振替伝票とは?書き方と注意点、作成方法別のメリット・デメリット

振替伝票とは?書き方と注意点、作成方法別のメリット・デメリット

企業が経理業務を行う上で、作成する書類のひとつに振替伝票があります。振替伝票は記載する事項や保存期間が決まっているため、経理担当者はその処理方法や仕組みを理解しておく必要があります。

また、振替伝票には紙やExcelなど、いくつかの作成方法があり、作成方法ごとにメリットとデメリットがあります。ここでは、振替伝票の書き方などの基礎知識から、作成時の注意点まで徹底解説します。

振替伝票の基礎知識

多くの会社では、振替伝票を作成しています。しかし、振替伝票を起票するためには、いくつかの知識が必要です。ここでは、振替伝票の基礎知識について見ていきましょう。

振替伝票とは?

経理業務では、日々の取引について様々な会計処理を行い、最終的に総勘定元帳などの帳簿を作成して保存する必要があります。振替伝票は会計上の取引を記録し、帳簿の作成を効率化するためのものです。

例えば、銀行振込による取引先への支払いや振込手数料の発生など、現金取引以外の取引がある場合に振替伝票を作成します。

振替伝票はいつ作成する?

振替伝票の作成時期は基本、現金を介さない取引が発生したときです。

例えば、普通預金から支払いを行った場合や入金があった場合、掛売上が発生した場合など、現金取引以外の取引が発生した時に、請求書や納品書、受領した領収書などを見ながら、振替伝票を作成します。

なお、現金のやり取りには入金伝票、出金伝票を用います。

伝票制の種類

経理業務を効率化するためには様々な伝票を作成しますが、伝票から総勘定元帳へ転記する仕組みを伝票制と呼びます。

伝票制は、使用する伝票の種類の数によって1伝票制、3伝票制、5伝票制に分かれます。それぞれの内容は、以下の様になります。

1伝票制

1伝票制とは、その名の通り、すべての取引を1つの伝票(仕訳伝票)を用いて記録する方法です。

仕訳伝票には、現金を含めたすべての取引の仕訳を記載します。

実際には振替伝票を使って記録しますが、現金の取引も記載する役割も持つため、仕訳伝票と呼んで区別しています。年間の取引数が少ない場合などは、1伝票制を採用していることが多いです。

3伝票制

3伝票制とは、入金伝票、出金伝票、振替伝票の3つの伝票を用いて、日々の取引を記録する方法です。3伝票制では、現金の取引には入金伝票、出金伝票を用い、それ以外の取引で振替伝票を用います。

3伝票制は、現金取引を区別して把握することができるので、現金取引の多い飲食業などの業種で採用されていることが多いです。

5伝票制

5伝票制とは、入金伝票、出金伝票、仕入伝票、売上伝票、振替伝票の5つの伝票を用いて、日々の取引を記録する方法です。上述した3伝票に加え、商品の仕入れと売上を示す仕入伝票と売上伝票を用います。

5伝票制は、仕入れの多い小売業や掛け取引の多い卸売業などでよく使われます。

振替伝票の記入方法

多くの企業では、振替伝票を作成しています。ここでは、振替伝票の一般的な記入方法をご紹介します。

振替伝票の作成で重要なことは「伝票を見れば、取引があった日や金額、内容など、どのような取引であるのかをすべてわかるようにする必要がある」ということです。そこで振替伝票では、日付・金額・勘定科目・摘要の項目を記載します。

日付

日付には、取引が行われた年月日を記入します。

金額

金額には取引によって、動いた金額を記入します。記載する金額は、基本、税込価格です。また、伝票に記載されている取引の合計金額も、記入します。

勘定科目

振替伝票では、借方科目と貸方科目を記入する欄があります。勘定科目には、左側に借方の勘定科目、右側に貸方の勘定科目を記入します。

事業者が行った取引は、すべて、借方と貸方の2つに振り分けないといけません。例えば、掛で商品を売り上げた場合は、借方科目に「売掛金」、貸方科目に「売上」と記入します。掛で商品を仕入れた場合は、借方科目に「仕入」、貸方科目に「買掛金」と記入します。

※勘定科目名は、一般例です。

摘要

摘要欄には、取引の具体的な内容や取引相手の名称、商品の品番などを記入します。また、消費税率など、税金計算や記帳作業に必要な事項があれば、摘要欄に記載します。

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経理プラス:【ビジネス書式テンプレート】振替伝票

振替伝票を作成する際の注意点

振替伝票の作成には、いくつか注意しなければならないことがあります。振替伝票を作成する際の主な注意点には、次のものがあります。

保管期間が法律で定められている

経理関係で作成した帳簿や書類には保存義務があり、保存期間も決まっています。振替伝票などの伝票も、一定期間の保存が法律で義務付けられています。

法人の場合は、法人税法で7年間(青色繰越欠損金がある場合は10年間)の保存が必要です。個人事業主の場合は、5年間から7年間の保存義務があります。また、税務調査などで税務署などの要望があれば、適宜、伝票を提示や提出しなければいけません。

そこで、日付順や伝票番号順などの順番で保存し、該当する伝票を見つけやすいようにしておく必要があります。

参照:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

参照:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

借方と貸方を完全に一致させる

振替伝票の借方と貸方の金額は、例外なく必ず一致させる必要があります。借方と貸方の金額が一致していないケースでは、計算間違いや記載漏れなどが起こっている可能性があります。

