請求書の書き方の基本と間違いやすい項目 効率的な請求書発行方法も紹介

どのような業種であっても、請求書の発行は必要なものです。普段なにげなく請求書を取り扱っている方もいるかと思いますが、トラブルを未然に防げるように、充実した請求書を作成することができているでしょうか。
今回は、請求書の書き方の基本や入れておくと役立つ項目、間違いやすいポイントについてご紹介します。

請求書発行の目的とは

請求書を発行する目的を考えるときに、その種類は取引先に対するものと、自社側に対するものの2つにわかれます。

取引先に対する目的

請求書を発行し、取引先に送ることで、支払いに対しての明確な内訳、金額、支払日などを伝えることができます。また、相手側は請求書を受け取ることで、請求内容に相違がないか、支払条件が妥当であるかなどを確認することができるため、トラブルを未然に防ぐことが期待できます。

自社側に対する目的

自社側としては、請求書を発行することで、取引先に対する請求の内容を口頭ではなく、書類で残すことができるため、金額の相違などのトラブルを防ぐことができます。また、社内での請求漏れや未入金などをチェックすることも可能となります。

請求書に記載される基本事項

請求書に記載される基本事項には、次のような項目があります。

  • 請求先
  • 請求書の発行日(締め日)
  • 請求書の発行先(社名、住所等)
  • 請求書のタイトル(〇〇月分など)
  • 請求金額(消費税分額も記載)
  • 請求書の明細内容

請求書の内訳明細は、業種ごとに異なります。例えば、小売業であれば、一つの商品ごとに商品名と単価、数量などが記載されています。また、建設関係であれば、工事の種類ごとに工事の内容、単価、平米数などが記載されているのが一般的です。中には、数量の部分に「1式」と表示する簡易的なケースもあるかもしれません。

基本的な項目は、その全てが重要なものであると考えられますが、特に「宛先」「請求日」「合計額」を明記することは大切です。請求期日は、相手方の支払いの締切日に関係しますので、特に注意しなければならないでしょう。

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請求書作成の際に役立つ記載項目

ここからは、請求書作成の際に加えておくと役立つ項目をご紹介していきます。

  • 請求書番号
  • 発行した請求の通し番号などを記入するようにすると、取引先からの問い合わせが発生しても、検索しやすく便利でしょう。また、請求書が複数枚になるケースでも、どの請求書を指しているかが一目瞭然です。

  • 振込先の記載
  • 請求書に振込先の記載をしておくと、相手方の経理担当者が変わったときや、初めての取引先に請求書を提出するときもスムーズな処理が期待できます。
    「振込先は一度伝えれば十分だろう」と考えるかもしれませんが、例えば銀行が統合して名前が変わったり、主要取引先が変わったりした場合に、別途で請求先に周知するのは大変な手間がかかります。そのため、振込先を記載しておくことは、双方にとってもメリットがあるのです。

  • 振込手数料の負担に関する記載
  • 意外と明確にしていないのが、「振込手数料の負担」です。一般的に振込手数料の扱いとしては、支払う側、つまり「振込みをしてくる相手側」が負担するケースが多いでしょう。
    しかし、手数料の負担について特段の記載がない場合、振込手数料は自社側が負担することになる場合があります。
    例えば、合計請求額から、振込手数料分が差し引かれるケースです。手数料差し引きというケースも少なくないですが、どちらが負担すべきなのかはしっかりと明記する方が、トラブルを回避することにつながります。

  • 支払いの期限
  • 請求先に対して、いつまでに支払いをして欲しいかという「支払いの期限」を〇月〇日という方法で記載します。この期日は、お互いの取り決めの期日という場合もあれば、会社ごとに違う場合もあるでしょう。請求書に記載することで「いつまで」という一つの区切りを設けておくことは、トラブルを防ぐためにも大事なことです。

請求書の記載で間違いやすい項目

次に、請求書の記載で間違いやすいものには、どのようなものがあるか確認してみましょう。

  • 請求先の宛名
  • 請求先の宛名を間違えるというケースは決して少なくありません。特に、郵送する場合に、実際の請求先と郵便の宛名を間違えてしまうという失敗をしたことがある方もいるでしょう。しかし、これは企業の重要な情報が記載されているものであるため、十分に注意しなければなりません。

  • 請求書の捺印を忘れる
  • 請求書を作成したあとに、会社名の位置に捺印を忘れることがあります。捺印のない書類は、正式な書面として受け取られない可能性もありますので、こちらも十分に注意しましょう。

  • 自作の書式で入力ミス
  • 近年は、請求書をパソコンで作成している企業がほとんどでしょう。Excelなどの表計算ソフトを使えば、項目の入力や自動計算も設定次第で便利に使うことができます。しかし、自作での書式は、入力設定を削除してしまうなどのミスも起こりやすくなります。このようなミスを削減するために、計算式を変更できないように設定する必要があるでしょう。

請求書発行を効率化する方法とは

請求書の作成は、経理部門での月次業務となります。支払管理まで含めて、企業の円滑な資金運営には欠かせない業務です。しかしその分、請求項目のとりまとめや作成、チェック、郵送手続きなど、請求書発行にかかわる業務には労力がかかります。

このような請求書発行の業務を効率化する方法をいくつか紹介します。

  • 請求書作成ソフトを利用する
  • パソコンにインストールする請求書作成ソフトを利用することで、Excelの表計算を利用するよりも計算ミスを削減することができるでしょう。また、取引先の情報を登録しておくことで、短時間で請求書を作成することも可能となります。請求書の通し番号を利用することもできるため、たくさんの作成が必要な場合でもわかりやすく分類することができますね。

  • WEB帳票発行システムを利用する
  • 近年WEB帳票発行システムが普及してきており、これらを利用するという方法もあります。 例えば株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行できるシステムで、顧客ごとの専用ページに請求書をアップし確認してもらうことで、封入や郵送の手間や、請求書到着までのタイムラグを削減できます。
    請求データを取り込んで請求書を作成するので、項目内の記載ミスを減らすことができます。また、請求書のフォーマットを自由に変更できるので、今お使いの請求書の項目をそのままWEB上で再現することが可能です。

まとめ

企業にとって非常に重要な書類である請求書は、特にミスがないように進めなければなりません。
相手にとって分かりやすい項目、内容であること、自社にもわかりやすいものであることなどに配慮して、正確なものを決められた期日に作成できるようにしたいですね。また、WEB帳票発行システムなどで請求書発行業務を効率化できるので、ぜひ導入を検討してみてください。

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。