請求書の見本・テンプレートを紹介！必須項目と作成方法、インボイスでの注意点を解説

企業間で取引を行う場合、請求書を作成するのが一般的です。請求書の書き方に特別な決まりはありませんが、取引内容や金額など、必ず記載すべき項目があります。正確に作成することで、支払いトラブルを防ぎ、スムーズな入金管理につながるでしょう。

そこで今回は改めて請求書の役割や記載内容、作成方法について見本をもとに解説します。インボイス制度における請求書の取り扱いなどについてもご紹介するため、参考にしてください。毎月のように取り扱う請求書の基本をしっかりと押さえておきましょう。

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経理プラス：請求書の無料エクセルテンプレート｜適格請求書に追加する記載事項は？

請求書発行の役割

請求書は、商品や製品、サービスなどを提供した際の対価を、相手方に請求するための文書です。商品やサービスを提供するたびに請求書を作成する場合もありますが、掛取引（かけとりひき）の場合、1か月分をまとめて作成するのが一般的です。

請求書は取引の事実を把握するだけでなく、事前に取り決めた金額で正しく取引できていることを確認するために作成します。

請求書を文書として残すことで、支払いの際のトラブルを防ぐ役割もあります。

インボイス制度では適格請求書（インボイス）の発行・保存が必要

2023年10月より、インボイス制度が開始されています。インボイス制度で課税事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには、「適格請求書（インボイス）」の発行・保存が必要です。

ここでは、インボイス制度の概要や、適格請求書について解説します。

インボイス制度の概要

インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」のことで、消費税の仕入税額控除を適正に行うための新しい請求書の仕組みです。取引の際に発行される請求書に、従来の区分記載請求書にはなかった登録番号や適用税率、消費税額などの記載が義務付けられています。

課税事業者が仕入税額控除を受けるには、取引先から交付された適格請求書を保存しなければなりません。適格請求書を発行できるのは、事前に登録を受けた事業者（課税事業者）に限られます。

適格請求書とは

適格請求書とは、請求書を発行する側（売り手）が請求書を受け取る側（買い手）に対して、取引に適用される正確な税率や消費税額などの情報を明確に示すための書類です。

適格請求書の記載事項として、新たに「登録番号」「適用税率」「消費税額等」の記載が追加されました。

なお、不特定多数に対して販売を行う小売業や飲食店、タクシー業などの取引では、適格請求書に代えて適格簡易請求書を交付することが認められています。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」 2適格請求書の記載事項・記載の留意点

請求書を発行する側のポイント

売り手が適格請求書を発行するためには、事前に税務署へ申請し「適格請求書発行事業者」として登録を受ける必要があります。適格請求書発行事業者に登録できるのは、課税事業者に限られます。

登録した事業者は、登録番号や取引内容、適用税率、消費税額など、制度で定められた要件を満たした請求書の作成・発行が可能です。これにより、買い手である取引先が仕入税額控除を適正に受けられるようになります。

なお、インボイスについては「【経理調査】4割の企業が知らない「インボイス制度」で増える請求書受取側の業務」の記事でも詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。

請求書を受け取る側のポイント

請求書を受け取る側（買い手）では、仕入税額控除を受けるために、取引先から交付される適格請求書を受け取り、保存する必要があります。原則として、免税事業者や一般消費者との取引による課税仕入れについては、仕入税額控除の対象外となる点に注意が必要です。

なお、インボイス制度への完全移行までの経過措置として、区分記載請求書による取引についても一定割合で仕入税額控除が認められます。2026年9月末までは仕入税額の80％を控除でき、その後は2029年9月末まで50％の控除が可能です。