そのため、ダブルチェックを行い、一致しない状況を回避しやすい状況を作りましょう。記入した担当と、別の人がチェックすると良いです。

リストアップしやすいように整理する

総勘定元帳に転記するため、振替伝票を確認する機会は必ず発生します。また、税務調査などで伝票を確認しないといけないこともあります。

そこで、必要な情報を素早く見つけることができるように整理しておかなければいけません。会計ソフトや表計算ソフトなどを活用すると、簡単に整理・検索できて便利です。

振替伝票の作成方法別のメリット・デメリット比較

振替伝票の作成には、いくつかの方法があります。

振替伝票の作成方法を決める際には、作成方法別のメリット・デメリットを理解しておくことが重要です。

振替伝票の作成方法とそれぞれのメリット・デメリットは、次の通りです。

手書きによる作成表計算ソフト(エクセル)による作成会計ソフトによる作成
メリットパソコン作業が苦手な人でも取り組みやすい。・ペーパーレス化が図れ、紙の伝票が溜まらないため、整理や管理の手間が軽減される。
・パソコンにあらかじめインストールされていることがおおく、無料で作成できる。
・必要な時に振替伝票を作成して印刷することができるため、一般的に紙ベースでの保存が不要。紙の伝票が溜まらないため、整理や管理の手間が軽減される。
・入力された仕訳から伝票の作成や集計を自動で行うため、省力化や集計の間違いなどの人的ミスが起こりにくいです。
・伝票の内容を簡単に検索しやすい。
デメリット・紙の伝票が溜まると、ファイルに綴じるなどの作業が必要。
・振替伝票の内容を検索する際に、時間と手間がかかる。
・会計ソフトを利用する場合に比べて、財務諸表を作成する際に集計の手間と時間がかかる。
・取り扱い次第ではデータが消えてしまうおそれがある。
・数式を作成する必要がある。
ソフトの購入費用がかかる。

自社に合った方法で経理業務に必要な振替伝票を作成しよう

振替伝票とは会計上の取引を記録し、帳簿の作成を効率化するものです。振替伝票は基本、取引が発生した時に請求書や納品書、受領した領収書などを見ながら作成します。

振替伝票の作成には、手書きで作成する方法や表計算ソフト(エクセル)で作成する方法、会計ソフトを利用する方法があります。ただし、それぞれにメリットとデメリットがあります。振替伝票を作成する場合は、作成方法のメリットとデメリットを把握し、自社に合った方法を選ぶことが重要です。

振替伝票についてのQ&A

振替伝票についてのよくある質問をQ&Aでご紹介します。

Q1.振替伝票と伝票の違いは?

振替伝票と伝票の違いは、単称か総称かの違いです。入金伝票や出金伝票など、伝票には複数の種類があり、その中の1つに振替伝票があります。

伝票とは、お金の出納や取引の内容などを記したものになります。その内、振替伝票は現金以外の取引内容を記入したものです。

Q2.振替伝票の作成義務はない?

法人であっても個人事業主であっても、帳簿を備え付け、日々の取引で作成・受領した書類を保存する義務があります。帳簿とは総勘定元帳や仕訳帳などです。書類とは棚卸表や領収書などです。

振替伝票は、書類のひとつですが、必ず作成しないといけないものではありません。振替伝票を作成しなくても、領収書などから会計ソフトへの入力し、帳簿を作成できるのであれば、振替伝票は必要ありません。

ただし、複数人で経理を担当している場合など、振替伝票があった方が、作業の分担や管理がしやすいことも多いです。自社の体制に合わせて、振替伝票を作成するかどうか考えましょう。

参照:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

Q3.振替伝票と仕訳伝票の違いは?

仕訳伝票は、1伝票制を採用している場合の伝票の呼び方です。1伝票制とは、その名の通り、すべての取引を1つの伝票(仕訳伝票)を用いて記録する方法です。仕訳伝票には、現金を含めたすべての取引の仕訳を記載します。

実際には、振替伝票を使って記録しますが、現金の取引も記載する役割も持つため、仕訳伝票と呼んで区別しています。

年間の取引数が少ない場合などは、1伝票制を採用していることも多いです。

Q4.振替伝票はいつ作成しますか?

振替伝票の作成時期は、明確には決まっていません。ただし、取引が発生してすぐに振替伝票を作成しないと、振替伝票の作成漏れなどが起こる可能性が高くなります。

そのため、請求書を発行したり、領収書を受領したりして、取引が発生した時に振替伝票を作成するのが一般的です。

Q5.振替伝票と仕訳帳の違いは?

振替伝票と仕訳帳の違いは、「書類」と「帳簿」の違いです。振替伝票は、1つの取引について1枚作成する書類です。仕訳帳は、会社の1年間の取引すべてを日付順に記載した帳簿のことです。

仕訳帳は、振替伝票の内容を転記して作成するもののため、仕訳帳作成の基となるのが振替伝票といえます。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

監修 税理士 宮川 真一

税理士 宮川 真一さま

税理士法人みらいサクセスパートナーズ 代表 岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事し、税理士としてのキャリアは20年以上。 現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応を行っている。 また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事。 【保有資格】 税理士、CFP®

税理士法人みらいサクセスパートナーズ