請求業務の効率化システムまとめ

請求業務の効率化システムまとめ

経理業務のIT化が注目されている今日において、経費精算など、昔は紙に手書きで行っていた業務が次々に効率化されています。

しかし、請求書に関しては未だに約90%の企業が紙で郵送しており、多くの手間とコストがかかっています。
多くの経理担当者が請求業務にコスト負担を感じつつも、そのうち80%の経理担当者は対策が取れていないというデータもあるようです。

経理プラス:90%の経理担当者が課題に感じている!?請求書の発行コスト、その削減方法とは?

請求業務を完全電子化することへはまだまだ難しい現実がありますが、みなさんはコスト対策できていますか?

今回の記事では、請求業務を効率化してくれるシステムを紹介します。
請求業務のコスト負担を感じている経理担当者の方は、ぜひ導入を検討してみて下さい。

請求業務とは

まずは請求業務の流れを見てみましょう。

従来の請求業務

1.請求書を作成します。

  • 請求先や請求額などを確定後に請求書を作成します。
  • 現在は販売管理ソフトやExcelなどで作成している企業が多いです。

2.作成した請求書を印刷します。

  • 請求書の枚数が多いとかなり時間がかかってしまいます。
  • また、印刷する際に紙・インク代などのコストがかかります。
  • 請求書に指定伝票を使わなければならない場合には、手書きしなけばなりません。

3.捺印します。

  • 請求書1枚1枚に捺印しなくてはなりません。
  • 非常に時間がかかります。

4.封筒詰めをし、宛名を書きます。

  • これも捺印同様非常に時間がかかります。
  • 時間がかかるということは人件費がかかるということです。

5.発送をします。

  • 郵便局へ直接行くことや、切手の購入が必要です。
  • 全ての作業に時間とコストがかかります。

6.入金確認をします。

  • 請求業務は振込があってはじめて完了といえます。
  • 記帳するために銀行へ行くことや、入金額が正しいかどうか確認する必要があります。
  • さらに過不足があれば、営業担当者に伝え、請求先に確認してもらう必要もあります。

一覧にしてみると多くの時間とコストがかかっていること、また非常に無駄が多いことが分かります。
次に、請求業務にシステムを導入することによる効率化について説明します。

請求業務の効率化 -システムで効率化を-

請求業務の流れで触れたそれぞれの手順は、請求業務の効率化システムや郵送代行サービスなどのを活用することで効率化することができます。

課題によって最適な効率化システムが異なりますので、自社の課題に合わせて導入することをお勧めいたします。

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請求業務システムの紹介

ここからは代表的な請求業務システムを紹介していきます。

伝発名人 -各種伝票や帳票をブラウザから発行するためのソフトウェア-

  • 用途 ―効率化される請求書発行業務―

・各種指定伝票、送り状、荷札を発行するためのシステムです
・単票、連票を問わずあらゆる種類の伝票に確実に印字することができます

  • 製品の説明

「伝発名人」を使用すると、例えば運送会社から指定された送り状などの指定用紙に、簡単で正確に印刷を行うことができます。
イメージスキャナで取り込んだ画像をもとに指定用紙への印字位置の指定や、バーコードや画像、罫線などの印字も可能です、実務で役立つ機能が様々搭載されています。
効率化という点では、会社で使っている基幹システムとの連携(印刷データと連携、マスタ参照など)が可能なため、これまで手作業で入力していた項目を自動化することができます。
手書きで20分かかっていた専門伝票の作成が伝発名人を使うと5分で終わるようになった、シンプルな操作でトラブルも少ないなど、導入した企業はメリットを感じているようです。専門伝票の作成に負担を感じている経理担当者の方はぜひ導入を検討してみて下さい。

楽楽明細 -紙で郵送していた請求書などの帳票を「電子化」させるシステム、郵送代行サービスも-

  • 用途

・これまで紙やエクセルを使って手作業で作成していた請求書を、データをシステムで取り込むだけで簡単に請求書を発行できます
・WEB発行、郵送ともに同じ画面から簡単に依頼できます
・発行できる書類は、発行先ごとにカスタマイズすることが可能なので、自由度が高いです

  • 製品の説明

楽楽明細は、これまで紙やエクセルで作成していた請求書や支払明細といった帳票を、電子化させるシステムです。請求データや支払データをシステムに取り込むだけで、簡単に明細書作成ができます。
WEB上で請求書を発行する場合には、取引先が請求書データをダウンロードすることで請求書が送付されるシステムのため、郵送費・郵送時間等は一切かかりません。
また、郵送代行サービスも提供しており、送り先へ電子データとして届けるだけでなく、紙媒体のものを簡単に届けることができます。請求書の郵送に際して請求書を印刷し、封筒に入れ、郵便局へ持っていくという手間が省かれ、業務効率化を図ることができます。
ダウンロードやpdfを添付したメールでは対応できない請求書にも対応しているため、ほぼすべての請求書を楽楽明細で送付することができます。

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Victory-ONE -入金・債権残高を管理するソリューションパッケージ-

  • 用途

・入金されると一括で自動消込ができます
・未回収債権が一目で分かります。

  • 製品の説明

Victory-ONEは企業規模の大小に関わらず、必ず発生する入金回収をシステムとして管理できるものです。
振込依頼人名による照合や、請求金額と入金額の差額を手数料として自動認識するなど、これまで経理担当者が手間と時間をかけて行っていた作業を自動化することができます。消込した情報や遅延債権の情報をメールに添付して営業担当者に送るオート機能などを活用すれば、請求業務を大幅に効率化することができます。

終わりに

請求業務システムを導入することで、コスト面、業務効率面でさまざまな利点があることをわかっていただけたかと思います。
郵送作業や記帳作業をする時間が減ることで、より事業の本質的な部分に関わる経理としての業務に集中することができます。
業務改善の対策として請求業務システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。