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【無料テンプレートあり】現金出納帳をエクセルで作る方法

出納帳は、現金や預金を管理するために作成する帳簿です。取引内容を細かく記録できる一方で、記帳の手間がかかる、既存のフォーマットが使いづらいとお悩みではありませんか。

本記事では、多くのビジネスパーソンが使い慣れているエクセルで、出納帳を作成する方法や注意点を紹介します。無料でダウンロードできる現金出納帳テンプレートも、ぜひご活用ください。

現金出納帳の無料テンプレート

現金出納帳の無料テンプレートは以下のリンクからダウンロードできます。個人・法人を問わずご利用いただける形式のため、ぜひご活用ください。

出納帳とは？

出納帳とは、主に現金や預金の出入りを管理するための帳簿です。以下では、出納帳の役割や重要性についてみていきましょう。

現金・預金の入出金を管理する

出納帳とは、現金や預金の入出金を管理する帳簿です。管理する資産の種類に合わせて「現金出納帳」「小口現金出納帳」「預金出納帳」などを作成します。

出納帳を使って現金や預金を管理すれば、日々の取引内容を整理して把握できます。さらに、帳簿の残高と実際の残高を照合することで、正確な資金管理が可能です。 

資金を効率よく確実に管理するとともに、経営判断に必要な情報を整理することも、出納帳を作成する理由の1つです。

経理プラス：小口現金出納帳と現金出納帳の違いとは？記載方法やテンプレートを紹介

作成によってお金の流れが明瞭になる

出納帳を作成することで、お金の流れを明確にとらえられます。取引の細かい内容や差引残高についても、知りたいときにすぐに把握できます。

出納帳を作成するなかで、現金や預金に不自然な動きがあれば、帳簿上の差引残高と実際の残高は合致しません。そのため、横領の防止にも有効です。数か月後の見通しを立て、安全な資金繰りの計画を立てるためにも、出納帳は役立ちます。

出納帳に記録された情報は仕訳帳を経て、最終的に総勘定元帳に転記されます。企業の財務状況を正確に決算書類へ反映するためにも、出納帳の正確な記録が重要です。

決算書類は、資金の流れを含む企業の経営状態を明確に示すものであり、取引先や投資家、金融機関からの信頼を得るために重要な役割を果たします。そのため、出納帳を活用して、正確な情報を記録する必要があります。

現金出納帳を作成する手段

ここからは、出納帳のうちよく使われる現金出納帳について解説します。

現金出納帳を作成する手段は、手書き、表計算ソフト、会計ソフトの3つに大別できます。企業の規模やニーズに合わせて、適切な作成の手段を選択しましょう。

手書き

専用のノートや帳簿に手書きで記入する方法です。ノートと筆記用具があればすぐに始められるシンプルな方法であるため、コストがかかりません。

一方で、手書きの場合は記入や計算のミスが発生しやすく、修正に手間がかかることがあります。作成に時間がかかり、効率性に欠ける点もデメリットの1つといえます。

エクセルなどの表計算ソフト

エクセルなどの表計算ソフトで現金出納帳を作成する方法です。表計算ソフトは、多くのビジネスパーソンが使い慣れているツールであるため、採り入れやすい方法といえるでしょう。

エクセルで作成された出納帳のテンプレートやひな形をインターネット上でダウンロードすることで、気軽に利用できます。

エクセルの出納帳であれば、自分の業務に合わせてテンプレートを調整することも可能です。

ただし、データのバックアップを怠るとデータが失われるリスクがあるため、注意が必要です。

会計ソフト

会計ソフトを利用して現金出納帳を作成する方法です。

会計ソフトの操作手順に従って入力するだけで、自動的に現金出納帳を作成できます。表計算ソフトよりも効率的に作成できるため、初心者でも簡単に使用可能です。

ただし、会計ソフトの導入にはコストがかかるため、費用対効果を考慮する必要があります。

現金出納帳をエクセルで作る方法

日頃エクセルを使い慣れている方は、現金出納帳をエクセルで管理したいと考えるかもしれません。会計ソフトを導入していない場合でも、エクセルを使えば手軽に現金出納帳を作成できます。さらに、フォーマットを調整することで使いやすさが向上します。

