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請求書の無料エクセルテンプレート｜適格請求書に追加する記載事項は？

適切な請求書の作成は、企業経営にとって重要です。請求書にはさまざまな情報を記載する必要があります。また、2023年10月から施行されたインボイス制度への対応として「適格請求書」の作成が求められます。本記事では、無料でダウンロードできる請求書のエクセルテンプレートをご紹介するとともに、適格請求書の基礎知識、請求書作成のポイントを解説します。

請求書の無料エクセルテンプレート

無料でダウンロードできるエクセル形式の請求書（インボイス制度対応）テンプレートをご用意しました。テンプレートを利用すれば必要事項を入力するだけで、簡単に請求書の作成が可能です。さらに、個人事業主から大企業まで、幅広くビジネスに関わる方にご活用いただけます。請求書（インボイス制度対応）の無料エクセルテンプレートは以下のURLよりダウンロードできます。

請求書の基礎知識

請求書はビジネス取引において欠かせない書類です。ここでは、請求書の基礎知識と、主な記載内容を解説します。

請求書とは？

請求書は、商品やサービスの代金を請求するための書類です。請求書を発行することで、取引の成立や完了が確認できます。さらに、支払期日の記載によって、迅速な支払処理を促進する役割も果たしています。

請求書の主な記載事項

＜請求書の主な記載項目＞

取引年月日

取引年月日は、商品やサービスを提供した日付が記載されます。この日付は、請求書の発行日と異なる場合があります。複数の取引を1つの請求書にまとめる場合は、取引ごとの日付を記載するとよいでしょう。取引年月日は西暦と和暦のどちらを使用しても構いません。

取引先

請求書には取引相手の情報が記載されます。例えば、企業名や個人名、住所、連絡先などです。

発行者

請求書を発行した組織や個人の情報が記載されます。一般的には、企業名や個人名、連絡先などです。

取引内容

具体的な取引内容が記載されます。例えば、提供された商品やサービスの詳細などです。

取引金額

取引の金額が記載されます。単価や数量、合計金額などです。

消費税額

消費税の金額が記載されます。

備考

振込先の銀行口座情報や、振込手数料の負担など、追加で伝えたい情報が記載されます。

適格請求書の基礎知識

2023年10月からのインボイス制度導入により、課税事業者は「適格請求書」を発行しなければならなくなりました。ここでは、適格請求書について解説します。

適格請求書とは？

適格請求書とは、インボイス制度の導入により義務付けられた請求書です。これは、消費税の正確な消費税率や消費税額を理解するための情報を記載する必要があります。従来の請求書と比べて、留意しなければならない項目が追加されています。

主な目的は、適正な消費税の申告・納付を実現することにあります。適格請求書を発行することで、買い手(仕入事業者)は仕入税額控除を受けることができます。

仕入税額控除とは、事業者が事業のために行った仕入に係る消費税額を、売上に係る消費税額から差し引くことができる制度です。売上により発生した消費税額から、自社の仕入高に含まれる消費税額を控除して、確定した消費税額を納付することになります。

このように、適格請求書の発行は、事業者が適正な消費税の申告を行うため、すなわち仕入税額控除を受けるために必要な書類となっているのです。

適格請求書に追加で必要な記載事項

＜適格請求書に追加で必要となる記載項目＞

適格請求書発行事業者の登録番号

適格請求書発行事業者の登録番号とは、Tから始まる13桁の番号です。適格請求書を発行する事業者は、原則として登録番号を記載しなければなりません。事業者がこの登録番号を持っていることは、その事業者が消費税の課税事業者となっていることを示しています。登録番号の記載がある請求書によって、仕入税額控除を受けられるようになります。

軽減税率の対象品目である旨の表記

軽減税率の取引がどれなのか、米印などの記号でわかるようにしておく必要があります。例えば『「※」は軽減税率対象であることを示します。』などと記載することで対象品目が明らかになります。

税抜価額または税込価額を税率ごとに区分して合計した金額および適用税率

消費税が10％の商品と8％の商品、それぞれの税抜価格または税込価格を適用税率ごとに区分し、合計金額と適用税率を記載します。

税率ごとに区分した消費税額等

消費税が10％の商品と8％の商品、それぞれの消費税額を分けて記載します。

適格請求書と適格簡易請求書の違い

適格簡易請求書は、通常の適格請求書に比べて記載内容が簡略化された請求書です。具体的には、受取人の氏名や名称の記載は不要です。適格簡易請求書を発行できるのは、主に小売業、飲食店業、タクシー業、旅行業など、不特定多数の顧客と取引を行う事業者です。 レシートなど不特定多数の顧客に対して発行する場合、そのレシートが適格簡易請求書として認められます。

請求書に関する基礎知識

ここでは、請求書の基本的な役割やその保管期間など、企業にとって必要な知識をご紹介します。

請求書を発行する理由

請求書を発行する主な理由は以下の2点です。

取引先とのトラブルを回避するため

請求書は、商品やサービスを提供した事実を証明する重要な書類です。そのため、取引内容や支払条件が明確に記載されていることで、トラブルを防ぐことができます。

適切な会計処理を確立するため

請求書に基づいて、適切な売上収益や支払管理が可能です。請求書情報から、支払いや入金の状況を把握することができます。

請求書の保存期間

請求書は、法律で定められた期間、保管する必要があります。法人の場合、請求書保管期間は7年間です。この期間内に、税務調査等で請求書の提示を求められる可能性があります。定められた保存期間は、請求書を適切に保管しておきましょう。

請求書をスムーズに作成するポイント

請求書をスムーズに作成することで、確実な代金回収につながります。スムーズかつ効率的な請求書作成を行うためには、いくつかのポイントを押さえましょう。ここでは、請求書をスムーズに作成するためのポイントを紹介します。

請求書のフォーマットやサイズを統一する

テンプレートを利用すると、フォーマットの統一が簡単に行えるため、請求書作成の効率化が期待できます。例えばエクセルテンプレートを使えば、請求内容に合わせて入力するだけでOKです。
また、会計システムによっては、売上伝票を入力するだけで、請求書を作成できる機能もあります。具体的な操作方法については、使用している会計システムのマニュアルやヘルプを参照しながら進むことをお勧めします。

請求書の電子化を検討する

請求書の電子化は、請求書発行や管理に関するコストを大幅に削減できます。印刷や封入、郵送にかかるコストがなくなるほか、保管スペースの確保も不要になります。ただし、電子化を行うには、電子帳簿保存法に対応する必要があります。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位

振込手数料の負担について記載する

請求書に振込手数料の負担に関する記載を追加することで、取引条件を明確化します。取引時のトラブルや不明瞭さを回避するために重要です。

迅速に発行・送付を行えるよう、効率的なフローを構築する

効率的なフローを導入することで、請求書発行や送付を迅速かつ正確に行うことが可能です。請求書の作成から送付までの流れをフロー化し、無駄をなくすことで、効率的な請求書管理が実現できるでしょう。自動化ツールやリマインダーシステムを活用することで、スムーズな運用が期待できます。

まとめ

適格請求書は、従来の請求書と比べて記載が必要な項目が追加されており、正しい記載が重要です。適格請求書発行事業者の登録番号をはじめ、必要な情報を漏れなく記載し、適格請求書の要件を満たすことで、消費税の仕入税額控除が受けられます。

無料のエクセルテンプレートを活用することで、請求ワークフローの効率化が期待できます。正しい記載と適切な管理を心がけ、適格請求書制度への対応を行っていきましょう。

請求書に関するQ&A

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