なぜ経費精算の不正は起こるのか　原因と不正を防ぐ方法

金銭に関する業務を扱う経理部署にいると、過去を振り返れば「不正行為」が少なからず行われていたという経験を持つ人もいるでしょう。中でも、日常的に取引の多い経費精算での不正が多いのではないでしょうか。ここでは、経費精算での不正の要因とその改善方法などについて考えていきます。

経費精算の不正とはどのようなものか

経費精算の不正は、会社内の全社員が行う可能性があるものと考えられます。なぜなら、経費は社員が日常的に使う交通費や得意先との接待費、会社支給の携帯電話なども含まれているからです。

このような経費精算での不正とは、具体的にどのような事例が考えられるでしょうか。

交通費の精算

格安チケットなどで割り引かれたものを購入していながら、会社には正規料金で交通費の精算をし、差額分の現金を着服します。また、出張していないものを架空に請求し、その精算分について全額を受け取るというものです。

接待費の精算

得意先との飲食代などと偽り、実際には個人の私的な飲食代や遊休費を会社で経費精算し、全額を受け取るというものです。

会社携帯の私的使用

会社で支給している携帯電話を使い、業務には関係のない友人や家族との通話やインターネットの使用をしていながら、その通信費を会社で負担させるというものです。

領収書の重複精算

一度提出している領収書の写しを、日にちや金額を改ざんして再度精算に申請し、二重に現金を受け取るというものです。

上記のような不正は、日常的に行われている可能性が高く、また、社員の数が増えれば増えるほど処理の負担も増え、ついつい不正を見落としてしまうこともあります。

なぜ経費精算で不正がおこるのか

そもそも、なぜ不正が起きてしまうのでしょうか。本来あってはならないものではありますが、社員の中には「どうにかして得をする方法がないか」と考えてしまう人間がいる可能性も否めません。また、チェック機能がそれほど厳密なものでなければ、防ぐことは難しいとも言えます。

二重精算や改ざんなどについては、かなり「悪質」と考えられますが、交通費や携帯電話での不正利用は、社員間でも悪質さとしての意識が低い傾向があると考えられます。なぜなら、このような不正は以前から行われている事例が多く、会社の経理担当者でもなんとなく黙認してしまっている部分も少なからずあると考えられるためです。社内での不正を防ぐためには、経理部での不正対策が必要です。

経費精算の不正を無くすためには

経費精算の不正を無くすためには、社内全体での意識改革はもちろんですが、今まで以上に申請内容について厳正にチェックすることが求められます。

経理部としての対応は、領収書の正当性についてや交通費や接待費などの申請内容の正確さなどを見極めなければなりません。
たとえば、提出された領収書が交際費の範囲であるのか、金額や参加人数のチェックを行って適正な精算をしたり、交通費の精算では業務の中での利用であることを示す理由が記入されているか丁寧に調べたりする必要があるでしょう。

経費精算システムで不正を防ぐチェック体制をつくる

社内全体での意識改革や経理部での見極めは非常に重要なことですが、不正を無くすために、その全てを人の労力だけで対応するには、効率的な観点からは良い対策とは言えない部分もあります。申請の見極めをして差戻しを繰り返したり、正当性をチェックしたりと、膨大な労力が必要になってしまうからです。

効率的なチェック体制を作るために、経費精算システムを利用するという方法があります。
たとえば、株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」には、経費精算の規定違反チェックという機能があります。規定違反チェックとは、申請内容に不備がある場合に、警告を出したり、申請自体ができないように設定できる機能です。具体的には、次のようなチェックを行うことが可能です。

• • 交際費の精算で、1人当たりの金額が5,000円を超える場合に会議費ではなく交際費を選択しなければ申請ができない
  • 交通費の精算でタクシー代の備考に理由の記述がなければ警告メッセージが出る
  • まだ到来していない未来の日付での精算はできない

上記は一例ですが、規定の設定は自由に変えることができるため、自社の精算規定に柔軟に対応することができます。このような規定違反チェック機能のある経費精算システムを活用することで、今まで手作業で行っていた申請内容のチェックにかかる工数が大幅に削減できます。また、警告を表示させることで、「不正はしてはいけない」という意識が高まることも考えられ、社員の意識改革にもつながります。チェックを負荷をかけずに行いながら規定に反するものは検知できるため、人員が少ない場合でもしっかりと対応ができるでしょう。

まとめ

経費精算の不正は、特に交通費や通信費などで行われているケースが多いです。不正を防ぐためには、チェック体制を作ることが必要となります。人力だけでは膨大な労力と手間がかかってしまいますが、経費精算システムを活用することで、工数を削減し、正確かつ効率的な経費精算業務を実現することができます。経費精算の不正を無くしたいとお考えの方は、経費精算システムを活用するという不正対策について検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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