以下では、エクセルで現金出納帳を作成する方法をみていきましょう。

1.項目を入力する

まずはエクセルシートの1行目に、現金出納帳の記載項目を入力します。現金出納帳の主な入力項目は次のとおりです。

• 日付
• 入金額
• 出金額
• 勘定科目
• 摘要（取引内容）
• 差引残高

入金額と出金額には、勘定科目を補助項目として設定することで、入出金の大まかな内容が分かりやすい現金出納帳を作れます。

それぞれの項目については、後ほど詳しく解説します。

2.罫線で区切る

項目を入力したら、罫線を引いて表の形式に整えます。

見やすさや使いやすさを考えて、線の太さや種類、セルの色を整えてもよいでしょう。こうした細かな調整ができることは、現金出納帳をエクセルで作成するメリットの1つです。

3.数式を入力する

現金出納帳の差引残高を自動で計算する数式を入力します。

2行目の差引残高のセルには、月初の残高を直接入力します。3行目以下の差引残高のセルには、数字が自動で計算されるように数式を入力しておくと便利です。

たとえば、月初残高を入力したセルがE2、3行目の入金金額のセルがC3、出金金額のセルがD3である場合、E3には「=E2＋C3-D3」という数式を入力しましょう。

	A	B	C	D	E
1
2					月初残高
3			入金金額	出金金額	=E2+C3-D3

なお、E3以下のセルに数式を設定するには、同様の数式をコピーする「オートフィル」機能が便利です。

まずは、コピーしたいセルをクリックし、マウスポインターをセルの右下の角に合わせます。マウスポインターの形が「＋」になったら、ドラッグして下に引き延ばすことで、簡単に数式をコピーできます。

4.実際の数値を入力する

現金出納帳に実際の取引内容を入力します。差引残高は、あらかじめ数式を入力しているため自動で計算されます。取引の内容が分かるよう、摘要は簡潔にまとめましょう。

現金出納帳の主な記載項目

現金出納帳には、法律で定められた書式がありません。そのため、必要に応じて適切に記載項目を設定できます。

以下では、現金出納帳の基本的な記載項目について説明します。

日付

収入や支出の発生に伴い、実際に現金が動いた日付を記載します。

同じ日に複数の取引があった場合は、1行にまとめず、取引ごとに別々の行を使います。その場合には、その日の取引の1行目に日付を記載したら、2行目以降の日付を省略することもあります。

金額

税込の入出金額を記載します。現金が入ってきた場合は「収入」、出ていった場合は「支出」の列に記載しましょう。

同じ日に複数の取引があった場合でも、合算や相殺はせず、それぞれの金額を記載します。1つの取引につき、1行を使いましょう。

勘定科目

取引内容に応じた勘定科目を記載します。「収入明細」「支出明細」の補助項目として、あらかじめ勘定科目の欄を設けておく場合と、取引ごとに適切な勘定科目を都度記載する場合があります。

エクセルで現金出納帳を作成する場合は、使いやすい方式にフォーマットを調整しましょう。

摘要（取引内容）

摘要欄には、取引の内容や相手について簡潔に記載します。たとえば、何をいくつどこから購入したのか、どの取引先から何の売上が入金されたかなどです。摘要欄の記載内容や順番を統一すると、後から楽に見返せます。

誰が見ても分かるように記載することを心がけましょう。

差引残高

取引後の現金の差引残高を記載します。なお、エクセルで数式を使って自動計算できる場合は、改めての記載は不要です。

差引残高は1日の合計ではなく、取引ごとに計算しましょう。計算や入力・記載のミスがあった場合に、1日の取引が多いと原因をつかむのが大変です。細かく計算することで、ミスを防止して正確に記帳することにつながります。

現金出納帳の差引残高を計算したら、実際の残高と照合して金額にズレがないか確認しなければなりません。もし差引残高と実際の残高が異なる場合は、記載し忘れている取引はないか、計算ミスはないかなどを確認しましょう。

エクセルで現金出納帳を作成するメリット

エクセルで現金出納帳を作成する主なメリットは、次のとおりです。

• カスタマイズしやすい
• コストがかからない
• データの共有や移行がしやすい

それぞれのメリットを、以下で詳しくみていきましょう。

カスタマイズしやすい

エクセル形式の現金出納帳であれば、利用しやすいようにカスタマイズが可能です。

たとえば、よく使う勘定科目をフォーマットに記載したり、使いやすさに応じて項目の幅や色などを変更したりできます。自社に合わせた現金出納帳を作成できる点は大きなメリットです。

現金出納帳の作成機能をもつ会計ソフトもありますが、出納帳のデザイン変更は難しいことが一般的です。独自のルールに沿って出納帳を作成したい場合や、使いやすさを重視する場合は、エクセルで現金出納帳を作成することをおすすめします。

