経理担当者が活用したいITツールとは？おすすめ経理ツール7選をご紹介！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

企業のITツール活用は進み、「クラウド」や、「ビックデータ」といった、ITに関連する言葉が世の中にたくさん見受けられるようになりました。
その中で、経理担当者の皆様は、業務を効率化させるためにITを活用できていますか？今回は、経理担当者のリアルな実務業務を効率化してくれる、おすすめITツールを紹介します。

経理がITツールを活用する4つのメリット

経理担当者がITツールを活用することで作業の効率が上がることは疑う余地がありません。ではどのような具体的にメリットがあるのか、ITツールを導入するメリットを4つ紹介します。

日常業務の手作業が減る

ITツールを活用することで、これまで人が行っていた作業をコンピュータが行ってくれることになります。経理業務に手作業が多いと、請求書や経費精算、承認フローなど、紙ベースでの業務が多くなり、金額のチェックや添付書類の精査などが煩雑になります。経理の業務には仕訳や、会計ソフトへの連携など、入力工数が多く、ミスが発生しやすい業務が多くあります。これらの単純業務をシステム化することで、作業時間が短縮するだけでなく、人為的ミスがなくなるため、確認やリカバリーの時間も短縮することができます。

コストの削減

経理の作業時間が減ることで人的コストの削減が見込めます。また、書類が減ることで紙代・印刷代などの資材費や保管コスト、場合によっては郵送費なども減らすことができます。

経営判断が迅速になる

近年、企業経営を取り巻く外部環境の変化が激しく、他業界で起きた変化の影響が波及することも少なくありません。そのため、経営者はさまざまな要因を考慮しながら意思決定を迅速に行う必要があります。経理という部署は日々の仕訳から決算資料まで幅広く企業経営の数値を扱っています。経理担当者のデータ集計が遅れてしまうと、最終的には経営者による経営判断に遅れが生じてしまいます。ITツールを活用しスピーディーに経理業務ができれば、その分経営判断が早くなることになります。

また、近年ではクラウドを活用することで、最新データはいつでもオンライン上で共有されるようになりました。今までのような専用ソフトのインストールやアップデートは不要で、確認や報告をスマホやタブレットから簡単に行えるため、情報共有・集計にかかる時間がますます短縮されています。

経理担当者のビジネス視点も鍛えられる

今まで費やしてきた経理業務が減ると、その分生み出された時間は、財務分析や、会社の利益につながる新たな提案を検討する時間に充てることができます。また、ITツールを使用するために、最新のサービス理解し、情報を集めることで経理担当者の視野が広がり、さまざまな情報を得ることができます。ITを適用させるということは、今抱えている問題をどうすれば解決できるのかという問題解決力のトレーニングでもあります。経理担当者はITの導入を通じて、ビジネスパーソンとしての基礎力をレベルアップすることができます。

経理担当者はITツールを活用することで日々の業務を効率的にこなし、経営者から情報を求められた場合にスピーディーに対応できるようになります。

経理実務に役立つおすすめITツール7選

ITツールのメリットを理解していただけたところで、実際に経理担当者の皆様に活用していただきたいITツールを紹介します。

データ集計の効率化ツール

経理で扱うデータは多岐にわたり、膨大かつ各部署・各地域に蓄積されたデータの収集が必要になります。経営陣の経営判断に大きな影響をもたらす、経営の要である経理という部署においては、経営に関わる数字や資料を早く正しく出せるようにすることが常に求められています。

そこで、有用なツールがBIツールです。BIツールとは企業が持つデータを分析し見える化できるソフトウェアです。他部署が管理しているデータをすぐに収集・分析することができるため、レポート作成までの時間が短縮されます。また、分析したデータは簡単に一覧表やグラフで表示し一目で分かるようにビジュアル化することができ、経営陣や外部の利害関係者への報告書の作成時間の短縮が可能となります。
詳しくは下記記事をご確認ください。

経理プラス：BIツールとは　経理に求められる経営指標の迅速な可視化

社内問合せ対応システム

経理部門の業務は多岐にわたり、現場の従業員からの問合わせは常に発生しがちです。経理部門に寄せられる問合わせのほとんどは、マニュアルやFAQに記載されていることが多いです。しかし情報量が膨大で見つけにくいなどにより、従業員は「経理に聞いた方が早い」と判断して問合わせるケースが多いのではないでしょうか。
簡単な問合わせへの対応は自動で応答してくれるAIチャットボットが便利です。AIチャットボットを利用した場合、簡単な内容はチャットボットに任せ、経理担当者は複雑な内容に特化して対応を行うことで、経理への問合せ数が減り業務に集中して取り組めるようになります。また、問合せ対応業務の削減による残業削減、労働環境の改善により人材流出の防止につながります。現場の従業員にとっても「すぐに」「いつでも」質問することができ、回答が得られるため、業務を止めずにすむため、生産効率が上がるメリットがあります。

