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納品書のテンプレート｜主な記載事項と作成にあたっての注意点

納品書は、企業間取引において商品やサービスを納品する際に欠かせない重要な書類です。納品書には、取引内容を正確に記録し、双方の認識を一致させるための情報が詳細に記載されていなければなりません。その上で、正確な納品書を作成するには、いくつかのポイントと注意点を押さえておく必要があります。

この記事では、納品書の主な記載事項と、それを作成する際の具体的な注意点について詳しく解説します。また、インボイス制度の導入による納品書の取り扱いの変化についても触れ、適格請求書として認められるための要件を紹介します。納品書以外の納品管理に使える書類のテンプレートもダウンロードできるので、ぜひ参考にしてください。

納品書の無料エクセルテンプレート

納品書の無料テンプレートは、以下のフォームからダウンロードすることができます。このテンプレートはExcel形式のファイルで、個人・法人を問わず誰でも簡単に利用することができます。Excel形式で提供されるため、必要に応じて内容をカスタマイズすることが可能です。自社のロゴや取引先の情報などを加えて、オリジナルの納品書を簡単に作成できる点が非常に便利です。

納品書の基礎知識

納品書は、企業の取引において商品やサービスを納品する際に発行される重要な書類です。取引内容の事実を証明する証憑書類の一つとして、正確な取引記録を残す役割を果たします。納品書の正しい理解と活用は、企業間の取引を円滑に進めるために欠かせません。

納品書とは、商品やサービスなどを納品する際に発行される書類で、取引内容の詳細を記録します。納品書は証憑書類の一つとして、以下のような役割を果たします。

• ・取引内容の確認：納品書には、納品された商品の名称、数量、単価、合計金額などが記載されており、受領者はこれを確認することで納品内容が正確であることを確認できます。
• ・証拠保全（証憑）：納品書は、取引が実際に行われたことを証明する書類として、トラブルが発生した際の証拠としても使用されます。
• ・経理処理の効率化：納品書をもとに経理処理を行うことで、正確な会計記録を維持することができます。

インボイス制度が導入されることで、納品書の取り扱いにも影響があります。インボイス制度では、一定の記載事項を満たすことで、納品書を適格請求書として扱うことができます。これにより、仕入税額控除を受けるための要件が変わります。

具体的には、納品書が適格請求書として認められるためには、以下の項目を記載する必要があります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

これらの項目を記載することで、納品書は適格請求書として機能し、仕入税額控除を適用することができます。

納品書と領収書の違いは？

納品書と領収書は役割が異なります。納品書は納品物の詳細を確認するために発行され、取引内容を記録するための書類です。一方、領収書は納品物に対する支払いを証明するために発行されます。領収書には支払った金額や支払先の情報が記載されており、取引が完了したことを証明します。

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納品書は領収書の代わりになる？

納品書は取引内容を確認するための書類であり、支払いを証明する領収書の代わりにはなりません。納品書には納品物の詳細が記載されていますが、支払いの証明としては使用できません。支払いを証明するには、別途領収書を発行する必要があります。

納品書と請求書の違いは？

納品書と請求書も役割が異なります。納品書は納品物の詳細を記録するための書類であり、取引内容を確認するために使用されます。一方、請求書は納品物に対する支払いを求めるための書類です。請求書には、支払期限や支払方法などの情報が記載されており、取引先に対して代金の支払いを促します。

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納品書があれば請求書はいらない？

納品書は取引内容を確認するための書類であり、請求書の代わりにはなりません。納品書があっても、取引先に対して支払いを求めるためには請求書が必要です。納品書には支払いに関する情報が記載されていないため、正確な支払いを行うためには請求書を発行する必要があります。

納品書の主な記載項目

納品書は、企業間の取引において商品やサービスを納品する際に発行される重要な書類です。納品書には、取引の詳細を正確に記載する必要があります。ここでは、納品書に記載すべき主な項目について詳しく解説します。以下の項目を理解し、正確に記載することで、取引先との円滑なコミュニケーションと経理処理が可能になります。
納品書を作成する際には、以下の項目を記載することが推奨されます。これにより、取引の詳細を明確にし、後々のトラブルを防ぐことができます。

納品書作成者の氏名または名称

納品書の発行者情報として、会社名、住所、電話番号を記入します。必要に応じて担当者名も記載すると、取引先が問い合わせを行う際に便利です。また、作成者情報の右下辺りに社印を押すことで、正式な書類であることを示す場合が多いです。

納品年月日

納品書には、納品した日付を正確に記載します。これにより、取引がいつ行われたかを明確に記録できます。複数回にわたる取引の場合、各取引の日付を明示することで混乱を避けることができます。

取引内容

取引内容には、納品した商品やサービスの詳細を記載します。具体的には、商品の名称、数量、単価、合計金額を明確に記載することが重要です。これにより、取引先が納品内容を正確に確認でき、誤解やミスを防ぐことができます。

