特定支出控除で会社員も経費申告 経理に求められる対応とは?

会社員(給与所得者)でも「経費申告」ができる特定支出控除があります。これは一定の要件を満たす経費を所得税から控除できる制度であり、該当する人は積極的に利用したほうが所得税の負担が少なくなる可能性が高いため、節税として有利でしょう。
しかし、制度を利用するためには、給与支払者の証明書が必要になるため、経理担当者は、制度の概要や対応方法について理解しておく必要があります。
今回は、そもそも特定支出控除とは何か、対象となる経費の範囲、経理担当者が行う証明書の実務などについて詳しく見ていきましょう。

 

特定支出控除とは何か

通常は経費として所得控除ができるのは、個人事業主や法人など事業主に限られています。しかし、特定支出控除では対象となる経費が、一定額を越えた場合、その超えた分を会社員でも控除対象とすることができる制度です。

これは以前から存在する制度でしたが、2013年(平成25年)の改正によって、対象の範囲が拡大されました。また、2016年(平成28年)の改正では、制度の対象者の給与等の収入金額に対して、以前まであった1,500万円以下かどうかの区分がなくなり、給与等の収入金額は一律扱いに変わっています。

 

特定支出控除が認められる範囲

特定支出控除が認められるのは、次のような費用となります。

  1. 通勤費・・・・・・一般的な会社員として通常必要だと認められるもの
  2. 転居費・・・・・・転勤に伴う転居で通常必要だと認められるもの
  3. 研修費・・・・・・仕事に直接必要となる技術や知識を得る目的とした費用
  4. 資格取得費・・・・・・仕事に直接必要となる資格取得のための費用
  5. 帰宅旅費・・・・・・単身赴任などで、勤務地と住居間にかかる旅費
  6. 図書費・・・・・・仕事に関連する書籍や定期刊行物の購入費用
  7. 衣服費・・・・・・勤務先で着用が必要になる制服、事務服、作業服等の衣服購入費用
  8. 交際費・・・・・・勤務先の得意先等で仕事に関係ある者に対する接待、供応、贈答などの費用

2013年(平成25年)から、「4」の資格取得費は、弁護士、公認会計士、税理士なども対象となっています。また、「6」、「7」、「8」は2013年から対象が拡大されたものであり、これら3項目の支出合計額が65万円を越える場合でも、上限は65万円までとなります。
なお、「1」~「8」までの支出は、すべて給与支払者が証明したものに限られる点に注意が必要です。

特定支出控除で認められる金額の範囲は、次の通りです。2016年(平成28年)以降は、給与等の収入金額の区分がなくなったことに気を付けておきたいですね。

<2016年以降>

 その年中の給与等収入金額特定支出控除額の適用判定の基準となる金額
一律その年中の給与所得控除額×1/2

<2013年から2015年まで>

 その年中の給与等収入金額特定支出控除額の適用判定の基準となる金額
1,500万円以下その年中の給与所得控除額×1/2
1,500万円越え125万円

(参照) 国税庁 給与所得者の特定支出控除

これらの対象となる費用は、会社員ならば日常的に支出している可能性が高い費用ばかりです。しかし、通勤費や転居費などは多くの場合、会社から支給されていますので、経理担当者は注意が必要です。

特定支出控除の対象となる費用は、あくまで会社員が個人で支出した費用が対象となり、特定支出控除と認められるには、給与支払者の証明が必須となります。

経理担当者は、経費が特定支出控除に該当するか否かをしっかりと判断しなければなりません。

 

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特定支出控除の申告方法

特定支出控除を受けるには、確定申告が必要となります。この確定申告のときは、特定支出に関する明細書、給与支払者の証明書、搭乗・乗車・乗船に関する証明書など支出金額を証明するための添付書類が必要となります。また、これらの添付書類の他に、給与所得の源泉徴収票も必要となります。

 

特定支出に関する給与支払者の証明書

給与支払者の証明書は、国税庁にて書類の様式が決められています。証明書は、通勤費用、転居費用、研修費用など、各経費別に様式があり、該当になる証明書の依頼欄に記載をして、依頼内容について給与支払者が証明するという記載方法となります。

各様式とも、依頼内容は詳細に記載することになっていますので、経理担当者は記載内容を確認した上で、支出について「認める」、「認めない」の判断を求められます。また、これらは確定申告における重要な公的書面になりますので、正確な手続きが必要となります。

(参照)国税庁 給与所得者の特定支出控除に関する証明書の様式等の制定について

 

経理担当者の注意点まとめ

特定支出控除を求める社員への対応において、経理担当者が注意すべき点は、次のようなことが考えられます。

年末調整は通常通り行う

特定支出控除のために、社員が確定申告をするとしても、会社側では年末調整を行います。特定支出控除の申告の際に、源泉徴収票の添付が求められていますので、「確定申告をするから年末調整はいらない」という認識にならないよう気を付けましょう。

証明書発行は様式が分れる

特定支出控除の申告のために、経理担当者は証明書を発行することになりますが、証明書の様式は、経費の種類ごとに分かれています。発行の際には、正しい様式が使われているかチェックをしましょう。また、記載内容に不備がないかも確認しましょう。

特定支出に該当するかの判断

特定支出と認められるのは、仕事に必要とされる一定の費用を個人が支出した場合です。支出として適正であるか、また、上限を超えて申告をしていないかなど、内容を確認できるように知識を深めておきましょう。証明書の依頼内容が、特定支出に該当するか判断に迷うときには、自分だけで判断することなく税理士などに相談することをおすすめします。

 

まとめ

会社員でも一定の経費が認められる特定支出控除は、まだまだ認知度が低いイメージがあります。
しかし、資格取得費や衣服費など業種によっては、控除の対象に「なる」、「ならない」の違いが社員の家計などに大きな影響を与える可能性があります。
この制度は、すべての会社員が対象になる制度ではありませんが、社員の負担を少なくする制度となりますので、経理担当者、ひいては会社側から適切なアドバイス等ができることが理想的です。それによって、社員の満足度の向上にも繋げられる制度なのです。

 

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● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。