませんでした。上長が出張で不在であれば、承認をもらえずさらに遅れていき、時間がかかっていました。口頭でも「出張申請しました。承認お願いします。」と言っていましたね。ひどい時には1か月に1回くらい、なかなか精算できない状態でした。

「楽楽精算」導入前の経費精算処理フロー
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当時はまだペーパーレス化へのハードルが高かったので、まずは第一段階として現金出納をなくそう、と経費精算システムの検討がスタートしました。

~生産性向上プロジェクト「5つの実行目標」~
  1. 交通費精算・一般経費精算における、現金出納の廃止(キャッシュレス化)
  2. 出張申請・出張精算、経費申請・経費精算のメール通知による承認作業の効率化
  3. すでに導入が進んでいたスマートフォンを活用し、外出先からの申請・承認で業務をスピードアップ
  4. BCP(事業継続計画)対策として、出張者・出張予定者の一覧表示機能による安否確認のスピードアップ
  5. クラウドサービスの採用によるサーバー維持管理費用の削減

すでにスマートフォンは全社導入していたので、上長が出張先からでも承認でき、申請者もモバイル端末から申請できる仕組みにすると、スピードアップを図れると考えました。BCP対策としては、有事が起きた時に、誰がどこに出張しているのか、出張申請でスムーズに調べることができる、と考えました。

5社以上のサービスを比較検討した結果「楽楽精算」を選定

比較検討する際に重視したポイントについてお聞かせください。


5社以上のクラウド型経費精算システムを比較検討しました。比較する際には、運用コスト、画面の見やすさ、会計システムとの連携の容易さを重視しておりました。 当時、ラクスの販売管理システム「楽楽販売」を利用していてラクスを知っており、「楽楽精算」も検討サービスの1つでした。「楽楽精算」のTVコマーシャルが大々的に放映されており、経営トップへの説明がしやすかった点や、ラクスの営業担当者が積極的に何回も訪問してくれて親切だった点は大きなポイントだったと思います。導入にあたって親身にサポートしてもらえると思えたので、「楽楽精算」に決めました。

「楽楽精算」導入により5つの実行目標を達成!

「楽楽精算」を導入したことによりどのような効果が得られましたか?


当時掲げていた5つの実行目標を達成し、全体的な精算の処理スピードが上がりました。無駄な業務を削減しコア業務の時間を創出することで、グループ全体として生産性が向上しています。経理部門では、仮払金精算の仕組みの撤廃、仕訳連携、電子帳簿保存法によるペーパーレス化で約40%の効率化を実現しました。

「楽楽精算」を導入した効果
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「楽楽精算」を導入して社員の反応はいかがでしたか?


支店の営業からは、紙に領収書を貼る手間がなくなったと、効率化の評判が良いです。導入前までは、経理部門まで都度精算に行くことができず、立替精算の額が大きなっていくことを問題視していたので、都度精算ができる状態まで進めたことは我々にとって大きな改革です。

ペーパーレス化にはどのように対応されたのでしょうか?


2022年1月から電子帳簿保存法オプションを採用し、紙の領収書添付を廃止しました。精算が終われば、領収書原本を破棄できるルールにしたため、領収書の回覧がなくなるとともにペーパーレス化の実現につながっています。

>>「楽楽精算」の電子帳簿保存法オプションはこちら

まとめ

今回は井村屋グループ株式会社様の事例をご紹介しました。IT戦略室室長の岡田様はBCP対策として有事の際の安否確認用にスマートフォンをいち早く導入されたようです。岡田様のシステム化に対する取り組みについては私たちも参考になるお話ばかりでした。皆様も是非参考にされてはいかがでしょうか。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」