請求書電子化で業務効率アップ ―3つの効果と、導入のすすめ―

はじめに ―請求書電子化とは―

請求書を手書きやエクセルで作成していた頃は、記載の誤りや漏れ、誤った上書きやデータの削除などの問題はつき物でした。そこで、クラウドサービスやクラウドシステムを利用して、ミスなく効率よく請求業務を行うために現れたのが「楽楽明細」などの請求書電子化システムです。
請求書電子化システムを導入すると、請求データをシステムに取り込むだけで、WEB上で請求書が発行でき、郵送代行サービスにも簡単に依頼できるようになり、経理担当者の業務効率が大幅にアップします。

経理プラス:エクセルで請求書作成は、今は昔?! ―請求書電子化とは-

従来の非効率なやり方の問題点 ―経理担当者だけでなく会社にもダメージがある―

請求業務を紙やエクセルで行っていることは、経理担当者の業務負担が重たいだけでなく、会社としても経済的コストが生じています。

経理担当者の業務負担

今日においては、携帯電話の請求書やクレジットカードの明細書など消費者向けの請求書はほとんど電子化されています。しかし、企業同士の請求書はいまだ多くの会社が紙の請求書を送付していることが調査の結果分かっています。
請求書電子化システムを導入していない会社の経理担当者は、毎月繰り返している作業を思い浮かべてみてください。請求額を確定させ、販売管理システムに請求データを打ち込み、紙へ印刷し、封入作業を行い、郵便局にて投函、といった単純作業を処理するだけで、月末月初は業務に追われてしまうということはありませんか?

会社の経済的コスト

従来の効率の悪い方法で請求書を発行していると、経理担当者の負担がかかるだけでなく発行数が増えるほど郵送費などのコストも増えます。多くの経理担当者が郵送コストに対して課題を感じている一方で、80%以上の経理担当者が何の対策も取れていないという調査結果もあります。

ラクス調べ:請求書の郵送コストに関する意識

どんな会社が請求書を電子化すべきか? ―郵便代行サービスとの併用で業務効率が劇的にアップ―

下記の「よくある課題チェックリスト」のうちひとつでも思い当たる項目がある場合は、請求書電子化システムの導入をおすすめします。

請求書電子化システム導入時のチェックリスト

□印刷・封入といった単純作業に時間かかり、月末月初はいつも残業が発生
□請求締日や発行日が複数あり、月に何回も作業をしなくてはならない
□印刷費用、郵送費用のコストが膨大で、経費削減に課題を感じている
□請求額の入力、印刷、封入作業などで、ミスが出たことがある

上のような課題を抱えている会社の場合、請求書電子化システムと郵送代行サービスの併用することで劇的に業務効率をアップさせることができます。

経理プラス:クリック1つで請求書が発送?「請求書郵送代行サービス」の概要

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請求書電子化の効果 ―3つの効率化―

では、請求書電子化システムと郵送代行サービスを導入することでどのような効果が出るのでしょうか?
具体的に3つの効果をお伝えします。

①経理担当者の業務効率化

確定した請求データを一括して取り込めるため打ち直しが不要になり、会計ソフトとの連動で仕訳が自動化されるなど作業時間が大幅に減少し、経理担当者の業務効率が格段に上がります。

②印刷や郵送コストの削減

請求書を電子化することで、郵送費、封筒代、紙代などの経費が削減されます。これまで発行数に応じてかかっていたコストは、生産性を上げるための投資に使うことができます。

③人的ミスの減少

請求内容の確定後は、請求書の作成から発行まで自動化されるため、人的ミスがなくなります。ミスがなくなることで、手作業で行っているときには必要だった確認や修正、取引先に提出したあとに誤りが見つかった時の対応などがなくなり、経理担当者は本来の業務に集中することができます。

経理プラス:経理担当者の残業も減らせる!経理業務の自動化最新サービス4種

最後に ―請求書電子化のすすめ―

今も従来の方法で請求書を発行している経理担当者の方は、請求書電子化システムの導入を検討してみて下さい。
「商売」は回収するまでが仕事ですから、相手先から代金の支払いを受けるためには請求書の発行が必要です。しかし、請求書を作成や郵送に手間と時間をかけ過ぎてしまっては本末転倒です。請求書電子化システムを導入することで、請求業務の無駄を省き、経理担当者の業務効率を上げることができます。

今回の記事で「よくある課題チェックリスト」にひとつでも該当した経理担当者の方は、請求書電子化システムの導入をぜひ検討してみて下さい。

WEB請求書発行サービス「楽楽明細」は、「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが提供する請求書電子化に特化したシステムです。問合せのほか無料トライアルも用意されています。システムの操作感や、費用、同業他社での電子化事例など気になることがあれば問合せてみてください。

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

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