コストがかからない

パソコンにもともとエクセルがインストールされていれば、追加費用をかけることなく現金出納帳を作成できます。

帳簿作成ソフトや会計ソフトを新たに導入する際には、費用がかかります。複数のユーザーが使う場合や複数の端末で使用する場合には、その分追加費用がかかることも少なくありません。

エクセルで現金出納帳を自作すれば、こうした費用は不要です。コストを抑えながら、使いやすい現金出納帳を作りたい場合は、エクセルの活用を検討しましょう。

データの共有や移行がしやすい

データを扱いやすい点も、現金出納帳をエクセルで作成するメリットです。

エクセルはパソコンのOSやバージョンを問わず共通の仕様で使える場合が多く、メールやチャットなどにも添付できます。そのため、社内で共有したり、税理士や公認会計士にデータを送信したりする際も簡単です。

パソコンの買い替えや増設をする場合でも、データの移行がスムーズにできます。

現金出納帳で使う主な勘定科目

現金出納帳を作成するためには、勘定科目について理解しておく必要があります。以下では、現金出納帳でよく使われる勘定科目を、収入に関するものと支出に関するものに分けて紹介します。

収入に関する勘定科目

収入に関する主な勘定科目は、次のとおりです。

勘定科目	内容
売上高	商品やサービスを提供した際に受け取る代金
売掛金	商品やサービスを掛け取引で売り上げた、未回収の代金
雑収入	本業以外で得られる少額の収入 例：鉄くずの売却代金・手数料収入など
仮受金	内容の確認に時間を要するもの

支出に関する勘定科目

支出に関する主な勘定科目は、次のとおりです。

勘定科目	内容
給料手当	従業員に支払う給与や手当
福利厚生費	従業員の福利厚生のために支出される費用 例：残業時の食事代・社員旅行の費用など
仕入高	商品や原材料の仕入れにかかった費用
消耗品費	短期間で消費される物品を購入する際の支出 例：掃除道具・トイレットペーパーなど
事務用品費	オフィスで使用する事務用品を購入する際の支出 例：コピー用紙・ファイル・筆記用具など
車両費	車両の維持や運用に関わる費用 例：ガソリン代・車両のメンテナンス費用・駐車場代など
修繕費	建物や設備、機械などの修理やメンテナンスにかかる費用
旅費交通費	業務上必要な移動にかかる交通費・宿泊費 例：出張旅費・取引先訪問にかかる電車代など
地代家賃	土地や建物を借りる際の費用 例：賃貸の事務所・店舗・倉庫など
通信費	通信にかかる費用 例：固定電話料金・携帯電話料金・インターネット接続費用など
保険料	企業が加入している保険に対して支払う保険料 例：火災保険・車両保険など
租税公課	企業が納付する税金や公的な負担金 例：固定資産税・自動車税・切手代など
水道光熱費	企業が使用する水道・電気・ガスなどにかかる費用
接待交際費	取引先との関係を維持・強化するための費用 例：会食費・贈答品代など
支払手数料	金融機関や決済代行業者などに対して支払う費用 例：振込手数料・決済手数料など
広告宣伝費	商品・サービスの宣伝にかかる費用 例：新聞広告の出稿料・チラシの印刷費・WEBマーケティング費用など

勘定科目については、以下の記事も参考にしてください。

経理プラス：勘定科目の一覧と具体的な仕訳例｜方法や注意点を解説

現金出納帳の記載例

以下では、現金出納帳を実際にどのように記載するのかイメージできるように、例を挙げて解説します。

収入の場合

現金が入ってきた場合の現金出納帳の記載例を、次の例でみていきましょう。

【例1】

7月15日、A商店から6月分の売掛金150,000円を現金で受け取った。

月	日	摘要	収入明細				…	差引残高
			売上	売掛金	雑収入	収入計
								300,000
7	15	A商店6月分		150,000		150,000		450,000

入金の内訳は6月分の売掛金であるため、金額の150,000円を「売掛金」の欄に記載します。摘要には、「どこに売り上げたのか」「いつの売上なのか」が分かるように、簡潔に記載しましょう。

「収入明細」の右端の「収入計」も記載し、差引残高を計算します。直前の差引残高は300,000円のため、今回入金の150,000円を加えると450,000円となります。なお、エクセルの現金出納帳の場合は、差引残高のセルに数式を設定しておくと自動計算され、手計算の必要がありません。

