WEB帳票発行システムの3つのメリットとおすすめのシステム!支払明細・納品書などをまとめて電子化

請求書や支払明細といった帳票の発行業務について、手間と感じている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。しかし、この帳票発行をWEB上で簡単にできるシステムがあることはあまり知られていません。

実際に、経理プラスが現職の経理担当者777名に行った調査では、請求書や納品書、支払明細などをWEB上で作成・発行が出来ることについて、「知っていた」と答えた人は57.7%にとどまり、残りの約40%が「知らなかった」と回答しています。

Q. 請求書や納品書、支払明細などをWEB上で作成・発行が出来ると知っていましたか

グラフ1
そこで本日は、帳票をWEB上で発行する「WEB帳票発行システム」を使用した際のメリットをご紹介いたします。

 

まずは基本から、WEB帳票発行システムとは?

まずは、WEB帳票発行システムについて理解していきましょう。

WEB帳票発行システムとは、エクセルなどで作成した帳票の元となるデータをシステムに取り込むだけで、請求書や支払明細といった帳票を作成し、発行先のマイページ上に公開をしてくれるシステムです。

クレジットカードや携帯電話の明細をインターネット上で確認されている方も多いかと思いますが、それと同じイメージを持っていただくと分かりやすいかと思います。

サービスによって異なりますが、請求書をはじめ、支払明細、納品書、給与明細、発注書…など発行できる帳票は多岐にわたります。

冒頭と同様の調査にて、経理担当者がWEBで発行したいと思う帳票について質問をした結果が下記ですが、WEB帳票発行システムであれば自社で必要な帳票を簡単に発行することが出来ます。

Q:WEBで発行したいと思う帳票はなんですか?(複数回答)

グラフ4
請求書や支払明細ならば取引先へ、給与明細ならば社員へ、と発行先を変えるだけなのでいくつもシステムを導入する必要がありません。

 

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WEB帳票発行システムで帳票を発行するメリット

システムの概要を理解したところで、実際の活用メリットを見ていきましょう。
主なメリットは下記の3つです。

  • 帳票発行の手間が削減される
  • コスト削減が出来る
  • 相手にすぐ届く

帳票発行の手間が削減される

帳票をWEB上で発行・発行先へ公開するため、帳票を印刷して封入し、郵送手配をするといった作業がなくなります。

コスト削減が出来る

郵送費、封筒代、紙代、印刷代などの資材費がなくなるため、コストの削減が出来ます。

相手にすぐ届く

WEB上で公開後、すぐ発行先が帳票を確認できるようになるため、郵送でかかっていた数日分のタイムラグがなくなります。また、再発行が必要になった際も、データを差し替えるだけですぐ発行・確認が出来ます。

 

おすすめのWEB帳票発行システムは?

最後に、実際のWEB帳票発行システムをご紹介いたします。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

経理プラスを運営する株式会社ラクスが提供しているシステムです。
「楽楽明細」は前述で上げたWEB帳票発行システムのメリットはもちろん、下記のようなメリットも持ち合わせています。

・必要な帳票のレイアウトが柔軟にできる

「楽楽明細」では、現状運用している帳票のレイアウトをほぼそのままWEB上で再現することが出来ます。システムが設定しているレイアウトに合わせる必要がないので、スムーズにWEB発行への移行が進みます。請求書、支払明細書、納品書、給与明細などあらゆる帳票に対応が可能です。

・郵送代行にも対応

「楽楽明細」は、郵送代行サービスにも対応しています。WEBでの帳票発行は広く受け入れられてきていますが、中にはどうしても郵送で帳票を受取りたい、という相手も出てくるかもしれません。その際に、「楽楽明細」の郵送代行機能を使えば、個別に郵送対応をする必要がなく、簡単な操作で郵送処理をすることが出来ます。

WEB帳票発行システム:楽楽明細

まとめ

上記で紹介した「楽楽明細」の他にも、WEB帳票発行システムは各社よりリリースされていますので、自社の要件に見合ったシステムを検討してみてください。
WEB問合せで資料請求し、各社の比較をしてみてもいいかもしれませんね。

皆さんさまざまな帳票を発行されていると思いますが、是非システムを使って業務効率化を図ってみてください。

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

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