【インタビュー】最適な経費精算システム導入のために　コンサルタントがおすすめする便利機能3選

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

2回のインタビューを通して、経費精算のシステム化の概要やメリットについて理解を深めて参りました。今回はさらに知識を深めるために、経費精算システムを選定する上であると便利な機能とその効果について伺いました。

小湊壮人氏　プロフィール
株式会社ラクス　経理業務改善コンサルタント
これまで中小企業から大企業まで500社以上の企業へ、ITを活用した業務改善を提案・実現してきた実績を持つ。豊富な経験に裏打ちされた観察力・洞察力をもとに、企業が抱える業務課題に鋭く切り込み、ITを活用した経理業務の改善施策を提案している。

まず、過去2回のインタビューのおさらいとなりますが、経費精算システムの基本的な機能について教えていただけますでしょうか
経費精算システムは、これまで紙やエクセルで行っていた交通費の申請や、上長の経路チェックと承認、そして経理部門での申請チェック・差し戻し、仕訳、会計ソフトへの入力や振込手配などの作業をすべて電子化し、業務効率化を促します。
乗換案内が内蔵されていたり定期区間が控除されたりと、交通費精算の手間が改善される機能が搭載されている他、自動仕訳機能や会計ソフトとの連携機能、振込データの自動作成など経理業務を効率化する機能が豊富にそろっていることが特長です。

経費精算システムの便利な機能：クレジットカード連携

ありがとうございます。
それでは、今ご紹介いただいたもののほかにあると便利な機能について教えていただけますでしょうか。
はい、本日は3つの機能をご紹介したいと思います。
まず、1つ目はクレジットカード連携機能です。こちらは、各社でお使いのコーポレートカードの利用明細を経費精算システムに連携できる機能です。弊社が提供している「楽楽精算」においては、クレジットカードの利用明細がカード決済後最短2営業日後に自動でシステム取り込まれますので、そのままそのデータを経費精算用にお使いいただけます。

入力をする必要がなくなるということですか
その通りです。入力の手間がなくなりますので精算時間の削減になります。また、カードの利用データは修正ができない状態で取り込まれますので、不正の防止、さらには内部統制の強化もつながります。また最短2営業日後に自動で取り込まれるため、精算のスピードも向上し決算業務の早期化にも貢献できます。営業スタッフが多く、コーポレートカードを多く配布している企業などにはぜひご活用いただきたい機能です。

クレジットカード連携機能の効果

申請の手間の削減
決算早期化

経費精算システムの便利な機能：ICカード読取機能

効率化だけでなく、内部統制強化にもつながるのは嬉しいですね。
次の機能はどのようなものでしょうか。
2つ目にご紹介する機能は、交通系ICカード読取機能です。こちらは、現在お使いのSuica®やPASMO®、ICOCA®といったICカードの履歴を経費精算システムに取込み、交通費精算ができる機能です。市販のカードリーダーや、アンドロイド端末があればすぐに履歴を読み取れます。
こちらも、申請の手間を少なくすることができますし、ICカードの履歴をそのまま使用するので不正申請の心配もありません。経理の方のチェックもとても楽になるということもあり、多くの企業様にご利用いただいています。

会社用のICカードが必要になるのでしょうか
いいえ、会社用に新たにICカードを持っていただく必要はありません。取り込んだICカードの履歴から仕事用に使ったもののみを選択できますので、プライベートと両用されている場合でもそのままお使いいただけます。

交通系ICカード読取機能の効果

申請の手間の削減
不正申請の廃止
チェックの手間の削減

経費精算システムの便利な機能：規定違反チェック機能

最後にご紹介するのは、規定違反チェック機能です。社内の経費精算規程に反する申請をシステムが自動でチェックし、警告を出したり、申請ができないようにエラーを出してくれる機能です。
例えば、1人当たりの金額が5,000円を超えているのに会議費で申請がされているものに、システムが「交際費を選択し直してください」と注意を出しながら修正するよう促してくれます。これまで経理部門がチェックして電話やメールで差し戻しをしていた内容をシステム上で人の手を介さずに完了できるようになります。

とても便利な機能ですね！
他にも、未来の日付で精算ができないようにしたり、事前に申請していた金額より大きい額の精算は申請不可にしたり…と、各社の規定によって自由に設定できますので、経理部門の皆さまの労力はだいぶ削減できるかと思います。これまで以上に規定通りの経費精算が行われるようになりますので、内部統制の強化にも貢献できると思います。

規定違反チェック機能の効果

内部統制の強化
チェック作業の自動化

最後に一言お願いいたします
経費精算業は利益を生み出さないことから、業務効率化を検討する上でも軽視されていた傾向があります。しかし、昨今の電子帳簿保存法の規制緩和に伴い、大きな業務効率化のチャンスとして注目が高まっています。会社全体に関わる業務であること、毎月必ず発生する業務であること、その中で手作業での処理が大部分を占めることなど、経費精算は非常にムダが多い業務ですので、時代の後押しもある今これを機にシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る