受領書のエクセルテンプレート｜他の書類との違いや注意点

取引の中で、商品や金銭の受け渡しに関するトラブルが発生していませんか？

こうした場合は「受領書」を有効に活用しましょう。受領書は、納品書や請求書に比べると、それほど一般的ではない書類かもしれません。しかし、ものが動いた証拠となるため、スムーズな取引に役立ちます。

本記事では、受領書のエクセルテンプレートを提供し、基礎知識や記載事項、取り扱いのポイントについて解説します。

受領書の無料エクセルテンプレート

受領書の無料テンプレートは以下のリンクからダウンロードできます。エクセル形式のファイルで、個人・法人を問わずご利用いただけます。

受領書の基礎知識

受領書は、物品や金銭の受領者が、提供者に対して受け取った内容を通知する書類です。

法律による発行義務はないため、発行していない企業もあります。一方で、業種や取引規模によっては、社内ルールとして受領書の取り交わしを義務づけている企業もあります。

まずは、受領書の役割や、納品書・検収書・領収書との違いを解説します。

受領書の役割

受領書には、物品や金銭を受け取った事実を明確に示すことで、トラブルを防いで取引をスムーズにする役割があります。

ビジネス上で使われる受領書は主に2種類です。

• 物品受領書：買い手が売り手に対し、商品を受け取った旨を知らせる
• 金銭受領書：売り手が買い手に対し、代金を受け取った旨を知らせる

なお実務上は、物品の受領書を単に「受領書」と呼び、金銭の受領書は「領収書」と呼ぶことが一般的です。

納品書や検収書、領収書との違い

受領書は、納品書・検収書・領収書などとともに、取引結果を表す証憑の1つです。しかし、それぞれ発行のタイミングや目的が異なります。

以下では受領書について、納品書・検収書・領収書との違いをそれぞれ解説します。

受領書と納品書の違い

受領書と納品書の主な違いは、発行主体です。

納品書を発行するのは売り手です。売り手が買い手へ商品を渡す際に発行し、「いつ、何を納めたか」を記載します。

一方で、受領書を発行するのは主に買い手です。買い手が商品を受け取った後に「いつ、何を受け取ったか」を記載し、売り手へ発行します。

以上のように、納品書は「売り手が納品した証明」、受領書は「買い手が受け取った証明」という対応関係にあります。

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受領書と検収書の違い

検収書は受領書と同じく、買い手が納品物の受け取り後に発行する書類ですが、役割が異なります。

受領書は、「商品を受け取った」という事実を証明する書類です。一方、検収書は「受け取った商品の仕様・品質を確認し、不備はなかった」という確認結果を証明します。

つまり、受領書は受け取り直後に発行するもの、検収書はその後に検品確認をしてから発行するものです。検収書は、単に商品の受け渡しだけでは済まず、設置工事や動作確認テストまで見届ける必要がある場面で用いられます。

受領書と領収書の違い

受領書と領収書では、「受け取った事実を示す」という役割は共通しているものの、受け渡しされるものと発行者が異なります。それぞれの概要は次のとおりです。

• 受領書：買い手が、商品を受け取った旨を表す
• 領収書：売り手が、代金を受け取った旨を表す

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受領書の主な記載事項

受領書に書き方の決まりはないため、フォーマットや記載項目は基本的に自由です。縦型・横型や備考欄の有無など、自社の事情に応じたデザインで作成できます。

受領書の見本：

日常的な連絡文書のため、挨拶文や送付状は割愛しても問題ありません。作成に負担がかかりすぎないよう、内容はシンプルにとどめるのがおすすめです。ただし、商品を受け取ったことを明確に示すために、以下の項目は必ず記載しましょう。

• 発行者
• 取引先名
• 発行日
• 受領した物品の明細

それぞれの記載項目について解説します。

発行者

受領書を発行する側を明確にし、問い合わせや確認の連絡をスムーズにするため、以下の発行者情報を記載します。

• 会社名
• 部署名・担当者名
• 住所
• 電話番号・メールアドレス等

担当者印や角印を押印しておくと受領書の信頼性を高めることができます。受領書データをメール等で送る場合は、紙への押印の代わりに電子印鑑（印影の画像データ）を貼り付けるとよいでしょう。

取引先名

受領書には、商品を受け取ったことを伝える相手の名称を明記します。住所や部署名、可能であれば担当者名まで入れておくと、後日に問い合わせが必要になった際にスムーズです。

