電子帳簿保存法とは?これを読めば電帳法の基本的な内容が分かります

電子帳簿保存法とは?これを読めば電帳法の基本的な内容が分かります

企業活動の各分野において、デジタルトランスフォーメーション(DX)が進んでいます。経理の分野では、書面の利用が残っている文化から、ペーパレス化していくことが課題としてあげられています。今回は、電子帳簿保存法の対象や区分ごとの改正内容、保存要件、最新の動向などについて詳しく解説します。


無料ダウンロード:電子帳簿保存法とは?対象書類や遵守すべき保存要件を解説

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、各税法で原則「紙」での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録による保存を可能とすることを定めた法律です。

電子データは数値等の改ざんが行いやすいといった観点から、原則は紙保存であり電子保存には様々な要件が課せられていました。しかし、令和2年の税制改正大綱にて「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため」、2022年1月より大幅な改正が実施されたのです。

電子帳簿保存法の対象と区分

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は大きく下図の3種類に区分されています。

引用元:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

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それぞれ、対象は以下のとおりです。

  • ①電子電子帳簿等保存
    自己がPCで作成した国税関係帳簿と決算関係書類、取引関係書類が対象です。
  • ②スキャナ保存
    他社から紙でもらった取引関係書類、又は自己が紙で作成した取引関係書類をスキャニングした電磁的記録が対象です。
  • ③電子取引
    EDI取引(電子データ交換)、インターネット取引、他社からデータで受領した領収書、請求書等が対象です。

電子帳簿保存法による変更点

2022年1月より施行された電子帳簿保存法改正では、それぞれの区分で下記改正が行われました。

①電子帳簿等保存についての改正

  • 税務署長の事前承認制度の廃止
  • 電子帳簿保存における最低限必要とされる要件の大幅緩和
  • 優良電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置(過少申告税5%軽減)

①電子帳簿等保存と②スキャナ保存に共通する改正として、税務署長への事前承認制度が廃止となりました。申請が不要となり、事業者の事務負荷が軽減されました。

従来は、優良電子帳簿並みの保存要件のみ認められていました。しかし、これが大幅に緩和され、一般電子帳簿は下記表の要件を満たしていれば電磁的保存が認められます。

一般電子帳簿優良電子帳簿
適用範囲全部又は一部の帳簿全部の帳簿
見読可能性(PC、ディスプレイ、プリンタ等の備付)
ダウンロードの求めに応じること
システム概要書、操作説明書等の備え付け
検索機能
訂正・削除履歴の確保
帳簿間の記録事項の相互関連性の確保
過少申告加算税軽減措置適用のための届出

②スキャナ保存についての改正

  • 税務署長の事前承認制度の廃止
  • タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
  • 重加算税の過重措置の整備(重加算税が10%加重)

紙でもらった請求書や領収書のスキャナ保存は、2016年にスマートフォンやデジカメで撮影したものも認められるようになりました。今回の改正では、受領者がスキャナ保存する場合の領収書等への自署が不要となったり、データの検索要件が年月日、取引金額、取引先に限定されたり、タイムスタンプの付与期間が3営業日から最長2カ月と7営業日以内に延長されたりと大幅に改正されました。

スキャナ保存の要件が緩和される一方、事実の仮装や隠ぺいがあった場合、重加算税が更に10%加重される措置が整備されました。

③電子取引の保存についての改正

  • タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
  • 電子取引の保存方法について、紙出力の廃止
  • 重加算税の過重措置の整備

スキャナ保存と同様に、タイムスタンプの付与期間が2カ月と7日に大幅延長、税務調査でデータを検索する際の検索要件が取引年月日、取引金額、取引先に限定といった改正が行われました。また、基準期間の売上高が1,000万円以下である小規模事業者は税務調査で電磁的記録のダウンロードの求めに対応できれば、検索要件は全て不要とされました。

一方、電子取引の保存方法について、「紙出力の廃止」の改正もありました。PDFやメールで送付された領収書などの取引データを、紙で出力して保存している企業も多いでしょう。しかし、電子で受領したデータは電子保存のみが認められます。

この改正については、準備が間に合わない事業者が多いことから、2023年12月末まで2年間の猶予期間が設けられました。各区分の保存要件については、次で詳しく解説します。

保存要件について

各区分における保存要件は下記表のとおりです。

区分書類(例)保存要件
①電子帳簿等保存仕訳帳
総勘定元帳
現金出納帳
固定資産台帳
貸借対照表
棚卸表など
紙または電子保存
②スキャナ保存
※自己発行の控え、相手先からの受領の両方を含む
契約書
請求書
見積書
納品書
注文書
領収書など
紙または電子保存
③電子取引
※PDF、電子メール等による授受
契約書
請求書
見積書
納品書
注文書
領収書など
電子保存(義務化)

