請求書が送れない!?郵便物集荷サービスの廃止と今後の対応について

日本郵政が法人向けに展開している郵便物の集荷サービスが2018年6月末日に廃止されました。それにより、請求書や納品書、支払明細など毎月大量に郵便物を発送する法人企業には混乱が広がっています。
今回は、日本郵政の法人向け郵便物集荷サービスの廃止の概要と、請求書や納品書といった帳票の発行を今後どうするべきか対策をご紹介します。

 

集荷廃止の対象は

集荷サービスの廃止との発表ですが、すべての商品が集荷されなくなるわけではないようです。今回廃止となる対象は以下の3点です。

  • 新特急郵便物、巡回郵便物及びレターパックプラスを除く、内国郵便約款を適用する郵便物
  • 国際スピード郵便物及び小包郵便物を除く、国際郵便約款を適用とする郵便物
  • ゆうパケット約款を適用するゆうメール及びゆうパケット(集荷を条件として個別に契約している場合を除く)

そのため今後もゆうパックやレターパックプラス、国際小包(SAL便/航空便/船便)、新特急郵便物、巡回郵便物の集荷は継続されます。

 

郵便物集荷サービスが廃止された理由

近年のインターネットの普及、それに伴う通信販売の発展などにより郵送会社の人手不足が年々深刻化しています。そんななかヤマト運輸が値上げ等により荷物量の抑制を行った結果、荷物の一部が日本郵政に流れました。これにより「ゆうパック」の取引量が増加し、郵便局員の人員不足が加速しました。そこで日本郵政は人手不足対策として、これまで無料サービスで行っていた法人向け郵便物の集荷サービスの廃止を決定したのです。

 

集荷サービスがなくなると何が困る?

そもそも、日本郵便の郵便物集荷サービスは、法人顧客が請求書などの大量の郵便物をポストへの投函ができない為に行われてきたものです。
今後はこのような法人企業も、大量の郵送物を郵便局まで持ち込まなくてはならない為、請求書などの帳票発行件数が多い法人企業にとって、下記のような問題が発生します。

郵便物の持ち込みに、手間と人件費がかかる

これからは請求書などの帳票を発行している経理部門の担当者が、毎月請求書を郵便局まで持ち込むことになります。数百件レベルの請求書発行であれば1人で持ち込むことも可能ですが、数千件~数万件といった大量の請求書などの帳票を発行する場合、複数人で持ち込まなくてはならず、より多くの人の手間と人件費がかかります。

郵便局窓口が混雑し、順番待ち時間が発生する

請求書の発行が集中する月末月初や、五十日(ごとうび)などはどの企業も郵便局への持ち込みが多く発生するので、郵便局の窓口が混雑するでしょう。また窓口の順番待ちが発生する上に、どの企業も処理件数が多い場合、長く待つことになります。特に毎月第1営業日の閉店間際である夕方頃は相当の混雑が予想されます。

会社の近くに郵便局なく、そもそも持ち込みが現実的でない

郊外の場合、会社の近くに郵便局がないこともあるでしょう。車や電車で数十分~数時間かけて請求書を発送するためだけに郵便局へ行くことは現実的ではありません。

 

 

WEB帳票発行サービス「楽楽明細」 経理プラス メールマガジン登録

 

アウトソーシングやWEB帳票発行システムで対策できる!

郵便物集荷サービスの廃止によりこれらの問題が発生しますが、そもそも請求書や納品書、支払明細など帳票を自分たちで郵便局へ持ち込む必要をなくすことはできないのでしょうか。

実はこの問題は「郵便業務のアウトソース」や、近年急速に普及が進む「帳票発行システムの導入」で解決することができます。今回は「帳票発行システム」について詳しくご紹介します。

例えば、帳票発行システム「楽楽明細」では、Excelなどで作成した帳票の元となるデータを帳票発行システムに取り込むだけで請求書や支払明細などを作成し、取引先ごとに用意されたマイページ上に公開することができます。
対応できる帳票は請求書、支払明細書、納品書、給与明細など多岐にわたります。

「楽楽明細」は現在運用している帳票類のフォーマットをほぼそのまま再現することが可能できるので、請求書などのフォーマットが変わってしまうということもありません。システムに合わせてデータを改修する必要がないのでスムーズに導入することができます。

また、WEB上での帳票には対応できないお取引先がある企業様でも、「楽楽明細」は郵送代行サービスも行っているので安心して導入することができます。請求書のデータをCSV形式(またはPDF形式)で取り込むだけで、取引先に自動で請求書を発送してくれます。郵送代行の単価は1通あたり164円~(郵送費込み)とかなりリーズナブルです。

WEB上での発行、郵送代行に加え、メール添付で送付という対応もでき、取引先ごとに「WEB発行」「郵送」「メール添付」と送付形式を選択することが可能なのも便利です。

アウトソースやシステム導入というと新たなコストがかかってしまうというイメージがあるかもしれませんが、特に帳票発行システムには、発行件数が少なくても1通あたりの単価が低価格、かつ費用は郵送依頼をした分だけ!という、リーズナブルなサービスがあります。

さらに郵送での請求書発行と比較し、WEB発行やメール添付での発行の割合を高めると、郵送費や用紙代、印刷代などのコストを抑えることができるため、経理担当者の手間や時間の削減だけでなく、結果的に経費削減も目指すことも可能です。

WEB上のシステムで帳票の発行というとセキュリティ面が気になる方もいるかもしれませんが、「楽楽明細」はサーバの管理体制はもちろん、2重のファイアーウォールや定期的な脆弱性診断など、徹底した管理体制を構築しています。また「楽楽明細」を提供する株式会社ラクスはプライバシーマーク(【認定番号】第20000843(06)号)を取得しています。

 

まとめ

今回の郵便局の郵便物集荷サービスの廃止は、法人企業にとっては大打撃となる出来事ですが、これを機に請求書や納品書などの帳票発行の方法について見直してみてはいかがでしょうか。
「楽楽明細」は無料トライアルが可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。自社の運用に合わせた、経理担当者が楽になる活用方法を提案してもらえるはずです。

「楽楽明細」製品ページ

 

「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。読み逃しがないよう是非ご登録ください!「経理プラス」メルマガ登録は・・・ こちらから

 

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です。 経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報をお届けしていきます!