仕入税額控除については、以下の記事で詳しく解説しています。

経理プラス：インボイス制度で仕入税額控除はどう変わる？適用要件を総まとめ

請求書の記載内容と見本

請求書が文書としての役割を果たすには、次のような項目を記載する必要があります。

請求書の必須項目

請求書の必須項目は次の5つです。

• 請求年月日（発行日）
• 請求書を受け取る事業所名
• 請求者の名称
• 取引金額
• 取引内容（明細内容）

基本的には、上記の5つの項目が記載されていれば特に決まったフォーマットはありません。

請求書の見本を参照しながら、必須項目の書き方をみていきましょう。

①請求年月日（発行日）

請求書年月日は、締め日ではなく、実際に発行した日付を記載しましょう。締め日の当日に請求書を発行するケースはほとんどなく、締め日を発行日にすると税務調査の際に不自然と判断されるおそれがあります。

取引条件で「月末締め」などと決まっている場合は、「請求書（10月末締め分）」というようにタイトルに書くか、取引内容の欄に「仕入代（10月末締め分）」などと明記する方法がおすすめです。

②請求書を受け取る事業所名

請求書の宛先欄には、請求書を受け取り、支払いを行う事業者の名称または個人の氏名を記載します。法人宛ての場合は、正式な登記名に「御中」を付け、個人宛ての場合は氏名に「様」を添えるのが一般的です。

たとえば、「株式会社〇〇御中」「〇〇様」という形式で記載します。見本のように「株式会社と記載し、（株）といった略称は避けましょう。

取引先の正式名称や表記を誤ると、経理処理の遅れや書類の差し戻しにつながる場合があるため、事前に確認しておくようにしてください。

部署名や担当者名を併記する際は、「株式会社〇〇 経理部 〇〇様」のように、会社名の後に敬称はつけず、個人名のあとだけ「様」をつけます。

住所の記載は特に必要ありませんが、記載しても問題はありません。

③請求者名

請求者名欄には、請求書を発行する法人の正式名称、個人事業主の場合は氏名（屋号）を記載します。法人であれば、登記上の名称を省略せずに記入し、「株式会社」や「合同会社」などの表記を正確に記載しましょう。

あわせて、請求者の所在地、電話番号、メールアドレス、担当者名などの連絡先も明記しておくと、取引先が支払い内容の確認や問い合わせを行う際にスムーズです。

④取引金額

取引金額欄には、請求する金額の合計を税込価格で記載します。税込価格とは、商品やサービスの提供にかかる消費税を含めた最終的な支払金額のことです。

適格請求書の場合は、税率ごとの区分や消費税額を正確に記載しなければなりません。金額の記入ミスや端数処理の不一致は、支払いトラブルや経理処理の混乱を招くおそれがあるため注意が必要です。

⑤取引内容

取引内容欄には、請求の対象として引き渡した商品名や数量、取引日など、取引の内容を具体的に記載します。取引内容が曖昧では請求内容が正確か確認できず、支払いの遅延や問い合わせの原因になります。

特に、同じ取引先と継続的に取引している場合は、どの案件や納品分に対する請求なのかを特定できるよう、注文番号や作業内容の概要など、より具体的に記載するとよいでしょう。

数量は「一式」と記載してもかまいません。システム開発や設備工事など、内容が複雑で個々の数量を細かく分けにくいケースでは、一つの取引として一式と書くこともあります。

請求書のその他項目

必須ではありませんが、多くの請求書作成で取り入れられている項目は次のとおりです。

• 請求書の発行番号
• 振込先の口座情報
• 振込手数料の負担の有無
• 振込期限日

請求書の発行番号

請求書の発行番号は、各請求書を識別するための管理番号です。重複しないように連番で付けるのが一般的で、社内の経理処理や取引先との照合がスムーズになります。

不備や問い合わせがあった際にも、番号で特定できるため、トラブル防止に役立ちます。

振込先の口座情報

支払いを受けるための金融機関名、支店名、口座種別（普通・当座など）、口座番号、口座名義を正確に記載します。入力ミスがあると入金できない場合があるため、注意が必要です。

振込手数料の負担の有無

振込手数料を「どちらが負担するか」を明示します。一般的には「振込手数料は貴社負担でお願いいたします」などと記載しますが、契約や取引慣習に応じて調整してください。

振込期限日

支払期日を明確に示す項目です。たとえば「〇年〇月〇日までにお振込みください」など、取引条件（例：月末締め翌月末払いなど）に合わせて設定します。期日を明記することで、支払い遅延を防ぐ効果が期待できます。

