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現金出納帳のテンプレート｜記載項目や作成方法の種類、よくある疑問

現金出納帳は現金の収入と支出を記録する帳簿のことです。現金出納帳を作成して現金の収支を把握できれば、経理業務の効率化につながるでしょう。
ただし、現金出納帳は法律で記録を義務付けられた帳簿ではないので、書式は自ら作成するか、インターネット上などからテンプレートを入手する必要があります。そのため、記載項目や作成方法をよく理解しておくことが大切です。

そこで本記事では、現金出納帳の基礎知識、記載項目と作成方法の種類、作成時のよくある疑問について解説します。
なお、このページから現金出納帳のテンプレート書式を無料ダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

現金出納帳の基礎知識

現金出納帳は会計帳簿の1つです。

会計帳簿とは企業が事業活動において発生する取引やお金の流れを記録する書類のことです。 決算書作成の基礎となり、税務申告の際にも使用するため、日々の資産状況の変化を正確に記録する必要があります。

会計帳簿は主要簿と補助簿の2種類があり、違いは以下の通りです。

・主要簿：企業の財政状況を把握するために必要な取引を記録する帳簿。

・補助簿：主要簿に記録された取引をさらに詳細に記録する帳簿。

現金出納帳は補助簿に該当するので、主要簿ほどの重要性はありませんが、記帳しておけば経営状況をより正確に把握できるでしょう。

現金出納帳とは？

現金出納帳とは、現金を管理するための帳簿で、金銭出納帳と呼ぶこともあります。現金の入金や出金があるたびに取引内容を記録し、主に会計管理や税務対策として活用します。
現金出納帳は経理や税務において大きな役割を果たすため、現金取引が多い企業では重要な書類といえます。

なお、現金出納帳と名称が似ている帳簿として「小口現金出納帳」「預金出納帳」の2つがあるので、現金出納帳との違いを理解しておくようにしましょう。

・小口現金出納帳：小口現金という日々の業務で発生する少額の経費を支払うために、会社が手元に置いておく現金を出入りを記録する帳簿。

・預金出納帳：企業が保有する預金口座の入出金を記録する帳簿。

現金出納帳の目的

現金出納帳の目的は、お金の流れを可視化することです。

何にお金を使っているか、どのような収入があるかを把握できるので、出金管理が整備され、経理業務の円滑化につながります。
特に現金取引が多い事業者ほど、現金出納帳の重要性は高いといえるでしょう。

また、現金の状況が把握できるため、不正を防止するためにも現金出納帳は重要な役割を果たします。
たとえば社員による横領など、万一の場合に備えることも現金出納帳を作成する目的の一つです。

現金出納帳の記載項目と作成方法

現金出納帳は法律で定められた書式がないので、記載項目と作成方法を把握することが大切です。
以下に現金出納帳の書き方をわかりやすく解説するので、参考にしてください。

現金出納帳の主な記載項目

現金出納帳には以下、6つの記載項目があります。

①日付

現金の収入や支出が発生した日を記入します。
同じ日に収入や支出があった場合は、ひとまとめにせず、それぞれ別の欄に記載するようにしてください。

②勘定科目

取引内容を分類し、記録するための科目のことをいいます。
項目は、仕入、地代家賃、水道光熱費、福利厚生費、修繕費などさまざまです。

➂摘要

現金の収入や支出の内容や相手先を簡潔に記述します。

具体的に収入の名称、購入したものの種類や個数、入金した銀行名などを記載するようにしましょう。

④入金額（収入）

現金の受け取りがあった場合に記入します。

⑤出金額（支出）

現金の支払いがあった場合に記入します。

⑥残高

その日の終わりにおける現金の残り額を記入します。

現金出納帳を作成する主な方法

現金出納表を作成する主な方法として、手書き、表計算ソフト、会計ソフトの3種類があげられます。
以下にそれぞれの作成方法を解説します。

手書きで作成する

専用のノートなどに記入して作成する方法です。

もっともシンプルな方法であり、ノートと筆記用具があればできるので、コストがかからないメリットがあります。
しかし、手書きの場合、計算ミスの手直しに手間がかかるうえ、作成に多くの時間もかかるでしょう。

表計算ソフトで作成する

表計算ソフトを利用して自分でフォーマットを作成する方法です。インターネット上で多くのテンプレートやひな形が公開されており、ダウンロードして利用できれば新規に作成する必要はありません。
また、テンプレートの入手後、自分で使いやすいように加工しても良いでしょう。

ビジネスパーソンは表計算ソフトの操作方法に慣れていることが多いので、受け入れやすい方法といえます。
ただし、バックアップを取らないとデータが失われるリスクがあるため、対策する必要があります。

会計ソフトで作成する

PCやスマートフォンに対応した会計ソフトを利用する方法です。ソフトの操作手順に従って入力するだけで現金出納帳を作成できます。

自動計算やデータ保存などの機能が充実しているので、表計算ソフトを利用するよりも、さらに効率的に作成でき、初心者でも活用しやすいでしょう。

電子データとして保存できるうえ、紙に印刷することも可能です。ただし、会計ソフトの導入コストがかかるため、費用対効果を考えて検討しなければなりません。

現金出納帳の作成時のよくある疑問

実際に現金出納表を作成していると「こんなときどうすれば良いのか？」と疑問を持つケースもあるでしょう。

以下によくある疑問とその回答を紹介します。

残高が合わないときはどう処理する？

残高が一致しない場合は、現金過不足という勘定科目で調整します。
そのうえで、現金出納帳に記載した取引内容などから残高が一致しない原因を調査する必要があります。

もし調査して原因がわかった場合、記載内容を修正しましょう。
一方、調査しても原因がわからない場合、決算時に雑損失か雑収入に振り替えることで処理します。

訂正する方法は？

手書きで現金出納帳を作成していて記載にミスがあった場合は、間違えた箇所に二重線を引いて訂正します。
ミスした箇所だけ訂正する方法が一般的ですが、ミスのある行全体に二重線を引いて訂正する方法もあります。
会社によっては二重線の上に訂正印を押すケースもあるので、会社のルールを把握しておきましょう。

消費税の記載方法は？

消費税は相手方の勘定科目の元帳に税率を記載し、出納帳には記載しないのが通例です。

領収書やレシートはどう扱う？

電子帳簿保存法の要件に則り、現金出納帳に記載した取引の証拠となる領収書やレシート、納品書などは、保管しておく必要があります。領収書に管理番号を割り振るか、日付順に並べるなど管理方法を統一すると良いでしょう。

また、領収書やレシートなどをスキャンし、PDFなど電子データとして保存しておくと管理上便利なのでおすすめです。

まとめ

現金出納帳は企業が経理や税金対策をするうえで必要不可欠な帳簿です。また、不正の防止にもつながるので、記載項目や作成方法はしっかりと理解しておきましょう。

テンプレートは本ページからダウンロード可能なので有効活用してください。
なお、作り方をよく理解したうえで、管理表を自分の利用しやすいように加工するのもおすすめです。ぜひ現金出納表を活用して、経理業務の効率化を実現しましょう。