納品書を受け取る事業者の氏名または名称

納品書を受け取る側の会社名や事業者名を記載します。会社名の後に「御中」、個人名の後に「様」を付けることで、礼儀正しい書類を作成することができます。

インボイス制度で必要になる記載事項

インボイス制度の導入により、インボイスとしても納品書を利用する場合は、追加で以下の記載事項が必要となります。以下の項目を正確に記載することで、適格請求書として認められ、仕入税額控除を適用することが可能です。

軽減税率の対象品目である旨

軽減税率が適用される品目である場合、その旨を明記します。例えば、食品などの8%の軽減税率が適用される場合、「※」などの記号を使用して示すことが認められています。

税率ごとに区分して合計した税込対価の額

標準税率（10%）と軽減税率（8%）に分けて、それぞれ合計した取引金額を記載します。これにより、異なる税率が適用された取引を明確に区分できます。

税率ごとに合計した消費税額、適用税率

税率ごとに合計した消費税額および適用税率を記載します。1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行う必要があるため、正確な計算が求められます。

登録番号

適格請求書発行事業者として登録された事業者は、登録番号を記載します。登録番号は「T + 法人番号」または「T + 13桁の固有番号」で構成されます。この番号を記載することで、適格請求書として認められます。

納品書を作成する際の注意点

納品書の作成時にはいくつかの注意点を押さえることで、誤解やトラブルを防ぎ、スムーズな取引を行うことができます。ここでは、納品書を作成する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

記載事項は正確に記入する

納品書を作成する際、特に金額や数量などの誤りがないように注意することが重要です。取引内容を正確に記載することで、後々のトラブルを防ぐことができます。納品書は見積書や発注書などの内容と相違がないかを確認するための証憑にもなるため、以下の点に留意して記載しましょう。

• 金額や数量の確認：特に金額や数量については、誤りがないように注意深く確認します。少しの誤差でも大きな問題になる可能性があるため、慎重に記入しましょう。
• 見積書や発注書との照合：納品書は、見積書や発注書と内容が一致しているか確認するための重要な書類です。記載内容に相違がないかを必ずチェックします。
• 見直しの徹底：一度作成したら必ず見直しを行います。自分で確認するだけでなく、第三者にも確認してもらうことで、見落としを防ぐことができます。

納品書を送付するタイミングに気を付ける

納品書を送付するタイミングにも注意が必要です。適切なタイミングで送付することで、取引先に対してスムーズな取引を進めることができます。

• 納品と同時に送付：納品書は、商品やサービスを納品する際に同時に送付するのが一般的です。納品物と一緒に納品書を受け取ることで、取引先はすぐに内容を確認できます。
• 事前送付：場合によっては、納品前に納品書を送付することが求められることもあります。事前に送付することで、取引先が納品内容を事前に確認でき、納品当日のスムーズな受け取りが可能になります。

押印漏れがないようにする

納品書には、発行者の社印を押すことが一般的です。押印漏れがないように注意することで、正式な書類としての効力を持たせることができます。

• 社印の位置：社印は、納品書の発行者情報の右下辺りに押すことが多いです。この位置に押印することで、改ざん防止の効果も期待できます。
• 押印の確認：押印漏れがないかを確認するために、作成後に必ずチェックしましょう。複数の押印が必要な場合は、すべての箇所に正しく押されているか確認します。

間違えたら最初から作成し直す

納品書を作成する際に間違いがあった場合は、必ず最初から作成し直すことが重要です。修正液や訂正印を使用することは避け、正確な情報を記載した新しい納品書を作成します。

• 修正の禁止：納品書は正式な取引記録としての役割を持つため、修正液や訂正印を使用して修正することは避けましょう。修正があると、信頼性が損なわれる可能性があります。
• 間違っていたら再発行する：誤りが見つかった場合は、最初から新しい納品書を作成します。正確な情報を記載することで、取引先に対して信頼性の高い書類を提供することができます。

以上の注意点を押さえて納品書を作成することで、取引の透明性と信頼性を高め、スムーズなビジネスを展開することができます。納品書は単なる取引記録ではなく、企業間の信頼を築く重要な書類です。正確かつ適切に作成し、取引先との良好な関係を維持しましょう。

まとめ

納品書は、取引の詳細を記録し、正確な情報を提供するための重要な書類です。正しい記載事項を理解し、作成時の注意点を守ることで、取引先との信頼関係を強化し、ビジネスの効率化を図ることができます。特に、金額や数量の正確な記入、納品書の送付タイミング、押印の確認、誤りがあった場合の対応など、基本的なポイントを押さえることが重要です。

また、インボイス制度の導入により、適格請求書としての要件を満たすための記載事項も追加されました。これらへ適切に対応することで、法令遵守と信頼性の高い取引を確保できます。この記事を参考に、正確で効率的な納品書の作成を心掛け、円滑な取引を実現しましょう。