経理担当者の残業も減らせる！経理業務の自動化最新サービス4種

経理担当者のみなさまの中には、昔からの習慣になってしまっている効率の良くないやり方を続けているせいで、業務管理が大変だったり、作業に時間がかかったりと苦労している方はいらっしゃいませんか？

今回は最新の経理自動化サービスを紹介し、導入することでどのような効果があるのかをお伝えします。

昔ながらのやり方は本当に効率が悪い ―まだ紙やエクセルを使っている場合―

経理業務は、領収書の束の整理や大量のエクセル入力など膨大な時間がかかるイメージを持たれています。
確かに、紙やエクセルを使って経理業務をしていればその通りです。会社としては大きな手間やコストが生じています。

自動化すべき具体的な業務を考えてみましょう

経理業務の中で自動化すべきもののひとつに「交通費精算業務」があります。ここでは試しに交通費精算業務に、どのくらい削減の余地があるのかを考えてみます。

時間的なコスト

100名前後の会社に対して行った調査だと、交通費精算に使われている時間だけで毎月延べ123時間にもなるという試算があります。
１時間あたりのコストを3,000円とすると月369,000円のコストが交通費精算のためだけに失われていることになります。（※ラクスによる試算）

実質的なコスト

紙ベースで申請・手続き・管理を行った場合には、上記の人件費以外にも紙や印刷のコストがかかっています。また、実際の経路より運賃の高い金額で申請するなど「不正申請」が行われるというリスクも生じています。さらに、それを防止するために経理側が経路や運賃を記憶するなどの目に見えないコストもかかっています。

経理プラス：70％が不正に申請！？営業担当者の交通費精算の実情とは？

以上のように紙やエクセルで経理業務を行うと、時間もお金も想像以上にかかっていることがわかります。

経理自動化の種類

実際に経理自動化システムの導入を検討する場合、様々な種類から選定しなければいけません。ここでは４つの最新サービスを紹介します。

経費精算システム

経費精算システムは、全ての経費処理を電子化させるシステムです。
交通費・経費・出張費・支払請求などすべての処理を電子化して行うことができるようになります。作業の手間・作業での人的ミスなどが大幅に減ることが見込めます。
また、電子化することによって情報の共有や経理遂行状況の確認などもスムーズに行うことができます。

電子帳票発行システム

電子帳票発行システムは紙で郵送していた請求書、支払明細（支払通知、支払案内）といった帳票を「電子化」し、ペーパレス化を促すものです。請求データや、支払データをシステムに取込むだけで、簡単に電子請求書や電子支払い明細書を発行することができるので請求書の作成、郵送作業の手間が大幅に削減されます。

入金消込サービス

入金消込サービスは、請求書の入金確認などの手間を削減することができるサービスです。
請求書などの売上・請求データをもとに、その請求とそれに対する入金の突合せを自動で行ってくれます。ソフトウェアが存在しているだけでなく、銀行がこのサービスを行っていることも多いです。

回収代行サービス

回収代行サービスとは、売上や家賃の請求・回収を代行してくれるサービスです。
集金業務にまつわる労力や経費が削減され、確実で安定した入金がなされることになります。入金消込サービスと同様に、請求書などを元に請求が行われます。このサービスでは口座を通さない場合の集金業務の代行も行われます。

経理自動化の効果5つ ―システム導入のメリット―

では、日々の経理業務に上記のような経理自動化サービスを導入することでどのような効果が出るのでしょうか。ここでは5つの効果をお伝えします。

時間的なコストの減少

データを一括で取り込んだり、会計ソフトとの連動ができたり、入金の突合せをする必要がなくなるなど作業にかかる時間が減少します。

紙や印刷のコストの減少

これらに加えて、書類の発送、請求書の作成などにかかるコストも減らすことができます。

人的ミスの減少

自動で請求、金額の確定が行われるのでその際に発生する人的なミスが減少します。

経理担当者の業務負担の減少

大量の領収書をエクセルに打ち込み、資料などを管理する経理担当者の負担は大きいといえます。経理を自動化するとそれらの作業から開放されるので、単純作業ではなく判断が求められる仕事に集中することができるようになります。

データ集計・確認がすぐにできる

ひと目で売上や立替経費の額が分かるようになります。これにともなって、承認者の確認・認証がすばやく簡単にできるようになります。

経理自動化システムの紹介

経理プラスを運営しているラクスでは、経費精算システム「楽楽精算」と電子請求書発行システム「楽楽明細」というシステムを提供しています。

経費精算システム「楽楽精算」

経費・交通費・旅費など、全ての処理を一元管理できる経費精算システムです。クラウド型経費精算システムでは国内累計導入社数No.1※のシステムで、「従業員の申請⇒上司の承認⇒経理担当者の精算業務」という一連のワークフローを電子化し、業務効率を上げ、人的ミスの防止を実現してくれます。進捗状況を一目で把握することができることや、「乗換案内」を内蔵しているなど、多くの機能が備えられています。

また、会計ソフトとの連動や、クレジットカードや会計ソフトとの連携もできるので、「経理部門の業務効率改善のため、IT化と自動化をそろそろ検討したい」といった会社はぜひ導入をご検討ください！

経費精算システム「楽楽精算」公式サイト

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

電子請求書発行システム「楽楽明細」

これまで紙で郵送していた請求書、支払明細（支払通知、支払案内）といった帳票を「電子化」させるシステムです。請求データや、支払データを取込むだけで、WEB上の専用ページを用いて、簡単に電子請求書や電子支払い明細書を発行することができます。

請求書だけでなく、支払明細書（支払通知・案内）や、納品書など、あらゆる帳票の発行が可能です。
相手の取引先としても、郵送よりもすばやく資料を入手できるため処理スピードが上がり、過去のデータをいつでも入手できるようになるなど、導入企業・取引先企業の双方にとってメリットがあります。

請求・支払い業務効率が劇的に上がるだけでなく、郵送費・封筒代・紙代などの経費も削減されます。

電子請求書発行システム「楽楽明細」公式サイト

最後に

昔ながらの方法で経理を行っている会社ほど、経理自動化システムを導入することで大きなメリットを受けることができます。
この機会に経理自動化システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか？

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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