今期最高益を出すための経費削減を命ぜられた

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経営者であれば会社を大きくし、業績を伸ばしたいと考えるのは当然です。
最近では過去最高益を更新する会社が続々と出てきています。
これらの会社は売上が伸びたのはもちろんですが、その裏では経費削減が最高益の伸びを支えています。

最高益と経費削減の関係

利益とは

最高益とは過去最大の利益を出すということですが、まず「利益」とは何なのでしょうか。計算式にすると次のようになります。

つまり、最高益を出す方法は2通りあります。1つは売上を増やすこと、そしてもう1つが経費（費用）を削減することです。

「費用削減」＞「売上増大」の実態

どちらを優先して行うべきでしょうか。理想は両者を並行して行うことです。だたし、売上については外的要因が強いものです。たとえば、成長自体が頭打ちの業界や不況下においてはなかなか売上を増やすことは難しいものです。

一方で、経費の削減は社内業務の効率化や無駄をなくすといった社内完結するため、実施しやすいものです。そのため、最高益を出すには経費削減が手っ取り早く、売上増をねらうよりも確実に成果が出ます。

では、どのような経費削減があるのでしょうか？
下記に、会社全体で検討しておくべき経費削減策の一覧をご紹介しつつ、経理コストの削減手法をご紹介していきます。

経費削減の手法

会社全体で検討したい「小さな経費削減」項目一覧

自社で実施できる項目がないかひとつずつ確認してみてください。ひとつひとつの効果は大きくはありませんが、積み重なれば大きな経費削減になるものです。

• 印刷は再生紙を使うようにし、両面印刷と2in1などの機能を活用する
• モノクロコピー2.5円、カラーコピー15円、などのポスターをコピー機に貼り付ける
• リサイクルトナーの活用を検討してみる
• 社内行事や親睦会でも、ネットクーポンを活用して支出を抑える
• 所有している保養所などの利用頻度を見直し、福利厚生のアウトソーシングサービスを利用する
• 全社で行っていた集合研修を、ネット動画を活用するなどして個別研修で行う
• 旅費交通費は、LCCの利用やパッケージツアーも検討する
• 自転車通勤を奨励する
• DMを郵送ではなくFAXでの送信に切り替える
• 法人契約の携帯電話のキャリア変更や料金プランの見直しを行う
• 照明は、電球や蛍光灯からLEDへ切り替えを検討する
• エアコンの掃除を大掃除以外でも行い熱効率を高める
• クールビズとウォームビズを社内で実施し、冷暖房代の節約を図る

デキる経理担当者ならば検討したい、経理コストの抜本的な経費削減方法３つ

1.精算コストを削減する（交通費精算システムの活用）

会社には様々な役割の人がいますが、その中で人件費の高い人の時間効率を上げることが手っ取り早い方法です。
たとえば、直接利益に貢献しない作業（経費精算など）を管理職が行っても人件費がかかるだけです。さらに経理部は各自がバラバラに作成した経費精算書をもとに会計ソフトへ入力する手間があります。従業員が何百人ともなれば、所要時間・負担共に大きいはずです。これらは、会社全体として人件費だけが掛かっている状態なので効率化すべきです。

解決法として経費・交通費精算システムを活用する方法があります。
経理プラスを運営している株式会社ラクスが提供する経費・交通費精算システムに 「楽楽精算」があります。「楽楽精算」はSaaS型の経費精算システムの中で国内累計導入社数No.1 ※1で、15,000社※2の企業に選ばれています。

※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

※2 2023年9月時点

• 交通費精算書作成時

  「楽楽精算」の場合、精算書の作成は交通系ICカードから利用履歴を読み込ませることで、そのまま申請データとして使用ができます。
  スケジュールを確認して、経路を調べて、運賃を転記してという手間がすべて削減できます。

• 交通費精算書承認時
  ICカードの読み込みデータは金額を修正ができない仕様のため、チェックの手間が省けます。またそれだけではなく、 「楽楽精算」 には規定違反チェック機能が搭載されていて申請時に社内の規定に反する場合、申請ができないように設定をしたり、警告メッセージを表示されるようにできます。
  たとえば、必須項目が入力されていない、一人あたり5,000円以上の費用を会議費として申請している、などは申請ボタンを押す前に修正を促すメッセージを表示することができます。
  よくあるミスになりがちな部分をルール設定しておくことで、経理担当者の確認作業が軽減されます。

• 経理担当
  「楽楽精算」では、経費や交通費を申請する時点で裏側に勘定科目を紐づけることができるため、精算処理と同時に自動で仕訳が可能です。さらに会計ソフトに合わせた形式で仕訳連携データが作成されるので、会計ソフトへ入力する負担も減ります。

100人規模の会社で「楽楽精算」を導入した場合、年間で約300万円のコスト削減という試算もあります。
このように社内全体の時間効率を考え仕事の進め方を意識することで、節減できるコストは大きくなります。

2.明細書作成コストを削減する（明細書作成システムの活用）

紙である必要もないが、長年の習慣で保管している書類については思い切って電子化することで、保管スペースやファイリングするための備品コストを削減することができます。

さらに社内で発行する書類も電子化することも効果的です。
たとえば、支払明細書。エクセルやワードを使って作成している会社も多いと思いますが、記載漏れや金額に誤りがないか確認はとにかく大変です。そんなときは電子化システムの導入をオススメします。これは、紙で郵送していた支払明細（支払通知、支払案内）といった帳票を「電子化」させるシステムです。

ラクスが提供している電子請求書発行システム「楽楽明細」では支払明細の電子化システムを備えています。
これまで紙で郵送していた支払明細や請求書といった帳票を、請求データや支払いデータをシステムに取り込むだけで作成ができます。また、帳票をWEB上のお客様専用ページで公開する形で確認してもらいます。
自社としては帳票の印刷や封入作業などの手間がなくなりますし、相手の取引先としても、郵送よりもすばやく資料を入手でき迅速な判断ができます。
また、過去のデータをいつでも入手できるようになるなど、導入企業・取引先企業の双方にとってメリットがあります。

3.発送コストを削減する（請求書郵送代行サービスの活用）

さらに「楽楽明細」を毎月発行している請求書に導入することの効果は絶大です。
明細書等と同様に作成の手間がありますし、取引先が多いと用紙代や切手代、封筒代等の発送コストも生じます。これらをまるごと解決できるのが「請求書郵送代行サービス」です。

• 自社のメリット

  発送コストや請求書の印刷、封入や確認作業など、無駄な作業を削減することができる。
  郵便事故がなくなり、請求漏れがないかもデータですぐに確認ができる。

• 請求先のメリット

  すぐに請求書が届くので資金繰りが立てやすくなります。
  過去の請求書を保管しておかなくてもデータで確認が可能です。

「楽楽明細」では、今お使いの請求書フォーマットと、ほぼ同じ形式で発行が可能です。請求書の電子化を考える際には、是非、検討していただきたいサービスです。

最後に

経費削減といっても極端なリストラや従業員のモチベーションを落とすような方法はおすすめできません。経費削減は利益を生み出す一つの手段であり、ゴールではないことを忘れないようにしてください。今回、経費精算システム「楽楽精算」と 電子請求書発行システム「楽楽明細」 無理のない範囲で経費を削り、社内全体のパフォーマンスを上げることが重要となります。まずは、今まで時間と手間がかかっていた処理についてシステムを導入し効率化することで、本業に集中できるような仕組みをつくることをオススメいたします。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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