「楽楽精算」導入の記録 -導入後の効果とフォロー-

「楽楽精算」導入の記録-導入後の効果とフォロー

これまで2回にわたって製品選定から運用後までの内容を書いてきました。

1記事目:経費精算システム導入の記録 -製品選定から社内決裁まで-
2記事目:「楽楽精算」導入の記録 -運用準備から社内説明会まで-

今回は締めの記事として、導入前と導入後でどのように負担が軽減したか、また導入後にどのようなフォローをしたかなどを紹介したいと思います。

導入前・導入後のそれぞれの立場での効果

改めて「楽楽精算」によって何が楽になったのか、それぞれの立場の人に聞いてみました。

経理担当者

交通費精算の確認作業の軽減

  • 導入前:交通費などの領収書がない精算については、ランダムにピックアップして、ネットで料金を調べて合っているかチェックをしていた
  • 導入後:入力方法が「手入力」になっている場合のみチェックし、「CSV取込み」や「経路検索」による金額登録の場合はチェック不要に

現状は領収書のない「手入力」による申請は原則不可にし、ほぼチェックはしていません。

申請状況の問い合わせ対応の軽減

  • 導入前:申請履歴、承認・支払状態を申請者が確認することができなかったので、確認の問い合わせが多々あった
  • 導入後:各自で確認できるようになったため、問い合わせがなくなった

定期区間の交通費確認作業の軽減

  • 導入前:定期区間内の交通費は精算申請しないルールで運用し、経理で定期区間と被っていないかをチェック
  • 導入後:定期区間を自動控除してくれるため、チェックが不要に

勘定科目選択の問い合わせの減少

  • 導入前:勘定科目を選ばせる方法だったので、何を選べばいいかわからないと問い合わせがたびたびあった。
  • 導入後:申請者に勘定科目ではなく内訳名で選ばせる方式に変わったため問い合わせが激減した。
    例:申請者が「時間極駐車場」を選ぶと、会計ソフトに取り込む仕訳データ上では、勘定科目「旅費交通費」、補助科目「時間極駐車場」と作成される。

締め日設定による申請遅延の制御

  • 導入前:ルールとして先々月以前の申請は別途承認を必要とするとしていたが、システムでの制限ができず、誤って申請された場合に差し戻す手間が発生していた
  • 導入後:「楽楽精算」上で制御が可能になったので、先々月以前の精算がされなくなった

事務所が増えた場合の手間がない

  • 導入前:社内のシステム担当者に色々とお願いして対応する必要があった
  • 導入後:クラウド仕様なのでインターネットにつながる環境にあればよく、システム担当者の手間がなくなった。

システム保守対応の負担軽減

  • 導入前:導入前はAccessとExcelで作成したものを利用しており、エラーが発生した場合のメンテナンスにかなり時間と労力がかかっていた
  • 導入後:内訳項目の追加や組織変更に伴う承認ルートの見直しといった設定のメンテナンスは発生するが、データベースやVBAなどの根幹部分のメンテナンスはなくなった

社内システム部門とのやり取りがなくなった

  • 導入前:経理部門がメンテナンスを担当していたが、社内のサーバー環境も影響するため、社内システム部門にお願いしないと対応できない部分があった
  • 導入後:社内システム部門に依頼せず保守メンテナンスができるようになった

交際費精算の機能

  • 導入前:各自に一人あたりの単価を計算させて勘定科目を選択させていたためたびたび間違いが生じていた
  • 導入後:自社と先方の参加人数を入力させて、1人当たりの単価が算出されて、勘定科目が自動的に決まるようになったため、間違いが生じなくなった

申請者

経路検索が便利

  • 導入前:ネットで検索して料金を確認し、記入するという作業を1件1件やっていた
  • 導入後:検索した内容をそのまま申請データとして利用できるのでとても楽になった

申請状況の確認の変化

  • 導入前:申請したものの状況がわからず、各承認者に聞くことがあった
  • 導入後:自分で確認できるようになったので聞く必要がなくなった

過去履歴の参照機能

  • 導入前:過去の申請履歴は参照できず、同じ内容であっても再度入力する必要があった
  • 導入後:過去の申請履歴を参照できるようになり、入力の手間が減った

画面がフリーズした時の違い

  • 導入前:精算時にフリーズやクラッシュが多発し、登録中のデータが消えてしまう事象が発生していた
  • 導入後:前回終了時のデータが自動保存されるので、データを再登録するようなことがなくなった