適格請求書（インボイス）に必要な項目

インボイス制度における適格請求書では、従来の請求書に必要な項目に加え、以下の項目の記載が必要です。

• 登録番号
• 軽減税率の対象であることの表記
• 税率ごとに区分して合計した税抜または税込対価の額、適用税率
• 税率ごとに分けた消費税額等

見本をもとに必要項目を紹介します。

登録番号

インボイス制度に対応した請求書には、発行者である事業者の「適格請求書発行事業者登録番号」を記載する必要があります。これは、税務署に登録された事業者に付与される番号で、取引先が仕入税額控除を受けるために必須の情報です。

軽減税率の対象であることの表記

軽減税率（8％）の対象となる商品やサービスを含む場合は、その旨を明記します。たとえば、飲食料品や新聞などが該当し、見本のように「※軽減税率対象」などと記載して区別します。

税率ごとに区分して合計した税抜または税込対価の額、適用税率

標準税率（10％）と軽減税率（8％）が混在する場合、それぞれの税率ごとに小計を分けて見本のように記載します。税抜・税込のいずれで表記する場合も、どちらかの方式で統一することが大切です。

税率ごとに分けた消費税額等

それぞれの税率に対応する消費税額を分けて記載します。たとえば「10％対象分の消費税額」「8％対象分の消費税額」といった形で記載し、合計消費税額と区別できるようにします。これにより、取引先が正しく税額を計算し、仕入税額控除を適用できます。

請求書の作成方法

請求書を作成する方法としては、次のようなものが挙げられます。

• 専用ソフトで作成する
• エクセル・ワードで作成する
• 手書きで作成する

それぞれの作成方法について、詳しくみてみましょう。

専用ソフトで作成する

専用ソフトとは、一定のフォーマットに沿って内容を入力するだけで、請求書を自動的に作成できるシステムです。金額を入力すれば、消費税の計算や合計金額の算出、請求書番号の自動付与などができます。手作業によるミスを防ぎ、短時間で正確な書類の作成が可能です。

見積書や納品書など、関連書類を一括で管理できる機能を備えているソフトも多く、見積書のデータをもとにワンクリックで請求書を発行できるシステムもあります。

エクセル・ワードで作成する

エクセルやワードを使い、自社独自の請求書を作成している企業も少なくありません。これらのソフトは多くのパソコンに標準搭載されており、操作に慣れている人も多いため、比較的手軽に請求書を作成・編集できます。気軽に共有できる分、誤って消去するなどミスが起きやすいリスクもあるため、取り扱いルールを決めて運用することが大切です。あらかじめ完成されたテンプレートをダウンロードして自社仕様にカスタマイズすると、作成の手間を減らしながら正確な請求書を作成できます。

手書きで作成する

請求書用紙に手書きで作成している会社もあります。フォーマットは一般的にコンビニエンスストアや100円均一で販売されています。PC操作に不安がある世代や個人事業主などで使われているケースが多いでしょう。

ただし、手書きでの作成は数字の書き間違いや記入漏れなど、人為的なミスが起きやすいため注意が必要です。また、書類の整理や保管方法なども管理をしっかりと行う必要があります。

請求書作成時のポイント

請求書の作成時は、用紙サイズや振込手数料の負担など、押さえておきたいポイントがあります。

作成時のポイントについて、詳しく解説します。

用紙サイズを統一する

請求書を作成する際の一般的な用紙サイズはA4です。A4サイズはビジネス文書の標準規格であり、ファイリングや郵送の際にも扱いやすいため、多くの企業で採用されています。特に、取引先や社内で書類をやり取りする際にサイズが統一されていると、整理・保管がしやすく、管理効率が大幅に向上するでしょう。

エクセルやワードなどで請求書を作成する場合は、印刷設定でA4サイズに統一しておくことが大切です。

振込手数料の負担はどちらにするか決める

請求した金額は、請求書に記載された期日までに銀行振込によって支払われるのが一般的です。このとき発生する振込手数料については、法律上、特別な取り決めがない限り「振込を行う側（支払う側）」が負担するのが原則とされています。

