旅費交通費とは?交通費との違いや仕訳方法と注意点を解説

旅費交通費とは?交通費との違いや仕訳方法と注意点を解説

会社の経費の中で多く登場するものの一つに「旅費交通費」が挙げられます。取引先への出張や会議、会合の出席など、あらゆる場面で必要になる費用です。一口に旅費交通費といっても旅費に含まれる項目は多岐に渡ります。

今回は、旅費交通費とは何か、交通費や出張費との違いや、具体的な費用の項目、仕訳の仕方などをご紹介します。経理では処理頻度が高い費用ですので、きちんと押さえておきましょう。

旅費交通費とは

旅費交通費とは、業務上に必要な交通機関の利用料や出張に必要な宿泊費などの費用を処理する勘定科目です。仕入れ課税として計上します。

交通費との違い

同じく「交通」と記されるものに「交通費」があります。交通費と旅費交通費は意味が異なっており、交通費は自宅から勤務地まで業務を行うために利用した交通に関する費用です。一般的には「通勤費」が交通費に当たります。交通費の場合、一定額までは非課税となります。

旅費交通費は、勤務地以外の場所に業務上で移動する際の費用ですから、交通費とは別のものです。

出張費との違い

出張費は、業務上で移動した旅費について、宿泊代や食事代、ガソリン代や出張手当などを指します。費用として精算するためには出張旅費精算書を提出して承認を得るのが一般的です。

旅費交通費に該当するもの

基本として、旅費交通費は業務上で遠方などに出張したときに要した費用ですが、具体的にどのような項目であるかご紹介します。

  • 出張中の交通費等

電車、バス、タクシー代、航空運賃、空港使用料、高速道路料金、その他有料道路、ガソリン代、レンタカー代、定期券、回数券、コインパーキング代などが該当します。

  • 日当

遠方への出張や宿泊を伴うような場合に、出張手当として支払われる。一般的には役所により金額が異なります。

  • 宿泊費・滞在費

出張のためのホテルなどの宿泊費など

  • 仮払出張費

出張費の費用の仮払い分

  • 食事代

出張中の食事代

なお、出張費に関しては、こちらの「出張精算とは 出張経費の精算方法と注意すべき3つのポイント」の記事でも詳しくご紹介しておりますので、併せてご覧ください。

交通費に該当するもの

上述でも触れましたが、一般的には交通費はいわゆる「通勤費」に該当する部分です。たとえば、電車、バス、タクシー代、高速料金、その他有料道路、定期券、回数券などです。

通勤費と意味する交通費の場合は、月15万円までは所得税がかかりません。

旅費交通費と通勤費としての交通費と混同してしまいがちですが、課税仕入れか非課税か税区分もわかれるため、しっかりと理解しておきましょう。

なお、通勤費の税区分については、こちらの「通勤手当の課税・非課税のルールとは?交通費の非課税上限額を解説」の記事でもご紹介していますので、併せてご覧ください。

旅費交通費の仕訳の仕方

ここからは、旅費交通費の具体的な仕訳方法をご紹介します。実務でも度々触れる機会があるため、しっかりと押さえておきましょう。

【出張のために新幹線代(往復)20,000円を現金で支払った】

 借方金額貸方金額
旅費交通費20,000円現金20,000円

【出張のためにホテル代8,000円を現金で支払った】

 借方金額貸方金額
旅費交通費8,000円現金8,000円

【出張費の支払いのために、社員に仮払い80,000円を渡した】

 借方金額貸方金額
仮払金80,000円現金80,000円

【出張後に仮払いの精算を行った(新幹線代20,000円、ホテル代10,000円、食事代5,000円)】

 借方金額貸方金額
旅費交通費(新幹線)20,000円仮払金80,000円
旅費交通費(ホテル代)10,000円
旅費交通費(食事代)5,000円
現金45,000円

出張費は旅程によっては費用がかさむことがあるため、社員の立替の負担が大きくなりがちです。そのため一般的には仮払いをして後から精算となるケースが多くなります。

旅費交通費の仕訳で注意すべきこと

旅費精算の仕訳では、次の点に注意しましょう。

領収書がないときの交通費精算

社員が出張先などで電車やバスなどを利用した際に、領収書の発行を行わなかった場合、会計的には3万円未満の費用であれば領収書は不要です。しかし、多くの会社では交通費精算を行う際の精算書に詳細を正しく記入して提出することが一般的です。

経理プラス:出張旅費精算書

適時に精算しないと手間がかかり経理処理が遅れる

出張費のようにいくつかの費用項目がある場合、出社後は速やかに精算しないと経理処理が遅れてしまったり、出張で発生した費用があること自体を忘れてしまったりします。そのため、仮払金は速やかに処理することをおすすめします。

煩雑になりやすい

旅費や交通費精算は、経費精算システムなどを導入することにより漏れのなく迅速に費用の処理ができます。ICカードの自動読み取りなどを利用すれば、情報が届くシステムもありますので、便利な機能を活用して経理の効率化を検討してみてもよいでしょう。

Suica®やPASUMO®などICカードを活用した経費精算については、こちらの「Suica®やPASMO®の履歴印字や請求書発行の手順と交通費精算の効率化について」の記事でもご紹介していますので、併せてご覧ください。

まとめ

今回は、旅費交通費の概要や交通費との違い、具体的な費用の項目や仕訳方法などについてご紹介しました。出張や会議など旅費精算は毎日のように出てくる経費処理です。仮払いの支払い、精算など前後での処理があり手間もかかります。正しい処理方法をしっかりと理解して、正確な経理処理に繋げていきましょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 渡部 彩子

大学卒業後、自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門に在籍。経理・総務・人事の実務を経験し、同法人在籍中に日商簿記2級を取得。その後、保険・金融業界での経理業務の経験を経て、ライターとして独立。これまでの実務経験を元に経理業務をテーマとしたコンテンツ制作を中心に執筆。