起動速度の変化

  • 導入前:登録したものを申請する際の処理時間が遅かった
  • 導入後:処理時間が早くなった

各種申請書類の一元

  • 導入前:別のワークフロー上で申請し、精算時に印刷して添付する運用をしていた
  • 導入後:出張申請や交際費申請など申請機能があり、楽楽精算上で一元的に処理ができるようになった

承認者

申請ルールの設定機能

  • 導入前:規定外の処理の場合でも申請されてしまうので、書類上でチェックをきちんとする必要があった。
  • 導入後:申請ルールを設定することで、申請不可や警告を出す設定が可能になり、確認する件数が減った。

申請行為の頻度の変化

  • 導入前:精算行為が面倒だったのか、月末に申請が増える傾向にあった
  • 導入後:申請が月中にされる件数が増え、申請数が平準化された

運用後のフォロー

問い合わせ対応

運用する開始するとさまざまな問い合わせがきます。
「楽楽精算」のUIはシンプルでわかりやすいです。こちらは操作に迷わないようにマニュアルも作成して、きちんと読めば理解してもらえるように準備をしました。社内説明会でも一通りの流れを説明しました。

それでも問い合わせは来ました。
予想もしなかった問い合わせも多いですが、まずマニュアルを見ないで質問してくる人も少なくありませんでした。
マニュアルのどこを見ればいいのかわからない、もしくは聞いた方が早いということで聞いてきたのだと思います。

しかし「マニュアルを見てください」と対応するのではなく、まずはマニュアルを見てもらうように誘導し、マニュアルを読み合わせるような形で対応しました。

途中での機能追加

運用開始時にすべての機能を利用しませんでした。
開始時に利用しなかったメニューは「出張申請」や「交際費申請」です。後回しにした理由は、開始までに運用に乗せるのは難しいと判断したのと、申請者側にも最初から色々なことを覚えてもらうのが大変かなと思ったからです。

まずは新しい経費精算システムに慣れてもらったのちに、各種申請もそれまで利用していたワークフローから移行しました。

主観ですが、最初からあれもこれもできますと導入するよりも、わかりやすい部分から利用してもらい、慣れたところで機能追加した方が不満は出ない傾向にあります。

このようにメニューを絞って利用することが可能ですので、段階的に機能追加していく運用も可能です。

バージョンアップの対応について

「楽楽精算」のいい点は、小まめなバージョンアップです。利用者からの要望に対して機能の追加や変更がサービスに反映されます。

バージョンアップ時にはメールで通知されますし、サポートサイトで丁寧に説明されています。

申請者や承認者に対しての告知はコメント欄がありますので、締め日の案内やバージョンアップに伴う仕様変更を周知させるためのコメント表示欄があります。

運用後のフォロー

「楽楽精算」を導入後に体感したことを思い出しながら書き出してみました。書き出してみると色々な部分で変化していると実感しました。「楽楽精算」は非常に便利なシステムです。しかし、システムを便利に活用するには、利用者に上手く使ってもらう必要があります。選定にあたりシステムを色々調べて理解している立場と、何も知らずに使う立場では、システムに対する情報のギャップがあります。こちらとしては、それくらい分かるだろうと思うことでも、利用者にとってはわからないことだらけです。丁寧に対応することが、今後の運用をスムーズにする下地になりますのでとても大切です。

経費精算システム導入の記録シリーズ

> 第一弾:製品選定から社内決裁まで
> 第二弾:運用準備から社内説明会まで

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 小栗 勇人

1980年生まれ。上場企業と上場企業子会社で経理を10年経験。ExcelやAccessの活用、クラウドサービスの導入、社内基幹システムの構築など、経理業務だけでなく、会社全体を効率化させることを日々実践中。運営ブログ「経理と事務の効率化」をきっかけにExcelの本『経理の仕事がサクサク進むExcel超活用術』を出版。

経理と事務の効率化