しかし、実際の取引では、双方の取り決めや業界慣習によって対応が異なる場合もあります。そのため、振込手数料の負担をどちらが行うのかを事前に明確にしておくことが大切です。

請求書には、「振込手数料は貴社ご負担でお願いいたします」や「振込手数料は当社負担といたします」などの文言を記載しておくと、支払い時の混乱やトラブルを防ぐことができます。

請求書番号を割り振る

請求書番号は前にも少し触れたとおり、社内や取引先とのやり取りの際に参照する通し番号のことです。各請求書を識別する役割があります。

一般的には、書面の右上、発行日の近くに記入します。専用ソフトを使用している場合は、自動的に通し番号が付与される仕組みになっていることが多く、管理の手間を省けて便利です。

一方、エクセルで作成する場合や手書きで作成する場合でも、できるだけ番号を付けて作成しておくと、あとで確認や再発行を行う際に便利です。請求書番号を体系的に管理することで、経理処理の効率化や取引履歴の追跡が容易になり、トラブル防止にもつながるでしょう。

請求書の送り方

請求書を送る場合、紙で郵送する方法と電子的に送付する方法があります。それぞれの送り方について解説します。

紙で送付する

エクセルやワードで作成して印刷した請求書、または手書きで作成した請求書は、直接手渡しする場合もありますが、一般的には封筒に入れて郵送する方法が多く用いられています。

ここでは、紙で送付する場合のやり方をみていきましょう。

封筒の選び方・書き方

請求書を送る際の封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる「角形2号」もしくは3つ折りで入る「長形3号」を使用するのが一般的です。色は信頼感のある白や薄いクリーム色、薄い青色が適しています。

宛名は丁寧に手書きまたは印字し、会社名には「御中」、個人宛てには「様」を付けます。表面の左下に「請求書在中」と赤字で明記しておくと、受け取る側が中身をすぐに確認でき、事務処理もスムーズになります。

また、万一宛先不明などで郵便が戻ってきた場合でも差出人がすぐに分かるよう、封筒の裏面に自社の住所、会社名、担当者名を明記しておきましょう。

封入前には、金額や日付などの記載内容を必ず確認してください。

請求書の折り方・入れ方

角形2号の封筒であればA4サイズの請求書を折らずに送れますが、長形3号を使用する場合は、3つ折りにするのが一般的です。

まず、用紙を裏返して横向きに置き、下から3分の1ほどを折り上げ、次に上から3分の1を折り下げて、きれいに3等分します。社名や宛名が最初に目に入るよう、表面（宛名側）が上になるように折るのがポイントです。

封入時は、請求書のほかに送付状を添えると丁寧な印象になります。送付状を添えるときは、封筒を開けたときに最初に送付状が目に入るように上に置き、その下に請求書を重ねるのが一般的です。

電子データで送付する

請求書は電子データで送る方法もあります。電子データで送ることで請求書の管理がしやすくなり、郵送するときにかかるインク代や封筒代、郵送料など金銭的なコストや作業工数を削減できます。

電子データで請求書を送付する方法は、主に以下の2つです。

• エクセルや専用ソフトなどで作成した請求書をPDF形式に変換し、メールに添付して送付する
• ファイル共有などを利用してシステム上にアップする

PDFは改ざん防止やレイアウト崩れのリスクが少なく、取引先の環境を問わず閲覧できる点がメリットです。

システム上にアップする方法は、クラウドストレージや請求書管理システムなどのファイル共有サービスを利用し、請求書データをアップロードして相手に共有します。アクセス権限を設定することでセキュリティを確保でき、複数の担当者間で管理・確認ができます。

いずれの方法でも、送信後は相手への受領確認を忘れないようにしましょう。

請求書作成の注意点

請求書を作成するときは、次のような点に注意しましょう。

請求書の宛先、金額を正確に記載する

自社の締め日には多くの請求書を作成するため、宛名や金額のミスが起きやすくなります。郵送で送るとき、請求書の中身と外の封筒が入れ違いになってしまったということは、経理担当者なら経験があるかもしれません。

