【インタビュー】高い業務効率化を実現!GMOソリューションパートナーの取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。

業務効率化の成功企業へのインタビュー第19弾をお届します。今回お話を伺ったのはGMOソリューションパートナー株式会社の宮下様です。

 

GMOソリューションパートナー株式会社とは

2007年にGMOインターネットグループのグループ会社として設立されました。SEOやリスティングサービスなどのWebサイトの集客支援事業、ネットショップ開設・在庫管理システムなどの運営支援サービスを中心にプロモーション領域での事業を展開しています。サービスの契約数は15,000社を超え、多くの企業にWebプロモーションのノウハウを提供しています。

 

請求書をWEB発行へ切替え 月10時間の時間削減に成功

経理業務の効率化について、貴社で取り組まれていることを教えてください

請求書発行の効率化のため、請求書の発行をWEBに切替えたことで、大きな効果をあげることができました。
毎月600件ほどの請求書を発行しているのですが、その対応に毎回30時間以上かかっていました。Excelで管理し、1枚ずつ手作業で印刷や封入を行っていたため、1件あたり2~3分の時間が必要でした。そちらが、WEB請求書の発行に切り替えたことで、10時間も削減効果がありました。

それはすごい成果ですね。具体的にはなにが変わったのですか

WEB発行への切り替えにより、印刷→封入→郵送のフローをまるまる削減することができました。それまで郵送で請求書を送っていた先の99%はWEB発行に切り替えることができたので、そこの削減効果が一番大きかったですね。

また、それまでは一部のご希望のあった取引先にはFAXやメールでの請求書送付を行っていました。そちらも、WEB発行への切替えタイミングで全て統一することができたので、イレギュラーな対応への時間や手間もなくなりました。

 

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WEB発行への移行率99%!

WEB発行への切替えはどのように行っていったのですか

まずはシステムを選定するところから始めましたが、GMOグループ内での導入実績があったWEB請求書発行サービス「楽楽明細」を導入することにしました。「楽楽明細」はサポートの体制がしっかりしており、導入時や導入後の質問などに対して非常に丁寧な対応でわかりやすい回答をくれました。

その後、取引先へのWEB発行への移行について案内をしていきました。営業に協力してもらい、お客様への営業時に一緒に案内をしてもらうことで高い移行率が実現できました。

 

郵送代、収入印紙代のコスト削減にも効果が

WEB請求書発行サービスへの切替えで他にも良かったことはありましたか

システム内で取引先名を検索するだけで過去に発行した請求書の一覧が確認でき、そこは便利になりましたね。それまでは、すべてExcelや紙での管理だったので検索性が悪く大変だったんです。その一覧では、お客様側のダウンロード履歴も確認できるので、ダウンロードがまだできていないお客様へはダウンロード促進の連絡をする、などの対策もとれるようになりました。
あとは、紙への出力や印刷がなくなったので、コスト削減の効果もありましたね。WEB発行により収入印紙の貼付け義務もなくなったので、収入印紙代の削減もできたのは嬉しかったです。

今後も業務効率化に向けての取り組みは続けられますか

取引先からの入金確認を効率化しようと計画中です。具体的には入金情報をバーチャル口座で紐づけて入金処理をできるようにしたいと考えています。こちらは構築中の段階ですので、実施にむけて引き続き動いていきたいと思っています。

 

経理プラス編集部より

WEB請求への切替えにより業務効率改善のみならず、コスト削減の効果も出されており素晴らしい取り組みだと感じました。99%の移行率という高い精度も、宮下様はじめ、GMOソリューションパートナーの経理部の皆さまの営業部への協力依頼などの全社的な調整力のたまものだと思いました。貴重なお話をありがとうございました!

 

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