電子帳簿保存法はすべての帳簿を電子化するわけではなく、紙または電子での保存を任意で選択できる制度です。しかし、PDFで領収書を受領した場合などの電子取引では、電子保存が義務化されました。従来は電子取引でも紙で出力して保存している企業が多かったのですが、これが認められなくなります。つまり、紙で領収書などを受け取った場合にスキャナ保存をしていなければ、紙保存と電子保存が混在することになり、処理が複雑化してしまいます。

そのため、2023年12月までは、電子取引の紙保存を容認する猶予期間が設けられました。さらに、2022年12月に公表された令和5年度与党税制改正大綱では、電磁的記録の保存要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由がある」場合は紙保存も容認する旨の記載がされました。どのような場合が「相当の理由」に該当するかは、今後具体例が示されると想定されます。

また、合わせて売上高5,000万円以下の事業者でも、税務調査で必要なデータを提出できる場合は、全ての検索要件が不要との検討が進められています。引き続き、最新の情報に注意しながら準備を進めましょう。

電子帳簿保存法に対応するまでのステップ

電子帳簿保存法は1998年に施行されたのち、複数回の改正によって要件が大幅に緩和されました。

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生産性の向上やリモートワークなど多様な働き方を推進する目的で、電子帳簿保存法に対応する企業も増えています。ペーパレス化の実現に必要な手順をご紹介しましょう。

ステップ1:対象書類の棚卸

ペーパレス化を検討する際、まず着手すべきは対象書類を検討することです。企業に存在する紙は、企業内で利用しているものから、顧客や支払先との取引で発生する紙まで様々でしょう。経理部のみを対象として検討を始めても良いですが、より効果を大きく得るためには、全社で扱っている紙資料やそれに紐づく業務の棚卸を行うことをお勧めします

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ステップ2:目的の定義

対象の書類・業務を整理することができたら、その業務をペーパレス化するべき目的を定義しましょう。たとえば、経費精算で発生する領収書をペーパレス化する目的は、下記図のような項目があげられます。

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ステップ3:必要な対応の洗い出し

目的が明確化されたら、対象の書類が法的に対応可能かどうかを調査します。関連する書類や業務に応じて、ペーパレス化する際の法律が定義されていますので十分に調査しましょう。経理業務に関連する紙書類は、電帳法の対象となります。ただし、医療系のような業種の企業ですと、「電帳法では廃棄しても大丈夫なのに、厚生労働省ガイドラインではNGだった」などの状況が発生してしまいます。

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以下は、ある企業におけるペーパレス化実現までのスケジュールです。検討から申請まで、半年の期間を要しました。

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電子帳簿保存法に対応しなかった場合の影響

電子取引の電子保存義務化が、今後どのようになっていくかは不明です。ここでは、もし電子保存が義務化されたのに、対応しなかった場合について考えてみましょう。

最悪のケースとしては、青色申告が取り消されてしまうことが考えられます。青色申告の要件に、請求書や領収書等を7年間決められたルールで保存しておくことがあります。電子で保存すべき領収書等が電子で保存されていなければ、上記の要件に抵触しますので、青色申告が取り消されるかもしれません。青色申告は、個人事業主であれば65万円の控除、法人であれば10年間の赤字繰越など様々な特例が認められています。そのため、取り消しによる影響は大きいと言えるでしょう。

電子帳簿保存法と共に検討すべきは「経費精算システム」

電子保存のメリットには、紙原本の保管が不要となることによる保管コストや紛失リスクの軽減、複数拠点間の郵送費の削減などがあります。加えて、昨今の多様な働き方の推進、経済社会のデジタル化といった観点からも、電子帳簿保存法への対応は必須と言えるでしょう。

紙で受領している請求書や領収書の電子化は、スキャナ保存やスマートフォン、デジカメ等による画像の保存が認められています。しかし、税務調査では年月、取引金額、取引先での検索が必要です。全てのデータの名前に、これらを毎回記載するのは相当に手間がかかります。そのため、どこからでも経費申請が可能であり、検索機能を兼ね備えたオンラインで行う経費精算システムの導入が、もっとも効率的な方法と言えるでしょう。

まとめ

電子帳簿法に関する基本的な内容と、対応するまでの具体的なステップについて解説しました。これまで紙を中心とした業務処理や書類の保存を行ってきた会社にとっては、紙のコスト削減効果、リモートワークをはじめとする働き方改革への対応の一歩となります。法令を遵守し、目的をもって電子化を進めましょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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著 者 柴藤 唯人

柴藤唯人様

大手製造業(鉄鋼メーカー)の経理財務担当として勤務。財務系は固定資産管理、棚卸資産管理、一般会計を担当。また、原価系は原価計算、月次、半期予算、中期計画、コスト分析、損益分析を経験する。管理職昇進後は会計実務からは離れて、公認会計士対応や内部統制、原価は全体のコスト総括や損益総括を担当。工場だけではなく営業へも情報を提供するなど、販売戦略にもかかわる。日商簿記1・2級保有。