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クラウド会計ソフト

会計帳簿を作成する際に、現在はほぼ全ての会社が会計ソフトを使用しています。
会計ソフトは、手書きの伝票を１枚ずつそろばんで合計し、鉛筆と消しゴムで勘定科目ごとに転記していた経理業務に劇的な変化をもたらしました。しかし、今も出納帳から会計ソフトに打ち直さなければならない、ソフトの更新が負担である、最新の会計データがどこにあるか分からなくなる、データをいちいちやりとりしなければならない、といった手間が生じています。
クラウド型の会計ソフトを利用すると、銀行やカードの取引をWEB上で自動的に仕訳することが可能です。また、ソフトを更新する必要はありません。IDとパスワードがあればどのパソコンでも作業ができ、最新データを探すのに時間がかかることもありません。

経理プラス：クラウド会計ソフトとは？　オンプレミス型との違いやメリットを解説

入金消込ツール

入金消込サービスは、請求書の入金確認などの手間を削減することができるサービスです。
請求書などの売上・請求データをもとに、その請求とそれに対する入金の突合せを自動で行います。取引が多い、業務が属人化してしまっている企業にとってはIT化による効率化による大きな効果があります。
さまざまな会社よりシステムがリリースされていますが、自動学習機能が搭載されているものが多く、使っていくほどに間違いがなくなり、高いヒット率を出せるようになります。月末など月の特定期間に集中する業務を効率化することは、残業時間の削減にもつながります。
 

振込代行ツール

振込手数料を圧倒的に安くすることができるのが、振込代行サービスです。通常、振込手数料は同じ銀行間や他行、窓口やインターネットバンキングかによって変動しますが、振込代行サービスでは、それを一律の料金で利用することができます。
1件当たりの入金額は、提供元によって異なりますが200円代～400円程となっており、入金件数が多いほど年間の削減コストは大きくなります。また、入金方法もシステムにデータをアップロードするだけなので、銀行に出向く必要もなく時間の削減にもつながります。まだ認知度は低いですが、今後注目のサービスです。

電子請求書発行システム

経理担当者の月末月初に残業が集中してしまう原因のひとつが請求書の発行業務です。通常、請求書発行の際には、請求データを作成した後に請求書の作成、印刷、押印、封入、郵送手配という工程があります。この作業をシステム化すると、請求データを一括読込、請求書への反映、印刷、押印、封詰め、送付まで自動化することができ、経理担当者の負担を大幅に軽減することができます。また、郵送費の削減やペーパーレス化も可能になるため、手間以外の面でも大きな効果があります。
受取側にとっても紛失や到着遅延の可能性が下がり、テレワーク中でも受け取れるため、決算の早期化につながります。

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経費精算システム

経費精算業務も経理担当者にとって負担が大きい業務です経費精算システムでは、交通費、出張旅費、交際費精算など経費に関わるすべての処理をまとめてシステム化することができます。外出先からも経費精算を申請・承認することができるので、より早くデータ月次決算を進めることが可能になります。また、手入力の工数を大幅に削減したり、ミスを減らす機能がある他、小口現金や紙の管理を減らすことができます。電子帳簿保存法にも対応しているシステムも多く、ペーパーレス化やテレワークが進む中、検討が増えているシステムの一つです。

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番外編

デュアルディスプレイ（1つのパソコンに、画面をもうひとつ追加）
ITではないのですが、経理担当者の業務効率を格段に上げてくれるツールを紹介します。デュアルディスプレイは、トレーダーやプログラマーのものでしたがもはや事務畑でも常識になってきています。
経理の仕事では、ExcelやPDFを確認しながら、会計ソフトや請求データを作成するといった作業はよくあります。1つの画面だと開いたり閉じたりすることは大変なので、紙に印刷して作業する方もいるはず。そこでデュアルモニターの出番です。
ただ画面が2つになっただけでしょうと侮ってはいけません。一度デュアルモニター化した人は口を揃えて「もう元には戻れない」と言います。作業効率は30%増加するというデータもあります。
ペーパーレス化になることはもちろん、ブラウザを並べて比較する作業、作成作業を進めながら報告作業も同時並行で行うなど、まだ１つの画面で経理業務を行っている方はぜひデュアルディスプレイ化を検討してみてください。

最後に

経理担当者の皆様にぜひとも活用していただきたいITツールを紹介しました。近年はテレワークの導入の第一段階としてITツールの検討を始める企業も増えています。実際テレワークを実施していない企業の理由を聞くと、約77%が「紙の書類や証憑をデジタル化できていない」ことが実施のネックになっていると回答したというデータもあります。ITツールを活用することは「紙」の削減と、ミスの削減に直結します。今回の記事で紹介したITツールでまだ導入をしていないものがございましたら、ぜひ導入を検討してみてください。経理の効率化に必ず役立ってくれると思います。

経理プラス：経理のテレワークで困る「紙」や「外部とのやりとり」を解決しよう

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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