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受領書に使えるエクセルテンプレート｜納品書や検収書、領収書との違いは？

商取引でやりとりされるビジネス文書の1つに、受領書（受領証）があります。受領書は取引結果を表す証憑であるものの、実は法的に様式や発行義務が定められているわけではありません。

そのため、実務を行う上で「いつ、誰が発行するもの？」「納品書や検収書、領収書と何が違う？」「どんな項目を書けば良い？」といった疑問を一度は抱いたことのある方もいるのではないでしょうか。

そこで当記事では、受領書に関する基礎知識や、書式・書き方のポイントを詳しく解説します。さらに、無料のエクセルテンプレートもダウンロードできるので、すぐに受領書を作成可能です。受領書について詳しく知りたい方や、受領書作成にお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。

受領書の無料エクセルテンプレート

受領書の無料テンプレートは以下のリンクからダウンロードできます。エクセル形式のファイルで、個人・法人を問わずご利用いただけます。

受領書の基礎知識

受領書は、物品や金銭の受領者が、提供者に受け取った内容を通知する書類です。

法律に定めはないので、発行していない企業もあります。一方で、業種や取引規模によっては、社内ルールとして受領書の取り交わしを義務づけている企業もあります。

まずは、受領書の役割や、納品書や検収書、領収書との違いを解説します。

受領書の役割

受領書は、物品や金銭の受け取り結果を明確にすることで、トラブルを防いで取引をスムーズにする役割があります。

ビジネス上で使われる受領書は主に2種類です。

• 物品受領書：買い手が売り手に対し、商品の受け取り結果を知らせる
• 金銭受領書：売り手が買い手に対し、代金の受け取り結果を知らせる

なお実務上は、物品の受領書を単に「受領書」と呼び、金銭の受領書は「領収書」と呼ぶことが多いようです。

納品書や検収書、領収書との違い

受領書は、納品書、検収書、領収書などとともに、取引結果を表す証憑の1つです。しかし、それぞれ発行のタイミングや目的が異なります。

受領書と、納品書や検収書、領収書の違いを解説します。

受領書と納品書の違い

受領書と混同しやすい書類として納品書がありますが、発行主体が異なります。
納品書は、売り手が商品を渡す際に発行し、「いつ、何を納めたか」を記載します。

一方で受領書は、買い手が商品を受け取った後に発行し、「いつ、何を受け取ったか」を記載するものです。

このように、納品書は「売り手が納品した証明」、受領書は「買い手が受け取った証明」という対応関係にあります。

経理プラス：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【納品書】

受領書と検収書の違い

検収書は、受領書と同じく、買い手が納品物の受け取り後に発行する書類ですが、役割が異なります。

受領書は、「商品を受け取った」という事実を証明する書類です。一方、検収書は「受け取った商品の仕様・品質を確認し、不備はなかった」という確認結果を証明します。

つまり、受領書は受け取り直後に発行し、その後、検品確認が行われてから検収書が発行される、という順番です。検収書は、単に商品の受け渡しだけでは済まず、設置工事や動作確認テストまで見届ける必要がある場面で用いられます。

受領書と領収書の違い

領収書（領収証）は、売り手が商品の代金の支払いを受けたことを通知するために発行する書類です。呼び方が違うだけで、領収書は金銭の受領書と同じ意味になります。

• 受領書：買い手が、商品を受け取った結果を表す
• 領収書：売り手が、代金を受け取った結果を表す

そのため、一般的には受領書と領収書は別の書類です。どちらも受け取り結果を表す点は同じですが、発行者と表す内容が異なります。以下の関連記事もぜひご参照ください。

経理プラス：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【領収書・領収証（二分割、二枚綴りタイプ）】
経理プラス：【税理士監修】証憑（しょうひょう）とは？種類と保存期間などの基礎知識をわかりやすく解説
経理プラス：受領書と領収書は何が違う？書き方や注意点、テンプレートを紹介

受領書の主な記載事項

受領書に書き方の決まりはないので、フォーマットや記載項目は基本的に自由です。縦型・横型や備考欄の有無など、自社の事情に応じたデザインで作成できます。

受領書の見本：

日常的な連絡文書なので、挨拶文や送付状は割愛しても構わないでしょう。入力項目が多いと作成事務の負担が増えるので、内容はシンプルにとどめるのがおすすめです。ただし、商品を受け取ったことを明確にするため、以下の項目だけは必ず記載しましょう。

• 発行者
• 取引先名
• 発行日
• 受領した物品の明細

それぞれの記載項目について解説します。

発行者

受領書を発行する側を明確にし、問い合わせや確認の連絡をスムーズにするため、以下の発行者情報を記載します。

• 会社名
• 部署名・担当者名
• 住所
• 電話番号・メールアドレス等

担当者印または社印を押印しておくと受領書の信頼性を高めることができます。受領書データをメール等で送る場合は、紙への押印の代わりに電子印鑑（印影の画像データ）を貼り付けると良いでしょう。

取引先名

受領書には、商品を受け取ったことを伝える相手先名を明記します。住所や部署名、可能であれば担当者名まで入れておくと、後日、内容問い合わせが必要になった際にスムーズです。

発行日

受領書がいつ発行されたかを明確にするため、発行日を明記します。本来、受領書は商品を受け取った当日に作成するのが望ましい書類です。しかし、実際には後日遅れて発行するケースもあるので、発行日を明記します。また、後日発行になる場合は、商品を実際に受け取った受領日も併せて明記しましょう。

受領した物品の明細

受領書は受け取った商品の内容を明らかにする書類なので、商品の名称や数量を明記します。注文した内容通りに納められた場合、受領書は注文書（発注書）や納品書と、全く同じ内容になるはずです。

まとめ

当記事では、受領書の基礎知識や記載事項、よくある質問などについて解説しました。

受領書は、物品や金銭の受け取り結果を明確にすることでトラブルを防ぎ、取引をスムーズにするための書類です。主に商品を納めた際の受領書として用いられます。

様式は自由なので、取引先と自社の名称・発行日・商品名・数量さえ記載してあれば、任意のレイアウトで作成できます。商品の受領書に収入印紙は不要で、電子化することも可能です。保存期間は7年間となります。

すぐに使える受領書の雛形も無料ダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

関連テンプレート：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【物品受領書】

受領書に関するよくある質問

受領書には法的な決まりがないため、作成手順や取り扱い方について、疑問を持つ方もいるかもしれません。受領書についてよくある質問と、その回答を解説します。

【出典】印紙税額の一覧表 第17号文書「売上代金に係る金銭または有価証券の受取書」（国税庁）

【出典】電子帳簿保存法 電子帳簿・電子書類関係（国税庁）

【出典】帳簿書類等の保存期間（国税庁）

なお、押印は必須ではありませんが、担当者印または社印の押印があると受領書の信頼性を高めることができます。