勘定科目「通信費」の経理処理方法のやり方と注意点を解説

勘定科目「通信費」の経理処理方法のやり方と注意点を解説

通信費は電話代やインターネット利用料、郵便料金などを処理する勘定科目です。昨今はテレワークの普及によって、自宅などで仕事をする機会が増えています。社員個人が所有するスマートフォンやネット回線の利用料金なども、仕事で使用した分は経費計上が可能です。ここでは、通信費の仕訳方法や間違いやすい経費の例、テレワーク時の経費処理について詳しく解説します。

通信費とは

通信費とは、業務上使用する通信や連絡のためにかかった費用のことです。具体的には電話料金、電報代、郵便代、宅配便、ハガキ・切手代、年賀状、Wi-Fiやプロバイダーなどのインターネット利用料などが含まれます。通信や書類などの郵便物に関わる費用を処理しますので、仕訳する機会の多い勘定科目と言えるでしょう。

通信費と間違いやすい経費の例

次に、間違いやすい経費の例についてご紹介します。

ダイレクトメール、試供品の送料は「宣伝広告費」

不特定多数の人に対し、宣伝効果を目的としてダイレクトメールや試供品を送付する費用は、支出の目的から「宣伝広告費」とするのが適切です。

電話機のリース料金は「リース費(賃借料)」

通話料や基本料金は通信費ですが、電話機本体をリース契約に基づき借りており、毎月一定額を支払う場合は「リース費」で計上します。

経理プラス:リース取引の仕訳と会計処理 ―リース取引の基本と実務:経理担当者の苦手意識克服シリーズ―

送付する契約書などに貼り付ける収入印紙は「租税公課」

書類の送付費用や切手代は通信費ですが、課税文書に貼る収入印紙は印紙税という税金に該当しますので、「租税公課」を使用します。

経理プラス:租税公課とは何?販管費科目との関係や経費計上について解説

通信費と荷造運賃の違い

通信費とよく混同してしまう勘定科目として、「荷造運賃」があります。荷造運賃とは、商品などを出荷する際にかかる梱包や発送の費用です。例としては梱包資材やコンテナ代、トラック運賃、輸出関係手数料などがあります。

同じ送料でも、商品や製品を送付する場合は荷造運賃費、書類などを送る場合は通信費となります。トラック代などを通信費と間違えることはありませんが、バイク便や宅配便などで商品を発送した場合に、勘定科目を間違えないよう注意しましょう。

通信費のテレワーク時の按分について

情報通信技術の発展や働き方改革の推進に伴い、テレワークが急速に普及し、オフィスではなく自宅で仕事をする機会が増えています。事業を行うために使用した費用であれば、従業員が個人で契約した携帯代やインターネット利用料金であっても、会社の経費として計上することが可能です。

ただし、従業員がプライベートとして利用した分は、当然ながら会社の経費にできません。そのため、会社の業務として利用した分を合理的に計算する必要があります。

明細により特定する方法

携帯の通話料は、通話明細により特定できます。明細書をバウチャーとして、業務に関連する通話料のみ経費計上する方法です。

明細から特定するので根拠がはっきりする方法ですが、手間がかかりますし、基本料金や定額のインターネット利用料などは切り分けができません。社員数が少なく、明細の確認がそれほど負荷にならない場合に採用できるケースと言えます。

業務使用部分を按分する方法

1か月の在宅勤務日数から、業務に使用した部分を合理的に計算します。国税庁が例示している算式は下記の通りです。

参考:国税庁 在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ

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たとえば、以下の例で見てみましょう。

  • 携帯電話の利用料金が6,000円、インターネットの接続料金が4,000円
  • 従業員の在宅勤務日数 9日
  • 該当月の日数 30日

この場合、1万円×(9日/30日)×1/2となり、業務に使用した通信費は1,500円になります。基本料金だけではなく、通話料も算式に加えて問題ありません。該当月の日数は、勤務日の合計ではなく土日を含む月の合計日を使用します。これは、基本料金などが月額になっているためです。

1/2は睡眠を除いた1日の時間の内、労働時間が占める割合を表しています。

  • 1日24時間
  • 平均睡眠時間8時間
  • 法定労働時間8時間

1日の内、睡眠時間を除いた時間に占める労働時間の割合は8時間÷(24時間―8時間)のため、1/2となります。

携帯代やインターネット利用料は社員個人が支払っているので、業務に使用した分の支払先は社員になります。この時に支払う金額は社員の給与ではなく「通信費の実費精算」なので、所得税等の対象にはなりませんので注意しましょう。

ただし、スマートフォンの本体購入代金や業務に使用しないサブスクリプションなどのオプション代を企業が負担した場合、その負担した金額は従業員に対する給与として課税する必要があります。テレワークでかかる諸経費を見越して「在宅勤務手当」として支払った場合も、給与の一部とみなされ所得税の課税対象です。なお、テレワークに関連する経費処理については、下記記事に詳しく解説しています。

経理プラス:テレワーク導入時の経費は課税?非課税?区分を確認しておこう

通信費の仕訳例

仕訳の例についてご紹介しましょう。

例1:電話料金2万円が口座から引き落とされた。

 借方金額貸方金額
通信費20,000普通預金20,000

例2:インターネット利用料金6,000円の請求書を受け取った。料金は月末に口座から引き落とされる。

 借方金額貸方金額
通信費6,000未払金6,000

仕訳のタイミングは支払日と請求書の受領日、どちらでも構いません。ただし、一度決めた方法は継続します。切手やはがきを購入時に通信費として計上していた場合、期末時に未使用分があれば「貯蔵品」へ振り替えます。

例3-1:84円切手を10枚購入した。

 借方金額貸方金額
通信費770現金840
仮払消費税70

切手は使用時に消費税が課税されます。購入時に通信費とする場合は仮払消費税を計上し、84円切手なら消費税は7円(内税)です。

例3-2:期末に5枚未使用分があった。

 借方金額貸方金額
貯蔵品420通信費385
仮払消費税35

期末に未使用分があれば、資産勘定である貯蔵品へ振り替えます。

まとめ

通信費について、テレワーク時の経費計上方法や間違いやすい例について解説しました。テレワーク時の経費計上方法については、上記で記載した方法以外でも企業が合理的に計算し、従業員に支給する場合も給与として課税されません。実務負荷との兼ね合いを考えながら取り決めると良いでしょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 柴藤 唯人

大手製造業(鉄鋼メーカー)の経理財務担当として勤務。財務系は固定資産管理、棚卸資産管理、一般会計を担当。また、原価系は原価計算、月次、半期予算、中期計画、コスト分析、損益分析を経験する。管理職昇進後は会計実務からは離れて、公認会計士対応や内部統制、原価は全体のコスト総括や損益総括を担当。工場だけではなく営業へも情報を提供するなど、販売戦略にもかかわる。日商簿記1・2級保有。