「手動」から「自動」へ クラウド会計サービスのメリット・デメリット

「手動」から「自動」へ クラウド会計サービスのメリット・デメリット

クラウド会計サービスとは?

クラウドとは「雲」を意味し、インターネット上に保存する使い方、サービスのことです。なぜ、クラウド(雲)というかというと、一般的に昔からネットワーク図を表現するときに雲を使っていたからです。クラウドサービスでは、自社のパソコンからインターネット上のクラウド(雲)にアクセスし、必要なサービスはクラウドを通して提供され、利用者使った料金を支払います。
自社で用意しなければならないのは、インターネットにつながったパソコンとブラウザだけです。

そして、クラウド会計サービスとは、従来パソコンのローカル環境への保存による会計帳簿ではなく、クラウド上のサーバーにある会計ソフト(クラウド帳簿)を利用し記帳する会計サービスを指します。
今までは社内帳簿を外部システムに保存するなんてもってのほかという風潮がありましたが、サービス品質やセキュリティ技術の向上などによってこうした考えが徐々に薄れ、クラウド会計サービスを導入している会社が増えてきています。

主なクラウド会計サービス

「MFクラウド」

「MFクラウド」は、仕訳の自動取込、自動学習機能、税理士との連携機能の充実性、電話、メールでのサポート対応、が特徴のサービスです。
複雑な勘定科目を自動で判別する機能や、登録仕訳の自動学習機能があるため、使えば使うほど、帳簿の精度が高まります。

「freee」

「freee」は、仕訳の自動取込、自動学習機能、チャット、メールでのサポート対応が特徴のサービスです。
会計・簿記の知識が無くても簡単に仕訳ができるようプルダウン式登録が中心となっており、視覚的に操作できるシステムとなっています。

「弥生の青色申告 オンライン」

「弥生の青色申告 オンライン」は、仕訳の自動取込、帳簿作成と申告書類の作成が1つでできます。またアプリ入力にも対応しているのが特徴です。
会計ソフトでシェアNo.1の弥生会計が提供しているクラウド会計ソフトであるため、既存ソフトの利便性を踏襲しており、仕訳を入力するだけで帳簿とその後の青色申告書類作成まで完了します。

「その他のクラウド会計サービス」

ネットde会計、Crew、といった複数のクラウドサービスがリリースされています。
複数拠点や複数担当者で利用することを前提としているものや会計事務所サイドの利便性を追求しているものなど各サービスの特徴はそれぞれです。

クラウド会計サービスのメリットとは?

自動連携機能:登録ボタンを押すだけで従来の入力が完了!

預金取引やクレジット取引については事前登録により自動取得が行なわれるため、領収書や通帳からの入力作業が不要となります。
入力された取引は登録ボタンを押すのみで会計帳簿へ反映されるため、取引毎の入力をする従来のインストール型会計ソフトに比べ、伝票起票数が大幅に削減されます。

自動仕訳機能:登録ボタンを押すのみで従来の起票が完了!

自動連携により取得された取引については、取引内容の推測により自動仕訳が行われます。履歴の蓄積によりその精度が向上していくため、簿記の専門知識がなくとも手軽に帳簿作成を行うことが可能です。

「どこでも作業できる」(「会社」から「どこでも」による合理化)

クラウドサーバ上のデータベースに直接記帳されるため、会社、クライアント先、自宅等、様々な場所でリアルタイムに帳簿作成が可能となります。
また、複数ユーザーによる同時作業が可能なサービスも多く、複数人で経理作業を一気に進めることが出来ます。

会計ソフトを購入するよりも割安!コストが削減

日々進化する一般的な会計ソフト(2-3万)の買い替えが不要となるのはもちろん、保守費用(2万円)も不要になると共に、常に最新の税法改正に対応できます。 また、ソフト購入といった初期費用はかからず、サーバーやソフトを資産として計上する必要がないので減価償却についても考える必要がありません。

クラウド会計サービスのデメリットとは?

初期設定が面倒

いずれのサービスもユーザーの利便性を追求してはいるものの、自動連携に必要な銀行口座やクレジットカードのログインIDやログインパスワードの登録はネット上で行う必要があり、最低限のPCスキルが必要です。
エラーメッセージへの拒否反応により導入をためらってしまう方も多くいます。

発生主義への修正が必要

口座からの自動連携は入出金に紐付くため、帳簿は基本的に現金主義により作成されます。
適正な期間損益計算には、発生時に収益と費用を認識する発生主義会計の利用が不可欠であり、そのためには、従来の会計ソフトと同様、取引に対応する振替伝票を起票する必要があります。

セキュリティ面の対策はしっかりと!

メールアドレスとパスワードでログインできるサービスが多く、情報の流出リスクが存在することは否めません。
特に会計帳簿は売上高や取引先などの重要情報を包含しており、流出の際は企業競争力が低下する可能性があります。
導入サービスのセキュリティ対策をチェックするとともに、社員・職員に情報セキュリティポリシーを遵守させることが重要です。

税務申告ソフトとの連携が限定的

クラウド会計の多くは会計帳簿の作成部分がメインサービスとなっており、その先の決算書作成や税務申告は別で行う必要があります。

>>国内No.1の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

最後に

今後、会計帳簿のクラウド化がますます普及していくことが予想されます。
また請求書発行や給与計算等の付随業務との連携が進むなかで、いかに会社規模にあったクラウド会計を選定し利用していけるかが事業効率化のカギとなります。
皆さんも帳簿作成に対する概念を「手動」から「自動」へと変え、クラウド会計という新しい世界に足を踏み入れてみてはいかがでしょうか。

>>>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著者 公認会計士 服部 峻介

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所