郵便法改正で請求書の到着遅れと通信コスト増が発生する理由とは?

郵便法改正で請求書の到着遅れと通信コスト増が発生する理由とは?

郵便法が改正され、2021年10月から新しいサービスが始動します。今回の改正では「配達日が変わる」「料金が見直される」という点が大きなポイントです。デジタル化が進んでいるとはいえ、紙ベースで請求書や領収書を発行している企業も少なくありません。

今回は、郵便法の改正内容の概要や、経理担当者が気を付けるべきポイントなどについて解説していきます。書類の遅延、郵送料のコスト増など業務に直結する改正内容ですので、しっかりと確認しておきましょう。

郵便法の改正内容について

なぜ、今のタイミングで郵便法の改正が行われるのでしょうか。改正にある背景や改正点のポイントを解説していきます。

なぜ改正となるのか

電子メールが普及し、一般ユーザー間ではパソコンやスマートフォンでの通信が増え、手紙・はがきの通信手段は減少しています。新年のあいさつを伝えるための年賀はがきであっても、デジタル通信を利用したものに変わりつつあり、手紙・はがき離れは進行している状況です。

また、デジタル化は企業が発行する納品書や請求書、領収書の発行・郵送の減少にもつながっています。宅配業者のメール便サービスの進出などにより、今やポストへの配達は郵便局だけのものではなくなりつつある状況です。さらに、郵便配達物の減少に加えて、配達員の人手不足も改正の要因のひとつとされています。

基本的に、通常エリア内の郵便配達は「原則翌日配達」です。しかし、民間事業者を活用しながらも翌日配達のサービスを継続するためには、コストなどの面を考えなくてはなりません。こういった、郵便料金や配達日の見直しが必要となったことから、この度の郵便法の改正に至っているわけです。

改正のポイント

郵便法の改正ポイントは大きく4つに分けられます。

  • 土曜日配達の休止
  • 送達日数の見直し
  • 特別郵便物の範囲拡大
  • 特殊取り扱い料金の変更等

詳しい改正内容については後述しますが、郵送物等の配達に関するものでは「土曜日配達の休止」「配達日の繰り下げ」が行われます。また、郵便料金に関するものでは、「特殊郵便の料金引き下げ」「料金区分の変更」が行われます。

改正後のサービス内容

改正後のサービス内容については、下記の通りです。従来のサービスと比較して変更点を確認していきます。

経理が郵便法改正で気を付けるポイント

郵便法の改正は、書類を扱う機会が多い経理部署に与える影響も少なくありません。特に気を付けることとして、次のようなポイントが挙げられます。

納品書・請求書・領収書等の到着遅れ

普通郵便物について、土曜日配達の休止と配達日が従来よりも1日程度遅くなることで、請求書や領収書の到着遅れが懸念されます。支払処理のために請求書の到着日を厳格に設定している取引先もありますので、配達日にゆとりを持って発送する必要があります。

請求書未着による未払いの発生

請求書を受け取る側としては、書類の締切日までに届かなかった場合、支払処理が進まず買掛金等の未払いにつながる可能性があります。スポットの取り引きで届かなった場合は仕方がありませんが、毎月のように継続的に請求書が届く取引先については、改めて締切日についてのアナウンスを行うことも検討しましょう。

郵便料金の見直し等によるコスト増

速達郵便は10月以降に料金が引き下げられます。しかし、普通郵便物の配達日が1日程度長くなることにより、場合によっては速達郵便を多用しなければならないケースも出てくるでしょう。

また、配達日指定郵便の区分の改正で、210円の料金がかかる指定日に「土曜日」が加わりました。速達と併せて土曜日の配達も有効にするためには、加算料金の郵便を利用する機会が増えて結果的にコスト増になることが考えられます。

配達遅延等のリスクを防ぐには

請求書など、決められた期日までに配達が必要な書類は、従来よりも早めに投函する必要が出てきます。とはいえ、月末などに経理業務の繁忙期に請求書の作成を行っている企業も多く、作成から印刷、宛名書きから封入れまで手作業で行っている場合、大幅な効率化は現実的ではないかもしれません。

そのため、配達遅延等のリスクを防ぐには、請求書類をデータ化して印刷から郵送代行までノンストップで行うサービスの利用や、請求書の電子発行できるシステムの導入を検討するのもひとつの手段といえるでしょう。
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まとめ

今回は、郵便法改正の概要や経理担当者が気を付けるべきポイント、配達遅延リスクを防ぐための対策などについてご紹介しました。紙ベースで請求書を発行している企業は、まだまだ多く存在します。余裕を持った対応ができるように、請求書発行の業務だけではなく、経理業務として全体的な効率化も視野に入れながら、対策を検討してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。