宛先を誤ると、他社に仕入金額などの機密情報が漏れてしまい、取引先にも迷惑をかけるおそれがあります。最近はクラウドサービスを使い、データ送信で対応するケースも増えているため、同じくメールの宛先を間違えないように注意しましょう。

締め日を守る

取引先によっては、自社の締め日ではなく、相手先が設定している締め日に合わせて請求書を送る場合があります。取引先ごとに締め日をしっかり確認し、スケジュールを管理しておくことが大切です。

締め日を過ぎて請求書を送付すると、その月の支払い処理に間に合わず、翌月以降の支払いとなってしまうおそれがあります。支払い遅延を防ぐためにも、各社の締め日を把握し、余裕をもって発行・送付を行いましょう。

メール便は利用できない

請求書は「信書」に該当するため、宅配業者が提供するメール便では送ることができません。信書とは、受取人に対して文書を通じて意思を伝えるものであり、手紙やはがきのほか、請求書や見積書、契約書なども信書にあたります。

メール便による信書の送付は禁止されており、誤って利用すると郵便法違反となるおそれがあります。請求書を郵送する際は、日本郵便の普通郵便・速達・簡易書留・レターパックなど、信書を送付できる正規の郵送手段を利用しましょう。信頼性の確保のためにも大切です。

個人事業主は源泉徴収の有無を確認する

個人事業主が請求書を発行する際は、取引内容によっては所得税の源泉徴収が必要となる場合があるため注意が必要です。

たとえば、原稿料や講演料、弁護士・司法書士などの特定の資格を持つ人が受け取る報酬・料金などは、支払う側に源泉徴収の義務が課されています。この場合、請求金額からあらかじめ所得税が差し引かれた金額が支払われます。

請求書を作成する際には、源泉徴収の対象となる取引かどうかを確認し、必要に応じて「源泉徴収税額」や「差引後の支払金額」を明記することが大切です。誤りを防ぐためには、税理士や会計担当者に相談するのもよいでしょう。

一定期間の保管義務がある

請求書は、取引の証拠書類として一定期間保管する義務があります。これは税務調査や会計監査の際に、正確な取引記録を確認するために必要とされるものです。

保管期間は事業形態によって異なり、法人の場合は「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」と定められています。個人事業主の場合は「5年間」が原則ですが、インボイス制度における適格請求書発行事業者である場合は、法人と同様に7年間の保管が必要です。

請求書の保存は紙で受け取ったものだけでなく、電子データで発行・受領したものも対象となります。紛失や破損を防ぐため、紙の書類は整理して保管し、電子データはバックアップを取るなどの対策を行いましょう。適切な期間・方法で保管することが、トラブル防止や税務対応の面でも重要です。

取引によっては電子保存が必要になる

改正電子帳簿保存法の施行により、電子取引で発行・受領した請求書は、紙に印刷して保管するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられています。

これは「電子取引データの保存」と呼ばれるもので、メール添付のPDFやクラウド上でやり取りされた請求書、ECサイトの発注履歴などもすべて対象です。

保存する際は、取引内容を改ざんできないようにするための「真実性の確保」と、あとから容易に確認できる「可視性の確保」が求められます。たとえば、タイムスタンプの付与や、検索機能を備えたシステムでの管理などが必要です。

紙で印刷して保管する方法では法令に適合しないため、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやクラウドサービスを導入し、適切な形で運用することが重要です。これにより、法令遵守ができるだけでなく、業務効率化にもつながるでしょう。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

まとめ

請求書の作成は、経理部署の重要な業務のひとつです。請求書は、取引先に対して提供した商品やサービスの対価を正式に請求するための書類であり、正確に発行することで初めて支払い手続きが進みます。

記載内容に誤りがあると、支払いの遅延や取引先との信頼関係の悪化につながるおそれがあるため、宛名・金額・振込先などの情報をよく確認して発行することが大切です。正確で分かりやすい請求書を作成することが、スムーズな入金管理と取引関係の維持につながるでしょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。