【図解】領収書の書き方とは?知らないとマズいルールや注意点を解説

【図解】領収書の書き方とは?知らないとマズいルールや注意点を解説

領収書とは、「商品やサービスに対してお金の支払いがあった事」を証明する書類のことです。普段はあまり気にせず受け取ったり発行したりしていますが、経費の精算や税金の計算、税務調査の際は売上高や経費の証拠書類として有効となる重要な書類です。今回は、領収書の書き方やルール、注意点といた基礎知識について解説します。

領収書とは

領収書は、お金の受け渡しを証明する書類です。モノやサービスを購入したときは相手から領収書をもらい、反対に販売し代金を受けたときは領収書を発行します。

【モノやサービスを購入したケース(領収書をもらう)】

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【モノやサービスを販売したケース(領収書を発行する)】

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会社の備品購入費や出張旅費の精算には、必ず領収書を経理へ提出しなくてはいけません。領収書がないと会社は経費に計上できず、その分だけ多くの税金を支払うことになるのです。また、支払ったこと忘れて二重に払ってしまうといったミスを防ぐ役割もあります。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、税法で以下のように定められています。税の申告や税務調査が終わっても捨てないよう注意しましょう。

  • 個人事業の場合:保存期間5年間
  • 法人の場合:保存期間7年間(赤字事業年度は10年間)

税務署に届け出を行えば、領収書のスキャナ保存が認められています。紙ベースの保存は場所をとりますので、スキャナ保存対応のシステムを導入すると良いでしょう。なお、その場合でも保存期間は変わりません。

経理プラス:電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?スキャナ保存要件と改正点を解説

レシートは領収書にならない?

税法上は、レシートも領収書として通用します。通常、レシートには宛名の記載やお店のハンコ、領収書といった印字がされていませんが、有効性に問題はありません。取引の相手や購入した品名、日時、取引金額などが詳しく記載されるレシートの方が、むしろ手書きの領収書よりも証拠能力は高いと言えるでしょう。

なお、手書きの領収書を依頼する場合、レシートは渡さず回収するお店も少なくありません。これは、領収書とレシートの両方を渡してしまうと、相手先で経費の二重計上の懸念があるためです。お店側は、領収書の控えにレシートを貼り付けるなどして二重発行を防止しているのです。

領収書の書き方

基本的な領収書の書き方についてご説明します。

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①宛名(領収書をもらう側の名前)
代金を支払った人や会社の名前を記載。略称は使わず、正式名称を記入します。

②管理番号
領収書を管理するため、事前に連番を記載しておきます。書き損じが生じた場合は廃棄せず保管しましょう。

③発行年月日
代金の受け渡しが行われた日付を記入します。和暦・西暦どちらでもかいませんが、年から記入しましょう。

④金額
基本的には税込金額(総額)を記入します。金額の改ざん防止のため、先頭に¥マーク、金額末尾にーや※、数字3桁ごとに,(カンマ)を記入します。後から数字を付け加えられないよう数字は詰めて記入しましょう。

⑤但し書き
何に対しての支払いかをなるべく具体的に記入します。ただし領収書のスペースは限られていますので、「****代として」と記入するのが一般的です。例としては、書籍代、パソコン代、飲食代、事務用品費代、商品券10枚など。複数の商品がある場合は、代表の商品名を記入し「***(商品名)他」としても良いでしょう。「お品代」といった曖昧な表現は避けるようにしてください。

⑥収入印紙
領収書の金額が5万円以上の場合、収入印紙を貼り付けます。その際、収入印紙にかかるよう押印しますが、これは消印(けしいん)と呼ばれるものです。なお、貼り付ける収入印紙の金額は取引金額によって定められています。

⑦発行者
領収書を発行した側の住所、企業名や個人名、連絡先などを記入します。必須ではありませんが、社印や個人印を押印するのが無難です。

⑧内訳
金額は現行では合計金額の税抜、税込表記などで問題ございませんが、インボイス制度に対応するためには税率8%と10%のそれぞれで合計金額を記載する必要があります。

⑨登録番号
インボイス制度に対応するためには適格請求書発行事業者であることを表す登録番号を記載する必要があります。ローマ字「T」と13ケタの法人番号が登録番号になります。登録番号は税務署で申請する必要があるため詳しくは国税庁サイトをご確認ください。参考:国税庁 特集 インボイス制度

