テレワーク中の請求書処理。発行も支払いも電子化が必須…！？

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

先日、「経理プラス」で実施したアンケート“緊急事態宣言時の経理業務の変化”の結果をお伝えしました。

その中で、テレワーク中の経理の課題になったのが、「紙、特に請求書の処理」「支払依頼」だったということが明らかになりました。
新型コロナウイルスの感染拡大が続き、第2波がきている中で、再びテレワーク・リモートワークが推奨されています。請求書の発行、取引先への支払いは重要な業務です。自宅からでも請求書の処理を滞りなく対応するためにはどうすればよいのか、解説していきます。

また、テレワークと並行して検討されることが多い、経費精算クラウド化についてはこちらの記事をご参照ください。
経理プラス：経費精算はクラウドが常識に!?テレワークでも対応できる方法とは

テレワークで変化する請求書の処理フロー

先ほど紹介したアンケートの中で、テレワーク中に経理業務について、どのように対応したかを聞いたところ、“業務フローを一時的に変更して対応した“という声が多くありました。

「請求書を原本でなくデータで回覧するようになった」

「紙での提出ではなく、メールでの提出を許可した」

「判子の押印がリモートワークの妨げとなっている要因」

「請求書の発行を紙ではなく、メール添付で対応した」

やはりテレワーク時の紙の処理は大きなネックとなります。テレワーク下において、紙の状態では提出・回覧はできませんし、押印もできません。
一方、フローの変更では対応しきれず、紙の請求書の受け取りやデータ化のために出社を余儀なくされたという声も聞かれました。
いかに紙をなくし、効率よく処理していくかが重要になります。

テレワークで請求書処理をするために必要なこと

テレワークで滞りなく請求書処理をするためには、以下の3つの対応が必要です。

1.請求書の受け取りを紙原本の郵送でなく、PDFなどの電子データに変更してもらう

2.請求書を電子データで発行できるようにする

3.請求書の社内回覧・承認・処理のフローを効率的に電子化する

それぞれ見ていきましょう。

1.請求書の受け取りを紙原本の郵送でなく、PDFなどの電子データに変更してもらう

テレワークでは、紙の請求書の受取は現実的に不可能なので、請求書の送付方法を電子化してもらう必要があります。とはいえ、押印された請求書の原本を保管しなくてはならない、と考えられる方も多いかと思います。
実は領収書の押印は法律で必要とされているものではありません。また電子帳簿保存法に対応している場合は、電子データで発行された請求書の場合、紙の原本を保管しておく必要もないのです。この対応は取引先へ依頼が必要になるので依頼してみましょう。
また、どうしても紙による郵送が残ってしまう場合でも、出社する日付や人数を事前に調整し、最小工数で対応できるようにするのが良いでしょう。

経理プラス：【経理ニュース速報】政府が急ぐ「脱・ハンコ」求められる企業のペーパーレス化！

2.請求書を電子データで発行できるようにする

1.の動きにより、請求書を発行する側としても電子データでの発行の需要が高まるため、準備を行う必要があります。
数件であれば、手作業でメールに添付して送ることも可能ですが、数十件、数百件となると手作業での対応は現実的ではありません。そのような状況から、電子データで請求書を発行・送付できる請求書発行システムに注目が集まっています。

先日、政府と民間企業が協議会を立ち上げ、2023年までに請求書を完全デジタル化を目指すという報道がありました。今後請求書電子化の動きは加速していきますし、自社にも送付先にもメリットがありますので、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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3.請求書の社内回覧・承認・処理のフローを効率的に電子化する

請求書を電子データで受け取れるようになれば、社内のフローも電子化することができます。しかし、社内フロー・ルールをしっかりと整備しなくてはミスやトラブルにつながりかねません。
先述のアンケートの結果では、テレワーク下では請求書の回覧をメールで行ってよしとする変更をした企業が多く見られました。一方でメールにしたことでチェックの工数が増したり、承認フローの抜け漏れが発生したりと、効率が悪くなったという声もありました。
一時的なテレワーク対応であれば、こういった手段で乗り切ることはできると思いますが、安定的な事業継続のためには、より効率的なフローを組める体制を整えておくことが望ましいでしょう。

