【最新改正情報あり】脱・領収書!電子保存のメリットと要件を解説

領収書の管理は、多くの経理の方が頭を悩ませてきた課題でしたが、近年、大きく変化し始めています。

以前は紙の原本で領収書を保管するのが原則でしたが、1998年に施行された電子帳簿保存法が改正を重ねていく中で、電子データでの領収書保存が認められるようになりました。

電子帳簿保存法の施行当初は、電子保存のための条件が厳しく、実運用が困難だった領収書の電子保存ですが、電子帳簿保存法の改正が年々進んでいます。現実的な運用が可能になり、「脱・領収書」という言葉もニュース番組などで広く使われ始め、今後ますます領収書の電子保存、電子化は実現しやすくなることが予想され、注目が集まっています。

経理プラス:【経理ニュース速報】領収書の電子化推進を要請、企業への影響と対応すべきこととは

この記事では、領収書を電子化するメリットや領収書の電子保存を実現するための準備などをご紹介いたします。

記事内の情報は執筆時点のものとなります。今後動きが加速していくことが予想される分野ですので、最新情報を収集するよう、システム提供会社や税理士事務所などに相談することをおすすめします。

「領収書の電子保存」ができるようになるまでの歴史

上記した通り、領収書電子保存の歴史は、1998年の電子帳簿保存法の施行に遡ります。といっても、電子帳簿保存法では、当初、電子データとして作成されたデータの保存のみを対象としており、紙の領収書の電子化は認められていませんでした。これが2005年の改正で、紙をスキャンして電子保存することが認められ、領収書の電子化が始まります。

しかし、このタイミングでは、領収書の上限額が3万円、電子データとあわせて7年間の原本保管義務があるなど、活用範囲が限られる上にメリットも少ない制度で、あまり定着しませんでした。

その後、法改正が進み、徐々に活用しやすい制度になっていきます。2015年の改正では、3万円という領収書の上限額が撤廃され、2017年には原則7年の原本保管が撤廃されました。電子保存できる領収書に制限がなくなり、原本保管が不要になることで、電子化のメリットも大きくなりました。

また、2017年の改正では、それまでの原稿台付きのスキャナでの電子化しか認められなかったところから、スマホ・デジカメでのスキャン(撮影)による電子化が認められ、一気に電子化が手軽なものになり、運用の実現可能性が高まりました。

そして、後述しますが令和3年度税制改正により2022年からは、更に運用のハードルが下がる予定です。

経理プラス:領収書の保管期間はいつまで?書類別の保管期間&電子保存のメリット

領収書電子保存のメリット

活用が広がっている領収書電子保存ですが、具体的にはどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

コスト削減

まず、電子保存することによって、様々な面でコストの削減に繋がります。領収書原本のファイリングなどの作業工数といった人的コストや紙の保管スペースといった物理的なコストが大幅に削減できます。また、複数拠点・店舗がある企業で、領収書を本社などに郵送してまとめて管理しているという運用がある会社では、紙原本を集約するための郵送コストを削減することもできます。

紛失、消失の防止

紙原本を物理的に保管する場合、原本のファイル管理が不十分で紛失してしまうリスクや、火災や災害などによって消失するリスクが一定程度あります。電子保存であれば、原本そのものがありませんので、紛失リスクの軽減になります。

経費精算・支払処理の効率化

保存・保管の面でのメリットだけでなく、経費申請者が申請する場面でもメリットがあります。例えば、システムによっては、領収書のスキャン時に領収書の文字情報を読み取って金額や日付などをシステムに自動入力してくるものもあり、申請内容の入力・申請データ作成を効率化することができます。

また、テレワークなどの理由で紙原本提出が困難で出社せざるを得ないというケースも、領収書をスマホで撮影してシステム上で精算処理を行えるようになれば、場所を問わず業務ができ効率的です。

領収書を電子保存するために必要な準備とは

冒頭で、電子保存の条件は緩和が進んでおり使いやすくなっていると触れましたが、それでも電子保存には条件があります。2021年1月時点での領収書の電子保存を行うために準備する必要がある主なものを以下にまとめました。2022年からは更に条件が緩和される予定ですが、現時点の情報を見てみましょう。

スキャナ

当然ですが、電子化を行うためには一定程度の解像度でスキャンする機器が必要です。原稿台付きのスキャナ・複合機や、上述した通りスマートフォン・デジタルカメラもスキャナとして認められています。

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすシステム

領収書の電子保存には法要件を満たすシステムの導入が必要です。領収書を電子保存する際に証左としてタイムスタンプの付与を行う必要があるなど、電子帳簿保存法のスキャナ保存にはいくつかの要件があります。それらの要件に対応したシステムについては別記事にまとめていますのでそちらも併せてご覧ください。

経理プラス:電子帳簿保存法のスキャナ保存要件となるタイムスタンプとは?

経理プラス:目指せ!電子帳簿保存法対応で効率化!成功のカギは「JIIMA認証」

税務署長の承認

システム導入などを行っても無断で電子保存を開始することはできません。

適用開始の3ヶ月前までに税務署へ必要書類を提出し申請する必要あります。税務署長の承認を得て初めて、領収書電子保存が可能になります。運用開始に向けて3か月前と期限が決まっていますので、システム導入と並行して準備するといいでしょう。

経理プラス:電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

上記が2021年1月時点の条件になります。

しかしながら、令和3年度の税制改正大綱の中で、この条件が大きく緩和されることが示されています。

具体的には、2022年からは「税務署長の承認不要」「電磁記録の修正・削除をしたとき内容を記録できるシステムを利用している場合はタイムスタンプ不要」になります。

これによって一層、領収書の電子保存を行うハードルが下がりました。2022年からの施行ではありますが、システムの利用など準備に時間を要するものもありますので、今から検討を進めてみてはいかがでしょうか。

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まとめ

領収書を電子保存するメリットとその準備について解説してきました。一定の準備は必要になりますが、過去と比べると大幅に運用しやすくなっており、メリットも非常に大きいです。脱・領収書の流れはますます加速していくと考えられますし、請求書の発行を電子データのみにする企業も増えている中、電子保存に対応しないことのデメリットが大きくなっていくことも予想されます。領収書電子保存の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」も領収書電子保存に対応しているクラウドシステムです。電子帳簿保存法対応の法要件を満たしたJIIMA認証済みのシステムです。スマホアプリで領収書を撮影するだけで、電子化が完了し、そのデータで経費の申請・承認が完了。電子保存だけでなく、精算業務の効率化に繋がります。

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領収書の電子化は自社内だけでは実施できません。システム提供会社や税理士事務所などに相談ながら実現に向けて計画を立てていくとよいでしょう。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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経理プラス編集部

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