証憑とは?証憑書類の種類や保存期間など基礎知識を徹底解説!

証憑とは?証憑書類の種類や保存期間など基礎知識を徹底解説!

証憑とは、取引の成立を証明する書類のことです。会計上では証憑書類とも呼ばれ、記録や計算など会計処理の基礎的な資料のことを指します。証憑書類は会計処理の正確性などを証明する書類として税務監査などで確認され、また一定期間の保存が義務付けられています。ここでは証憑について、その種類や保存期間について解説しましょう。

証憑とは

証憑は取引が成立したことを証明する書類で、証憑書類とも呼ばれるものです。会計上では、取引に係る会計処理の正確性や真実性を担保する書類とされています。

証憑書類の意味

証憑書類とは取引の成立を証明する書類のことですが、この取引には対外的な取引だけでなく、会社内の取引も含みます。会計は、発生した事実(取引)を正確に実態に即して記録・集計しなければなりません。会計処理が必要な事実は社外との事実(取引)以外にも社内での事実(取引)も対象となり、証憑書類はその事実(取引)を証明する書類になります。

【外部取引の証憑書類例】
見積書、発注書、注文書、納品書、商品受領書、送り状、請求書、契約書、領収書、小切手、手形、借用証書 など

【内部取引の証憑書類例】
製造指図書、出荷指図書、入庫伝票、出庫伝票、入金伝票、出金伝票、固定資産除却・廃却、在庫廃却、稟議書、従業員立替清算 など

帳票との違い

帳票は広い意味で捉えると、証憑書類を含む会計に関連する書類のことを指します。会計上では「帳簿」と「伝票」を総称です。伝票会計では証憑書類を根拠として各種の伝票を起票し、伝票を集計・編集して帳簿が作成されます。例えば検収書を証憑書類として売上伝票を起票し、総勘定元帳や売掛金補助元帳などの帳簿が作成されるのです。

【伝票の例】
入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票 など

【帳簿の例】

  • 主要簿:総勘定元帳、仕訳帳 など
  • 補助簿:現金出納帳、預金出納帳、手形記入帳、売上帳、仕入帳 など
  • 補助元帳:売掛金元帳、買掛金元帳、商品有高帳、固定資産台帳 など
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証憑の保存の目的

会計処理の証拠となる証憑書類には、税法など法律による保存義務があります。そのほかにも会社独自で、保存対象とする書類や保存期限が定められていることが一般的でしょう。証憑を保存する主な目的は次の通りです。

法律上の保存義務

法人税法など各税法や会社法では、一定の証憑書類を一定期間保存することを義務付けています。例えば、税務調査では伝票や帳簿類の確認だけではなく、会計処理の真実性・正確性を裏付ける証憑の提出が必要です。売上の場合なら売上伝票だけでなく、納品書や検収書、契約書など売買取引を裏付ける証憑も確認されます。

監査目的

監査とは、法令や社内規程などが適切に守られているかを確認することです。日々の業務が適正に行われているかを判断するために、証憑書類やデータを収集、分析、評価して監査が行われます。監査は時間を要するため、一般的には部門や子会社単位に一定の頻度で実施。そのため一定の年数は、証憑書類など会社の定める書類の保存が求められます。

第三者とのトラブルに備える

事業を行うと第三者とのトラブルが発生し、時には訴訟などに発展することもあります。例えば支払い遅延や債務不履行など、大なり小なりのトラブルはよく見聞きする話です。紛争は一定の事実に対して、当事者間で認識や主張が異なることから発生するもの。訴訟になると第三者の判断を仰ぐことになります。自社の主張を通すために、例えば売買契約書など主張を裏付ける証憑をきちんと保存しておくことが必要です。

証憑の保存期間

税法や会社法で義務付けられた証憑や保存期間は次の通りです。

税法

税法による主な書類の保存期間は7年です。貸借対照表などの計算書類は、会社法では10年間の保存義務があります。また、欠損金の生ずる事業年度は帳簿書類の保存期間が10年間となるため、一律10年の保存期間にする保守的な運用がおすすめです。

区分主な書類保存期間
法人税法仕訳帳7年
総勘定元帳
現金出納帳
売掛金元帳・買掛金元帳
固定資産台帳
売上帳・仕入帳
棚卸表
貸借対照表・損益計算書
決算に関して作成されたその他の書類
注文書・契約書・送り状・領収書・見積書
消費税法資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項

会社法

会社法では株主・債権者等による書類の閲覧又は謄写の請求に対応するための「備置き」の期間と、単なる「保存」の期間と、二つの定めがあります。会計に係る書類の保存期間は次の通りです。

区分書類起算日保存期間
備置き計算書類(附属明細書含む。)定時株主総会の2週間前の日5年
事業報告(附属明細書含む。)
監査報告
会計監査報告
保存会計帳簿及び事業に関する重要な資料会計帳簿の閉鎖の時10年
計算書類計算書類を作成した時

まとめ

証憑は取引の成立を証明するもので、会計処理の正確性・真実性を担保する重要な書類です。その重要性から、会計処理の後も一定期間保存する必要があります。最近では会計システムに様々な機能が追加され、効率的に書類の保存ができるようになりました。電子帳簿保存法の使い勝手がよくなったこともあり、証憑書類の電子媒体化は広がりつつあります。ペーパーレスなど業務効率化にもつながるので、証憑書類の電子媒体化に取り組んでみるのも良いでしょう。

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● 著者

中津 隆

中津 隆

中小企業診断士、行政書士、税理士(科目合格)資格などを保有。企業の財務会計部での勤務や経営コンサルタントとしての経験を活かし、現在は独立して企業の財務会計業務を支援。補助金申請や銀行融資などの経営支援、記帳代行などを行いながら執筆活動にも取り組む。