電子帳簿保存法に対応したレシートの保存方法｜要件とメリットは？

2022年1月、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存を認める「電子帳簿保存法」の法改正が行われました。改正内容には、紙で受け取ったレシート（領収書）の電子保存における要件の大幅緩和も含まれています。

この記事では、電子帳簿保存法に対応したレシートの保存方法について、気になるポイントを解説します。具体的な保存方法や電子保存のメリット・デメリット、後半にはよくある質問についても回答します。

なお、請求書の電子化の詳細については以下の記事をご参照ください。

経理プラス：電子帳簿保存法とは？これを読めば電帳法の基本的な内容が分かります
無料ダウンロード：電子帳簿保存法とは？対象書類や遵守すべき保存要件を解説

電子帳簿保存法でレシートの管理はどう変わる？

電子帳簿保存法は、税法で原則「紙」による保存義務がある帳簿書類について、一定の要件を満たすことで電磁的記録（データ）による保存を可能とする法律です。

レシートは電子データとして保存できる？

電子帳簿保存法によって、紙で受け取ったレシートや領収書、契約書、見積書、納品書、注文書、請求書等の証憑書類についても、スキャナやカメラでデータ化することで、電子データによる保存が認められています（従来通り紙での保存も可能）。

レシートの保存期間は電子データと紙で同様の期間になっており、法人の場合は7年、個人事業主の確定申告の場合は5年（青色申告・白色申告問わず）と定められています。

ただし、取引先から電子メールやPDFなどの電子的な方法でレシートや領収書などの取引データを授受した場合、「電子取引」として、受領者は必ず対象書類を電子データで保存しなければなりません。

レシートを電子データとして保存した場合、紙の原本は破棄して良い？

電子帳簿保存法に則った方法で、紙で受け取ったレシートを電子保存した場合、紙の原本は破棄してもかまいません。

ただし、レシートの原本が破棄できないケースとして、電子帳簿保存法に定められた要件を満たしていない場合が挙げられます。スキャナ保存の要件については、後で詳しく説明します。

レシートのスキャン後の廃棄については以下の記事をご参照ください。

経理プラス：【経理ニュース速報】来年から領収書はスキャン後即廃棄へ？電子帳簿の規制緩和方針を発表

クレジットカードの利用明細の取り扱いはどう変わる？

レシートや領収書が発行されない場合、もらい忘れた場合など、何等かの理由でレシートがない場合、クレジットカードの利用明細をもって代用できる場合があります。

国税庁によると、領収書に通常記載される取引情報が含まれていれば代用できるとしています。取引情報の例としては、発行者、日付、金額、宛名、取引の内容が挙げられます。

なお、利用明細もレシートと同じく紙で受領した場合はスキャナ保存を行い、PDFファイルなどの電子データで受領した場合は、電子データのまま保存を行います。

電子帳簿保存法に対応したレシートの保存方法

レシートを受領するにあたり、紙で受領した場合は「スキャナ保存」、メール等の電子データで受領した場合は「電子取引」として、要件に合わせた保存を行う必要があります。それぞれ説明していきましょう。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で作成・受領した書類をスキャンして画像データとして保存する方法です。スキャナだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データも認められます。

スキャナ保存には要件が定められています。主な要件は以下の通りです。

• 作成・受領から、「約2カ月とおおむね7営業日」の間に入力すること
• 画像データの解像度は200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上であること
• 重要書類（契約書、納品書、請求書、領収書など）はカラー画像による読み取りであること
• 資金や物の流れに直結しない一般書類（見積書、注文書、検収書など）はグレースケールでも可。
• タイムスタンプの付与が行われること
  ※タイムスタンプとは、時刻情報とハッシュ値の刻印により付与時点から電子書類が存在していること、および付与後に内容が改ざんされていないことを証明するもの
• 取引先や取引金額など、一定の要件を満たす検索機能が確保されていること

