請求書の発行、大変ではありませんか?―請求書電子化で経理担当者の業務負担軽減!―

請求書の発行、大変ではありませんか?―請求書電子化で経理担当者の業務負担軽減!―

日々忙しい経理担当者にとっては、月末月初は毎月の中でも忙しさのピークではないでしょうか。理由は、請求書発行などの経理業務は「処理のために必要な情報は月末まで待たないと固まらないのに、成果物を月初の早い段階で提出しなければならない」業務が月末月初に集中するからです。

今回の記事では、請求書の発行になぜ時間がかかってしまうのかを考えながら、月末月初の忙しさを解消してくれるかもしれない請求書電子化システムを紹介する他、IT導入成功の秘訣をお伝え致します。

請求書、こんな風に作成していませんか? ― 一般的な請求業務の流れを確認 ―

経験豊富な経理担当者の方であれば、考えるよりも体で毎月の請求書作成業務を覚えているかもしれませんが、まずは皆様の会社の請求書発行業務がどのように手順で行われているかを改めて確認してみましょう。

一般的な請求業務の流れ

  • 手順1,請求内容を確定させる

請求をかけなければならない売上の内容と金額、売上ではなく立替として請求書に載せる内容と金額を、営業担当者とやり取りしながら集計していきます。
経理側でも未収残高の確認、入金の消し込みなどを並行して行い、当月分の請求内容が確定します。

  • 手順2,請求書のデータ作成

請求書データ作成を行います。
昔は手書きで行われていた請求書作成ですが、今は多くの会社がエクセルを使って行っています。ただ、エクセルも今となっては最善な作成ツールとは言えません。

経理プラス:エクセルで請求書作成は、今は昔?! ―請求書電子化とは-

エクセルで請求書を作成する場合には、確定させた請求内容を再度手入力し、手入力したものは他者が確認することにも時間を要するなど、明らかな二度手間などの無駄が存在しています。
さらに、エクセルデータの管理が大変で、サーバーの定められたフォルダに保存するまでいくつも階層をたどらなければならなかったり、データの上書きや削除のリスクがあったりと問題もあります。

  • 手順3,請求書の作成と送付

作成した請求書のデータを紙に打ち出します。
打ち出した請求書に1枚ずつ角印を押していきます。発行通数が増えるほど印刷代のコスト、押印の手間がかかることになります。
ラクスが行った「請求書の送付方法調査(複数回答可)」では、88.0%の企業が紙の請求書を送付しており、19.3%は手渡しでも行い、12.8%は印刷した請求書をPDF化するなどしたあとメール添付で送信しており、7.4%はFAXで送付していることがわかっています。
消費者向けのクレジットカードや携帯電話代などは、そのほとんどがWEBで確認するなど電子化されていますが、企業の請求書はまだまだ電子化されていない現状があるようです。

皆さんの会社でも「単純作業を人間の手で繰り返している部分はないか」、「明らかな二度手間をしている作業はないか」、「ITで効率化できる部分はないか」を考えてみて下さい。

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請求業務を効率化してくれる請求書電子化システム

経理担当者の月末月初が忙しい原因である請求業務について、一般的な手順を確認しました。請求業務を効率化するために現れた請求書電子化システムについてお伝えします。

こんな会社は請求書を電子化すべし!

下記のチェックリストに当てはまる事項がある場合には、請求書電子化システムの導入を検討してみて下さい。

□ 印刷・封入といった単純作業に時間がかかり、月末月初はいつも残業が発生
□ 請求締日や発行日が複数あり、月に何回も作業をしなくてはならない
□ 印刷費用、郵送費用のコストが膨大で、経費削減に課題を感じている
□ 請求額の入力、印刷、封入作業などで、ミスが出たことがある
引用:経理プラス(請求書電子化で業務効率アップ ―3つの効果と、導入のすすめ―)

いかがでしょうか?恐らく、ほとんどの会社があてはまるでしょう。理由は、ほとんどの会社が先ほど確認した手順のような「昔ながらの非効率な方法」で請求書を作成しているからです。

請求書電子化をするとこんな風になる!

請求業務にITを活用するために現れたのが「楽楽明細」「misoca」などの請求書電子化システムです。クラウドの利用や、会計システムや郵送代行サービスと連携を図ることで経理担当者の業務効率を劇的に上げることができます。
導入後の業務フローは下のようになります。

  • 手順1,請求内容を確定させる

請求する内容を確定させるところまではシステム導入前と同様です。

  • 手順2,請求データの作成

請求内容はエクセルなどからシステムに一括で取り込むことができるので、再度手入力するなどの二度手間がなくなります。過去の請求データはクラウドで管理されているため、過去分の検索、今月分の保存も大幅に効率化されます。

  • 手順3,請求書の作成と送付

紙で打ち出し、押印し、封詰めし、郵便局へ局出ししていた作業は、郵送代行サービスを併用することでその大半を自動化することができます。
作成した請求データは事前に日付を予約しておくことで、専用ページからのダウンロードやPDFのメール添付などが自動で行われます。

これまで行っていた作成、印刷、捺印、送付という煩雑な経理業務はもう必要なくなります。

IT活用で気を付けたいシステム導入時の落とし穴

中堅・中小企業でもITを活用した業務効率化に取り組み始める企業が増えています。
しかし、大企業に比べるとIT導入の経験が浅くシステムに詳しい人材が少ない会社もあるため、導入に苦戦するケースが多いことも事実です。
実際に自社にITを導入する時に気を付けた方が良いポイントは、「確実に効果が見込める業務からIT化を進めること」、「効率化の対象を広げ過ぎないこと」です。

よくある失敗事例「IT化を急ぎすぎてしまう。」に注意。

業務の一部分(例えば、請求書作成)のIT化を目的として着手したのに、張り切り過ぎて販売管理、人事管理、会計帳簿、と手を広げ過ぎてしまうケースがよくあります。業務システムの置き換えを一度に実行すると導入も長期化する傾向にあります。
自社でシステム開発を行った場合などは、システム改善が思うように進まず、各担当者にとって導入前よりも使いにくくものになる悲劇が起こってしまいます。

最後に

普段行っている請求業務にどの程度の時間をかけているか?その原因はなにか?を改めてご確認頂けましたでしょうか。
経理担当者の業務効率を上げ、業務負担を軽減するために、「楽楽明細」「misoca」などの請求業務システムを導入することが一般化しつつあります。
IT導入時の注意点についてもご確認頂きまして、皆様の請求業務の効率化の一助となれば幸いです。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所