発行日

受領書がいつ発行されたかを明確にするため、発行日を明記します。本来、受領書は商品を受け取った当日に作成するのが望ましい書類です。しかし、実際には後日発行するケースもあるため、発行日と受け取った日が異なる場合もあります。

受領書を後日発行する場合は、商品を実際に受け取った「受領日」もあわせて明記しましょう。

受領した物品の明細

受領書は商品を受け取った旨を明らかにする書類のため、商品の名称や数量を明記します。注文した内容通りの商品を受け取った場合、受領書の内容は注文書（発注書）や納品書とまったく同じになるはずです。

受領書を取り扱う際のポイント

受領書を活用する際は、次のポイントを押さえておきましょう。

• 受領書をどちらが発行するのか決めておく
• トラブル防止のために会社の角印を押す
• 紙ではなくデータで発行する
• 法令に則り適切に保存する

それぞれについて、以下で詳しく解説します。

受領書をどちらが発行するのか決めておく

売り手と買い手のどちらが受領書を発行するのかをあらかじめ確認しておくと、取引がスムーズに進みます。

受領書は商品の受け取り側、すなわち買い手が発行することが一般的ですが、売り手が発行することもあります。売り手が納品書とともに受領書を作成し、納品の際に買い手がサインや押印をして返すという方式です。この場合、買い手が受領書を作成する必要はありません。

売り手が発行した受領書では、宛名が「〇〇行」「〇〇宛」となっている場合があります。「行」「宛」の部分に二重線を引き、「〇〇御中」「〇〇様」といった敬称に訂正してから売り手に返しましょう。

トラブル防止のために会社の角印を押す

受領書には、会社の角印を押しておくことで信頼性が高まります。

受領書への押印は義務ではありません。しかし、会社の認印である角印を押すことで、正式に発行した書類であることを証明できるため、相手に安心感を与えられます。中には、角印のない書類は受け取らない企業もあります。

円滑な取引を行うために、受領書には会社の角印を押印しましょう。

紙ではなくデータで発行する

紙ではなく、データで受領書のやりとりをすることも認められています。業務をより素早く効率的に行いたい場合は、データによる発行も検討しましょう。

受領書を紙からデータに切り替えることで、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。受領書について「渡した」「受け取っていない」というトラブル回避にもつながるでしょう。また、データでやりとりすることで、テレワークでも対応することが可能になります。

法令に則り適切に保存する

受領書を発行する義務はないものの、発行した場合は適切な方法で一定の期間保存する必要があります。データで受領書のやりとりをする場合は、電子帳簿保存法に則って適切に保存しなければなりません。

以下では受領書の保存について、受け取り側と発行側に分けてそれぞれ解説します。

受領書を受け取った場合

法人の場合は法人税法にて、7年間の保存が義務づけられています。起算日は、受領書を受け取った事業年度終了日の翌日から2か月を経過した日です。

たとえば、2025年8月31日に決算を迎える法人の場合は、2025年11月1日から起算して7年間、つまり2032年10月31日までの保存が必要です。ただし、繰越欠損金が発生した事業年度のものは同様の起算日から10年保存しなければなりません。

個人の場合は所得税法により、5年間の保存が義務づけられています。起算日は受領書を受け取った年の翌年3月16日です。たとえば2025年に受け取った受領書については、2026年3月16日から起算して5年間、つまり2031年3月15日までの保存が必要です。ただし、消費税の納税義務がある場合は、消費税法により7年間の保存が義務づけられています。

紙の受領書を受け取った場合は、紙のままで保存するほか、一定の要件を満たせばスキャンしてパソコンなどに保存できます。メールや専用システムを介して受領書をデータで受け取った場合は、データのまま保存しなければなりません。

参考：
国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

受領書を発行した場合

受領書を発行した場合も、受け取った場合と同様に保存が必要です。法人は法人税法により7年間（繰越欠損金がある事業年度は10年間）、個人は所得税法により5年間（消費税の課税事業者は消費税法により7年間）保存しなければなりません。

加えて、手元に控えを保存しておくと、あとから問い合わせがあったときに対応できるため安心です。買い手ではなく売り手が受領書を作成する場合は、売り手に返す前にコピーを取っておくと万一の事態に備えられます。

参考：
国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

まとめ

受領書とは、物品や金銭の受領を証明する書類です。発行者と受領者、取引内容などを簡潔に記載します。発行の義務はないものの、「渡した」「受け取っていない」といったトラブルを防止するために、受領書は多くの企業で活用されています。

これから受領書を活用したいという場合は、ダウンロードしてすぐに使い始められるテンプレートが便利です。スムーズかつ確実に取引を行うために、ぜひご活用ください。