スキャナ保存の要件は、他にも多くあります。詳しくは国税庁のサイトに載っているため事前に確認しておくと良いでしょう。

参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」

電子取引によるデータ保存

電子メール、EDI取引（電子データ交換）、クラウドサービス、ペーパーレスFAXなどの電子データでレシートを受領した場合は、「電子取引」として、受領したデータをそのままシステム、もしくはPCやHDD等に保存しなければなりません。

電子取引によるデータ保存についても、要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。

• 真実性の確保：データが削除や改ざんがされていないこと
• 可視性の確保：データを検索・表示できること

スキャナ保存、電子取引によるデータ保存とも、要件を満たすために、会計システムを利用することをおすすめします。

レシートを電子データ保存するメリット・デメリット

レシートの電子保存は、業務効率を改善するという大きなメリットがあります。一方、導入するタイミングにおいては、費用や業務フローを決めなければならないというデメリットもあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

レシートを電子データ保存するメリット

経理業務の負担を軽減できる

自社の経費精算にかかる会計処理の業務効率を上げることができます。

クラウド会計ソフトなどのサービスを使えば、経費精算もスマホやパソコンでできるようになります。レシートをスマホで撮影し、勘定科目を選んで承認申請を行えば、レシート原本は経理に提出する必要がありません。所轄上長や経理担当はクリック一つで承認できます。レシートの取引金額や日付などの記録項目も、検索ですぐ見つけることができます。

そのため、テレワークなど、多様化する企業の業務形態に適応しやすいと言えます。

レシートの管理業務を効率化できる

従来、紙で書面を保存する際は、ファイリングなどの作業が必要でした。しかし、ペーパーレス化により、こういったファイリングの時間が不要になります。会計システムであれば、保存期間終了後の破棄も自動で行うように設定できます。古くなったレシートが劣化して読めなくなる恐れもありません。

レシートの保管スペースが不要になる

レシート1枚のサイズは小さくとも、会社規模となると保管の問題が付きまといます。税法上、帳簿類や取引情報の記載された書面は、7年間保管しなければなりません。しかし、電子データとして保存すればレシートは廃棄しても良いため、保管にかかっていた手間やコストを削減できます。

レシートの改ざんや紛失のリスクを低減できる

電子化することで、改ざんや紛失のリスクも低減できます。紙の書面は書面の改ざんなどを行うことが容易であり、その履歴も追跡できません。また、紙自体を紛失してしまったり、火災などの災害で逸失してしまったりすることもありえます。しかし、会計システムによって保護された電子データであれば、これらのリスクを抑えることができます。クラウドサービスであれば、データはクラウド上に保管されているため、火災などで逸失するということもありません。

レシートを電子データ保存するデメリット

システムを導入する際にコストがかかる

電子帳簿保存法に規定された要件を満たすシステムを導入するために、コストが発生します。金額は事業者やプランにより異なりますが、一般的に初期費用とランニングコスト等の費用が必要となります。インターネット上で利用できるクラウドサービスであれば、低額から始められるサービスも多く、初期費用を抑えて導入しやすいと言えます。中でも「楽楽精算」は導入時のサポート体制が手厚く、運用開始までの時間的コスト削減にもつながります。

データ管理や業務フローの整備が必要になる

これまで紙で保管していた業務フローに加えて、新たに電子保管における業務フローの見直しが発生します。適切なデータの管理方法を決め、社内規程に記載する必要があるでしょう。

システム障害のリスクがある

システムを活用する上で、システムの不具合や障害の発生は避けられないリスクです。システムを選択する際には、システムのセキュリティーの監視体制が整っているか、サポート体制が整っているかなどもチェックするようにしましょう。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法におけるレシート（領収書）の保存について説明しました。

紙で受領したレシートの電子保存は任意ですが、全てシステムで電子化すれば、従業員の業務処理能力を上げ、経理処理にかかる業務を大幅に効率化することができます。

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※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

電子帳簿保存法に対応したレシートについてのQ&A

本記事の最後に、電子帳簿保存制度におけるレシートの取り扱いについて、よくある疑問をご紹介します。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。 これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

出典：お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）｜国税庁

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。