領収書のテンプレートを下記よりダウンロードできます。簡易なタイプと詳細を記入するタイプがありますので、取引にあったテンプレートをご使用ください。

経理プラス:領収書(二分割、二枚綴りタイプ)
経理プラス:領収書(A4タイプ)

領収書の注意点

領収書に関連する主な注意点について解説します。収入印紙の不備や領収書の改ざんといったトラブルにならないよう、しっかりとした知識を身につけておきましょう。

収入印紙の基礎知識

印紙税は、経済的な取引に使用する文書に対して課税されます。領収書や契約書は印紙税の課税文書に該当するものです。納付者はあらかじめ収入印紙を購入し、領収書の金額が5万円を超える場合に貼り付け、消印をすることで税金を支払ったことになります。対応表は下記の通りです。

領収書の金額収入印紙の金額
5万円未満非課税
5万円以上 100万円以下200円
100万円超 200万円以下400円
200万円超 300万円以下600円
300万円超 500万円以下1,000円

収入印紙は郵便局や役所、コンビニエンスストアなどで購入できます。なお、収入印紙を貼り忘れた領収書でも有効性に問題はありません。印紙税の納付義務は領収書の作成者側にあるので、受け取った側には関係がないのです。

印紙の貼り忘れは「過怠税」が課せられ、元の印紙税額の3倍を納めることになりますので注意しましょう。収入印紙について、より詳しい説明は下記を参考にしてください。

経理プラス:領収書に貼る収入印紙はいくら?金額や種類、購入方法を解説

上様は問題ない?

領収書の宛名で「上様」という書き方があります。これは、会社名の書き間違いなどを避けるため昔から使われている方法です。「上様」と記載された領収書が、必ずしも税務署に認められないわけではありません。しかし、本当に会社として使ったかどうか判断が難しくなりますので、基本的に宛名は正式な会社名で記入してもらいましょう。なお、社内ルールとして「上様」が宛名の領収書を認めていない場合がありますので、事前に確認をしておきましょう。

不正防止について

取引の証拠として有効な領収書ですが、経費の水増しといった不正行為に使われることがあります。領収書に関連する不正行為と防止についてご紹介しましょう。

接待や会社の備品を購入した際に、かかった経費よりも多く会社へ請求し、差額を自分の懐に入れてしまうことが考えられます。たとえば3,000円の領収書を13,000円にして精算することで、1万円多く申請者が受け取るなど。当然、これは会社に対する詐欺、横領、背任といった違法行為にあたります。こういった金額の書き換えができないよう、領収書の金額の先頭には「¥」、末尾には「―」「金也」「※」を入れて数字を書き足せないようにしましょう。

税務調査では領収書の筆跡もチェックされます。違うお店なのに同じ筆跡があった場合は、会社の経理処理全体に疑問を持たれてしまうでしょう。そのため、領収書は必ず相手先に記入してもらってください。

経理プラス:なぜ経費精算の不正は起こるのか 原因と不正を防ぐ方法

相殺領収書の書き方

会社間の取引では商品の受け渡しの都度現金をやり取りするのではなく、「月末〆の翌月末払い」など支払い期限を決めていることが少なくありません。その際、たとえば相手方に売上金10万円を請求する権利(債権)と3万円を支払う義務(債務)があった場合、事前に双方で合意しておけば債権と債務を相殺することができます。上記では3万円の債権と債務は消滅し、7万円の債権が残ることになります。

相殺領収書は、相殺処理を行ったときに発行します。発行する義務はありませんが、相殺した証拠として残すことで、二重払いや二重請求を防ぐのに役立つでしょう。相殺領収書は金銭の授受を証明する書類ではないので、印紙税の課税文書には当たらず印紙は不要です。

まとめ

領収書の基礎知識や書き方、注意点などについて解説しました。領収書は税務調査でチェックされる重要な書類です。あらかじめ、ルールや注意点をしっかり理解しておきましょう。

経理プラス:税務調査は突然来る!調査の流れと注意点、対応方法を解説

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著者 柴藤 唯人

大手製造業(鉄鋼メーカー)の経理財務担当として勤務。財務系は固定資産管理、棚卸資産管理、一般会計を担当。また、原価系は原価計算、月次、半期予算、中期計画、コスト分析、損益分析を経験する。管理職昇進後は会計実務からは離れて、公認会計士対応や内部統制、原価は全体のコスト総括や損益総括を担当。工場だけではなく営業へも情報を提供するなど、販売戦略にもかかわる。日商簿記1・2級保有。