受領書と領収書は何が違う?書き方や注意点、テンプレートを紹介

受領書と領収書は何が違う?書き方や注意点、テンプレートを紹介

ビジネスではさまざまな書類をやり取りしますが、物品を受け取ったタイミングで発行する「受領書」もその一つです。ここでは受領書の目的や役割、領収書との違い、保管期間といった取り扱いの注意点について詳しく解説します。受領書について、正しい知識を身に付けましょう。

受領書とは?

受領書とは、サービスや商品を受け取った時点で「確かに受け取った」旨を証明するために発行する書類です。まずは、受領書の目的や役割について確認していきましょう。

目的や役割

受領書は商品を発送した受注者に対し、発注者が無事に受け取ったことを知らせる書類です。法的に発行する義務はありませんが、取引の実在性を証明する書類になります。そのため、受領書があると受注者側は安心して取引を進められるでしょう。

なお、受領書はあくまで「物品の受け渡しが完了した」ことを証明する書類です。「注文通りの物が届いた」ことまでは担保していないので注意しましょう。発注者側は物品を受領した後に不良品がないか等の検収作業を行い、問題がなければ請求書に基づいて支払います。

発行タイミング

基本的に、受領書は物品を受け取ってすぐに発行します。付き合いの長い会社間であれば、電話で受領したことを通知する場合があるかもしれません。しかし、「受け取った、受け取っていない」といったトラブルを回避するため、受領書を発行する方が双方にとって安心です。

領収書との違い

受領書と領収書はどちらも「受け取った」ことの証明として発行する書類ですが、受け取った対象が異なります。受領書は注文した商品を受け取ったときに発行しますが、領収書は商品の代金を受け取ったときに発行するものです。領収書は代金の受け渡しを証明する書類で、経費の計上に欠かせない書類となります。なお、受取金額が5万円を超える場合は収入印紙の貼り付けが必要です。

取引が行われるときに発行するさまざまな書類を「証憑(しょうひょう)」と呼びます。受領書と混同しやすい証憑としては、納品書や検収書が挙げられるでしょう。納品書は、納品時にその内容を記載する書類です。発注者は納品書を見ながら受け取った商品に不備がないか確認し、問題なければ検収書を送付します。

証憑書類は複数ありますが、発注者と受注者のどちらが発行する書類なのか理解しておきましょう。商品発送後に取り交わす主な書類は、下記を参考にしてください。

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また、証憑については下記で詳しくご説明しています。

経理プラス:証憑って何?基本から具体的な運用方法まで解説

受領書の記載事項

受領書の書式は企業によって多様ですが、必要な記載事項は下記の通りです。

発行者:発行する企業側の会社名、住所、連絡先、担当者などを記載します。
取引先名:取引先の企業名、担当部署などを記載します。
発行日:受領書の作成日を記載します。基本的には納品後すぐに発行します。
明細:受領した商品の名称、数量などを記載します。通常、金額の記入は不要です。

その他、必要に応じて項目を追加します。

受領書のテンプレートが必要な方は、下記から2種類ダウンロードできますのでご活用ください。

経理プラス:受領書テンプレート

経理プラス:物品受領書テンプレート

受領書の注意点

受注者は、受領書を受け取った後に請求書を発行します。取引をスムーズに進めるため、納品後はなるべく早く発行しましょう。なお、受領書はPDFファイルをメール送付しても問題はありません。

受領書を受け取る側の注意点としては、保管期間が挙げられます。受領書の保管期間について法律上の取り決めはありません。保管期間は任意ですが、少なくとも該当する取引の請求書を発行し、代金を受領するまでは手元に保管するのが良いでしょう。取引のトラブルが発生した場合、あるいは税務調査で実在性の証拠として有効な書類となりますので、領収書などと一緒に保管しておくと安心です。その場合、保管期間は法人で7年間になります。

取引の証憑をすべて紙で保存しようとすると、かなり手間がかかりますし保管するスペースも必要です。事前に税務署へ届け出を行い、機器の解像度といった要件を満たせば電子データでの保存が認められています。スキャナ保存に対応しているシステムがありますので、取引が増えてきたら検討すると良いでしょう。

受領書を紛失した場合の対応

万一、受領書を紛失してしまい、社内ルールでどうしても必要な場合は取引先に再発行の依頼することになります。しかし、必ずしも応じてもらえるとは限りません。1つの取引に対し2枚の正式な受領書を発行することは、2回商品を受け取った意味になってしまいトラブルになりかねないからです。

取引先に負担をかけてしまいますので、メールでのやり取りで代替できないかなど経理に相談してみましょう。また、やむを得ず再度発行する場合は、再発行のスタンプを押しておくようにしてください。書類の紛失は信用にかかわりますので、会社のルールに則ってきちんと保管することが大切です。

まとめ

受領書の目的や役割、記載する項目などについて解説しました。受領書は発行義務があるわけではありませんが、円滑に取引を進めるために役立つ書類です。信頼関係を構築するためにも、納品後は受領書を発行するようにしましょう。

経理プラス:電子請求書発行システムの3つのメリットとおすすめのシステム!支払明細・納品書などをまとめて電子化

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 柴藤 唯人

大手製造業(鉄鋼メーカー)の経理財務担当として勤務。財務系は固定資産管理、棚卸資産管理、一般会計を担当。また、原価系は原価計算、月次、半期予算、中期計画、コスト分析、損益分析を経験する。管理職昇進後は会計実務からは離れて、公認会計士対応や内部統制、原価は全体のコスト総括や損益総括を担当。工場だけではなく営業へも情報を提供するなど、販売戦略にもかかわる。日商簿記1・2級保有。