経理部が実行できるコスト削減の方法とは？

企業にとって、「経費削減」は常日頃から取り組まなければならない永遠のテーマではないでしょうか。
「社員数が多いほど経費の無駄があるのでは？」「営業部門は経費をたくさん使う？」というイメージがあるかもしれませんが、実は坦々とした事務的業務の中にも経費の無駄が発生しているのです。
今回は、「経理部」ができるコストの削減方法について解説します。

紙の使用量、コピーの使用回数を減らす

まず、「コピー印刷を必要最低限に抑えるように徹底させること」によって紙の使用量やコピー機のカウンター料金を大幅に削減することができます。コピーによる用紙代ももちろん経費がかかりますが、最も経費がかかるのがコピーのカウンター料金なのです。

コピー機は、会社になくてはならないOA機器のひとつです。今やひとり1台が普通となったパソコンから、気軽に印刷することができることは「業務の効率化」という面では画期的なものでした。しかし、デスクに座ったまま、いつでも気軽に印刷できるということが、コピー機のカウンター料金を莫大に増加させる要因でもあるのです。

コピーのカウンター料金が増加する原因として多いのは、印刷すべき資料が完成する前に何度も印刷してしまうことや、複数の社員が同じ資料を共有する目的で重要度にかかわらず印刷してしまうことです。

経理部では様々な資料作成の業務があります。また、保存する資料のほとんどは紙ベースで行われることが多いでしょう。資料を作成している過程で、印刷する前の確認作業が完全なものではない場合、「印刷したものをチェックし修正をする、そしてまた印刷する」という繰り返しの作業が発生してしまいます。また、複数の社員や上司が同じ資料を共有するために安易に印刷する場合も、カウンター料金が増えていくのです。

コピーのカウンター料金の相場は、モノクロなら1枚1円～3円、カラーなら10円～50円程度と言われています。一見、単価としては低く感じられますが、仮に100人の社員が1日にそれぞれ30枚モノクロ印刷をしたら、100人×1円×30枚＝3,000円です。これが1ヶ月（20日）続いたら、3,000円×20日＝60,000円になります。カラー印刷になれば、単価は10倍ですので、600,000円になってしまう可能性があるわけです。

このように、気付かぬうちに増えていくコピー印刷を削減するためには、「意識づけ」と「外部サービスの利用」などが挙げられます。「意識づけ」という点では、経理部で現状での印刷に無駄がないか部署内でしっかりと問題点を出し、改善案を決定します。たとえば、「添削チェックのための印刷は最大で2回までにするように努める」「修正ページのみを指定して印刷をすることを徹底」「共有は紙ベースではなくデータ間で行う」など会社の業務の特徴に合わせて改善していくと良いでしょう。一人ひとり意識を持つことが、最終的には大きな経費の削減に繋がります。

「外部サービスの利用」は、請求書や納品書支払明細など帳票の印刷を外部に代行してもらうサービスシステムを使い、社内で印刷する量を削減するというものです。たとえば、株式会社ラクスが提供する電子請求書発行システム「楽楽明細」は、帳票を印刷し、封入れ、郵送まで一連の流れをシステムで完了させられることが最大のメリットでしょう。書類を扱う上で表面化しない労力の効率化が期待できる可能性もあります。

請求・売上・仕訳業務の自動電子化

請求書や納品書の発行から会計仕訳処理までを自動で処理できるシステムは、経理業務を大幅に削減します。会計仕訳の電子化は多くの会社で導入していますが、請求書や納品書との連携はできていない会社も多いでしょう。

請求書や会計処理、それぞれ独立したシステム運用をすると、どうしてもプラットフォームの違いにより、入力のミスや重複作業がでてきてしまいます。確認作業は何度も行わなければならず、時間に換算するとかなり消費してしまうのではないでしょうか。

このような作業を軽減するためには、請求書発行から売上、会計仕訳までを自動で行うことができる電子システムの導入が最適です。金融機関との連携で支払業務まで網羅するなど、システムの利用例は多用になっています。不便さを感じつつもなかなか新しいシステム導入に踏み切れない企業が多いですが、経理部だけではなく、営業部門においても作業の効率化が期待できるため、人件費の大幅な経費削減につながる可能性があるでしょう。

交通費精算業務の自動化

手作業で行っている旅費精算業務を自動化できるシステムに変えることで、大幅な業務効率化が期待できます。

営業部門などでの外出が多い企業であれば、社員の交通費精算はかなり手間のかかる作業です。一人ひとりが利用した路線を確認する作業はミスも発生しやすく、何度もチェックが必要になってきます。この確認作業をしていることで、時間も奪われてしまい、他の業務を圧迫するのです。また、社員からの交通費の精算申請が遅れることも多々あり、その後の会計業務に影響が出てしまう可能性もあるでしょう。

このような時間と労力のかかる交通費精算を簡単に処理できるようにするために「社員数が多い」「外出が頻繁な部署がある」など、交通費精算業務が多い企業あれば、経費申請を自動化できる精算システムを利用することを検討しても良いでしょう。国内導入数NO.1の経費精算システムである「楽楽精算」は、ICカードからデータを読み取り、実際に使用した正しい金額で交通費申請ができるので、上長や経理部門での細かいチェックが不要となります。経費精算システムによって自動的に交通費が計算されることで、入力ミスや申請が遅れるということも減り、会計処理の滞りも改善されるでしょう。

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まとめ

今回は、経理部ができるコスト削減の方法を、コピー印刷などの直接的なコスト削減と、システム導入による業務効率化の間接的なコスト削減の両面から紹介しました。直接的なコストの削減は「意識づけ」によって改善していくことができ、その効果もすぐに現れます。システム導入などによる業務効率化という部分では、効率化して生み出された時間を「どのように利用していくか」という点が、その会社での個々の課題になっていくでしょう。また、残業時間の削減に繋げていくこともできます。導入コストをシミュレーションしながら、しっかりと検討していきたいですね。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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