支出の場合

【例1】のあとに支出があった場合の現金出納帳の記載例を、次の例でみていきましょう。

【例2】7月16日、店舗Bにてコピー用紙を購入し、代金5,000円を現金で支払った。

月	日	摘要	…	支出明細					差引残高
				仕入	外注費	…	消耗品費	支出計
									300,000
7	15	A商店6月分							450,000
7	16	コピー用紙					5,000	5,000	445,000

ここではコピー用紙の代金5,000円を「消耗品費」として記載します。会社によっては「事務用品費」「雑費」などの勘定科目を使う場合もあります。自社の仕訳のルールに沿った勘定科目を使いましょう。

「支出明細」の右端の「支出計」も記載し、直前の差引残高から5,000円を引いて差引残高を計算します。収入の場合は、直前の差引残高に取引金額をプラスしますが、支出の場合はマイナスすることに注意しましょう。

現金出納帳を作成する際の注意点

現金出納帳を正確に作成するために、注意したい点は次のとおりです。

• 現金残高と照合する
• 残高と合わなければ現金過不足として処理する
• 領収書やレシートは保管する
• 月末・期末には締め作業を行う

上記のポイントを押さえておくことで、帳簿管理のミスを防ぎ、企業の資金管理が一層強化されます。

現金残高と照合する

現金出納帳を記帳したあとは、必ず現金の残高を確認し、帳簿と照合することが重要です。

実際の現金残高と帳簿上の残高にズレがないかをチェックすることで、記帳ミスや不正な取引を早期に発見することができます。この照合作業は、企業の資金管理において不可欠なプロセスであり、常に正確に行うことが求められます。

残高と合わなければ現金過不足として処理する

現金出納帳の残高と実際の現金残高が合わない場合は、勘定科目「現金過不足」を使って一旦調整をしましょう。担当者が自腹で補填したり、金額を抜いて調整したりしてはいけません。

たとえば、帳簿の現金残高が50,000円、実際の現金残高が45,000円の場合は、支出明細に「現金過不足」の項目を追加し、5,000円の支出があったとして処理します。帳簿の残高を実際の現金残高に合うよう調整しましょう。

現金過不足が生じる場合は、何らかの理由があります。残高が合わなければ、記帳のミスや抜け・漏れなどがないか慎重に確認することが必要です。

処理の当日に原因が分からなくても、後日判明した場合は正しい勘定科目を使い、「現金過不足」を取り消す処理をします。

現金過不足は、あくまでも仮の勘定科目です。そのため、決算までに現金過不足の原因が分からない場合は、「現金過不足」を「雑損失」または「雑収入」に振り替える必要があります。

領収書やレシートは保管する

現金出納帳を正確に記録するためには、取引の証拠となる領収書やレシートを確実に保管することが重要です。

毎日帳簿をつけられない場合でも、領収書やレシートを保管しておけば、後日に正確な記帳ができます。これらの書類を紛失してしまうと、支払い金額を正確に把握できなくなり、現金残高との不一致が生じる恐れがあります。そのため、領収書やレシートは必ず整理し、管理する習慣をつけることが大切です。

月末・期末には締め作業を行う

月や期が終わるタイミングでは、それぞれ締め作業が必要です。

月末に月内の取引をすべて記帳したら、最後の取引の下に二重線を引きます。摘要は「○月合計」とし、月内の収入の合計額と支出の合計額を記載しましょう。その次の行の摘要は「次月繰越」とし、次月に繰り越す金額を記載します。

欄が残っていても、新たな月となる場合は次のシートやページに移りましょう。新しいシートやページでは、まず摘要に「前月繰越」とし、繰り越した金額を記載したのちに、次月の取引を順次記載します。

期末を迎えたら、取引をすべて記帳したのち、月末の締め作業と同様に二重線を引きます。その月の収入の合計額と支出の合計額を記載し、「次期繰越」として繰り越す金額を記載する作業が必要です。

次の期は新たなシートやページに移り、摘要を「期首繰越」として繰り越した金額を記載します。

まとめ

出納帳は、現金や預金の動きを管理する帳簿です。手書きや会計ソフトなどで作成することも可能ですが、より使いやすい方法としてはエクセルでの作成が挙げられます。デザインや使い勝手の調整が簡単にできることやコストを抑えられること、互換性が高いことなどがメリットです。

エクセルで一から出納帳を作成するのが難しい場合は、エクセルの出納帳テンプレートを使うことをおすすめします。ダウンロードしたらすぐに使い始められ、好きなようにカスタマイズできます。使いやすい出納帳で現金や預金をしっかりと管理したい方は、ぜひ無料テンプレートをご活用ください。