経費精算システムを導入して請求書処理・支払依頼を効率化

では、どのようにフローを整備すればミスなく、効率よく請求書の処理、取引先への支払いを行うことができるのでしょうか。そこで役立つのが「経費精算システム」の活用です。
経費精算システムを導入することで請求書処理のフローを効率化でき、多くのメリットを得られます。

経費精算システムのメリットを紹介する前に、メールで処理する場合のデメリットを改めて整理してみましょう。

メールの場合ですと、事前承認内容と実際の取引内容、請求書を添付したメールを申請者から承認者に送り、返信や転送という形で次の承認者に回し、最終的に経理に送るというフローになります。

その場合、
・押印などの証跡が残せないため、正しいルートで承認できているかがわかりにくい
・承認依頼や差し戻しが他のメールに埋もれ未処理のままになってしまう
　といったリスクがあります。

経費精算システムではこれらの問題を解消でき、さらに効率化することもできます。
株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」を例に、システム化のメリットを紹介します。

クラウド型経費精算システムである「楽楽精算」はWEB上で申請～経理処理までを完結でき、インターネット環境があればどこからでも利用できます。
WEB上で申請データを作り、そこに請求書を添付し、承認フローを辿っていくという点ではメールと大きく変わりませんが、上記したメールで起こる問題は全て解消されます。

課題：押印などの証跡が残せないため、正しいルートで承認できているかがわかりにくい

「楽楽精算」では所属や申請内容に応じてシステム上で承認フローを組むことができ、その通りに承認が回るので、承認ルートの間違いが起こりません。また、承認時に証跡が残るようになっているので、誰から見ても一目で承認済みかがわかり、チェックが楽になります。

メールで承認者へ展開する際は、宛先を自分で指定することになりますが、金額や内容によって変わるフローを申請者が正しく判断することは難しいことが多いです。
「楽楽精算」では申請内容に応じてシステムが自動で判断してくれるため、はるかにミスの発生が少なくなります。「楽楽精算」では柔軟に承認ルートを設定でき、承認箇所も最大10ポイントまで設定できるので、システムに合わせて従来の承認ルートを変えることなく、システム化に対応できます。

テレワーク下では、訂正や差し戻しがあった際もメールでやり取りすることになり、再申請で元のルートに戻った時に承認済みか未承認かが更にわかりにくくなってしまいます。「楽楽精算」では再申請をすると、再び従来の承認フローをまわり、さらにどこが修正されたのかコメントを入れることができるため、差し戻しをした人以外も修正内容が把握しやすくなります。
また、「楽楽精算」には、規定に反する申請をシステムで自動チェックする機能もあり、そもそも差し戻しを減らすことができます。これもシステムによって得られるメリットの一つです。

＞＞「楽楽精算」の経費精算の機能について詳しく見る

課題：承認依頼や差し戻しが他のメールに埋もれ未処理のままになってしまう

メールでは他の業務のメールも受信していたり、特に承認者は多くの申請に目を通すため、自分の手元に来ている未承認の申請が埋もれてしまうリスクがあると触れました。差し戻しがあると、尚更埋もれやすくなるでしょう。
この点も、「楽楽精算」であれば、自分の承認待ちになっている未承認の件数や再申請待ちになっている差し戻しの件数などを一目で確認することができるので、見落としを防ぐことができます。
また、承認待ちの状態で滞っている人に対しては、経理担当者から催促のアラートを送ることもできますので、リスクはかなり抑えられます。

＞＞「楽楽精算」の通知・催促アラート機能について詳しく見る

支払依頼のシステム化で、さらなるメリットも

経費精算システムの導入には他にもメリットがあります。
まず、取引先の管理。「楽楽精算」では取引先の情報をシステムに登録でき、登録した支払先情報と支払依頼を紐付けることができるので、申請のたびに振込先情報などを入力する必要がありません。
また、「楽楽精算」では、上がってきた申請データから会計ソフトに入力するデータを出力し、FBデータまで作成できるので、会計入力・振込作業で発生する入力業務を大幅に削減することができます。

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