よく間違える会議費と接待交際費の税務上の違い

よく間違える会議費と接待交際費の税務上の違い

年末年始、年度の切り替わりの時期などは、接待交際費の支出が増えるシーズンではないでしょうか。また、関与先との会議を含んだ食事会など開かれることもあるでしょう。会議費と接待交通費に関しては間違いやすいものの代表格としてあげられます。税務上の区分をしっかりと把握し間違えないようにしましょう。

交際費とは

交際費等とは、一般的に、外部との付き合いで発生します。打ち合わせなどで発生する交際費、商談の前や親交のある企業との親睦を深めるための接待費などの費用です。その費用の中で、金額によっては交際費から除かれるケースがあります。

一人あたり5,000円以下の飲食費等は交際費から除かれる

飲食その他これに類する行為(以下「飲食等」といいます。)のために要する費用であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が5,000円以下である費用は交際費等から除かれます。

なお、この規定は次の事項を記載した書類を保存している場合に限り適用されます。

  1. 実施日(飲食が発生した日)
  2. 参加者の企業名・担当者氏名等
  3. 参加人数(当日実際に参加した人数)
  4. 金額(飲食等で発生し支払った金額)
  5. 飲食店の情報(飲食店等の名称及び所在地)
  6. その他実施されたことが分かるような資料

以上を保存している場合適用されます。
注意しなければいけない点としては、相手先が、従業員の親族などに対する接待に関しては、たとえ5,000円以下であっても適用外となってしまいますので注意しましょう。

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会議費とは

会議費とは会議に関連して支出するものです。例えば、使用するホテルやカンファレンスホールの会場費や、当日使用する資料の印刷代、卓上に並べておくペットボトルのお水やコーヒー、お昼時であれば弁当などの使用・購入費用です。取引先との商談や打ち合わせに伴う飲食費まで交際費とするのは実情に合わないことから、会議に際して社内又は通常会議を行う場所において通常供与されるお弁当などの昼食レベルを超えない飲食物等の使用や購入費用は、交際費等には含めなくても良いものとされます。

つまり、社内や通常会議を行う場所で用意される、飲み物や、リフレッシュメント用のお菓子、お弁当などの昼食レベルを超えないようなものは交際費に含めなくてよいのですが、この場合の「通常会議を行う場所」というのは、例えばホテル、貸会議室などのカンファレンスルームであってもよく、会議としての実態を備えているものであれば、会議のための会場費、会議中の通常の喫茶、食事代、会議のために必要な宿泊費等は、会議費として認められることになります。 従って、会議費に該当するものであれば、その費用の額がたとえ1人当たり5,000円超であっても、その費用が通常要する費用として認められるものであれば、交際費等としては取り扱われません。取引先や、会議の内容によっては会議場所の設定が異なってくると思います。大事な商談の席がカフェなど機密性のない場所では問題でしょう。会場を探す担当も、会場費に対する意識を持ってもらう必要があります。

交際費等となる会議費用

ただし、会議費になるのはあくまでも、社内又は通常会議を行う場所において通常供与される昼食の程度を超えない飲食物等ですので、通常供与される昼食の程度を超えるような高額な酒食(社内飲食費以外の飲食費で一人当たり5,000円以下の飲食費を除く)により会食した費用や手土産費用は会議費としては認められません。

まとめ

交際費等と会議費の区別は、会議等で通常要する程度のものかどうかが判断のポイントになります。また、交際費、会議費を使用するスタッフに関しては、それがどちらにあたるのかという意識を持っていないことも多くあります。高級ホテルなどで会議を行う場合は、付帯の食事や飲み物も高額になる場合が多いので注意が必要でしょう。

私が所属していた企業では、エリアによってあらかじめ場所をピックアップし営業部を中心に共有し、用途に合わせて使用場所を指定していました。そうすることによって、使用場所側にも認識を持っていただいているので、大きい金額を使う場合は事前に確認ができるようになり管理しやすくなりました。当然、急遽使用する場合は除きますが、完全に自由の場合に比べると数段いいでしょう。さらに、会議室を使用する際にはあらかじめ見積もりを取る等しておき、金額や項目を含めて経理側で会議の実態について把握しておくことも処理をスムーズに行うための手段になります。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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● 著者

矢田 裕実

矢田 裕実

マスコミ、商社、IT、小売、メーカーなどの異なる業種において、また、外資、内資、中堅規模やベンチャーなど幅広い規模の企業にて経理財務を中心に経験。管理部門長や取締役も務め、経営再建、事業計画作成や資金調達、IPO前後の制度作り、内部統制の整備などを実行。現在は、ベンチャー企業の経営アドバイザーとして活躍。