e-Taxだけじゃない。事務処理が格段に楽になるインターネットでできる申告・申請等の色々

インターネットを利用して申告や申請等を電子的手続きで行えるシステムと言えば、「e-Tax」が有名です。
しかしその他にも電子的手続きを行えるシステムはいくつかあります。
今まで窓口で行っていた各種申請等の手続きをパソコン上から行うことができれば、外出する手間が取られなくて済みますし、窓口で待たされることもありません。
申告後すぐにダイレクト納付やインターネットバンキング(Payeasy)、ATMを利用して支払い処理をする事が可能です。
最初は戸惑う事もありますが、慣れてしまえばそれまで半日を必要とした手続きが数分で済むなんてこともありえます。

 

各システムの紹介

ここでは代表的な公的オンラインサービスの「e-Tax」「eLTAX」「e-Gov」について紹介します。
それぞれのシステムではどのような手続きが可能か知っておきましょう。

e-Tax(国税電子申告・納税システム)

法人税や所得税、消費税等の国税に関する申告・納税・申請等の各種手続きを行うことができます。

パソコンにインストールするソフト版とWEB版とが用意されています。
ソフト版では、法人税申告書や消費税申告書の作成、電子帳簿保存法の承認申請など、多くの手続きが可能です。
WEB版はソフト版に比べるとできることが少ないですが、法定調書の提出では源泉徴収票の提出対象者の情報を1件ずつ手入力する方法ではなく、CSVファイルを取り込んで一括処理といったソフト版よりも便利な点もあります。

法人税や消費税の申告書の作成は年に1回のことですが、所得税納付にあたり申請する「給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書」は毎月行う処理ですので、e-Taxを利用することの利便性は高いです。

これはソフト版でもWEB版でも可能な申請手続きですので、e-Taxをこれから利用しようと思うのであれば、まずこれを利用してみることをおすすめします。

参考:e-Tax

eLTAX(地方税ポータルシステム)

地方税に関する各種手続きを行えるシステムです。

利用範囲は法人都道府県民税・法人事業税、法人市町村民税、固定資産税、個人住民税、事業所税とさまざまな手続きが可能です。
eLTAXにもパソコンにインストールするソフト版「PCdesk」とWEB版がありますが、目的によりどちらで処理を行うかが変わります。
電子申告・電子納税は「PCdesk」、電子申請・届出はWEB版を利用します。

色々な申告ができるeLTAXですが、個人住民税に関する申告等の利用ができるのが便利です。
会社は従業員から住民税を天引きし、従業員に変わって各自治体に納付します。
これを特別徴収といい、それに対して従業員本人が直接納付することを普通徴収といいます。
これまでも特別徴収は義務付けされていましたが、徹底されていませんでした。
しかし、平成26年8月に全国地方税務協議会が「個人住民税特別徴収推進宣言」という採択をしました。
特別徴収を徹底するというものです。

契約社員やパート、アルバイトなど流動性の高い従業員についても特別徴収をする必要がありますので、入社時に「普通徴収から特別徴収への切替申請」、退社時に「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出」などの手続きが必要となります。
退社した従業員について手続きを行っていない場合、会社としての徴収義務が継続したままで、未納の場合は会社が滞納していることになりますので、早々の手続きが必要です。

このような頻度が高い手続きにこそeLTAXを活用しましょう。

参考:eLTAX

e-Gov(電子政府の総合窓口)

各府省が所管する様々な行政手続きの申請・届出を行うことができます。
さまざまな申請等ができるe-Govですが、ここでは経理や総務に特に関係のある保険関係の申請・届出について紹介します。

箇条書きにすると以下の手続きがそれにあたります。

  • 資格取得届のグループ申請
  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
  • 労働保険年度更新申告
  • 労働保険関係成立届
  • 労働保険概算保険料申告

最初の2つは従業員が入社時と退社時に必要な手続きです。
それぞれ入社もしくは退社してから何日以内、翌月何日までと提出期限が決まっていますので、忙しい中でも期限を守って手続きする必要があります。
パートやアルバイトでも保険の加入条件を満たしている場合には、必ず加入する必要がありますので、従業員の流動性が高い会社はそれだけ手続きがする頻度が増えます。

従業員が入社or退社をしたら、eLTAXの個人住民税の手続きと合わせてまとめてやってしまうのがいいでしょう。

参考:e-Gov

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電子証明書の取得手順

電子申告等を行う上で一番手間なのは、電子証明書の取得です。
電子証明書の取得さえできれば、実際の申告や申請は各サイトの説明や用意されているマニュアルにしたがって行えば、それほど難しいものではありません。
ここでは法人の電子証明書の取得について簡単に説明します。

参考:e-Tax「電子証明書の取得」

電子証明書の発行機関の選択

「公的個人認証サービス」
これは個人がe-taxで利用する電子証明書なので、法人では取得できません。

「商業登記認証局」
ファイルタイプで発行されます。
もしICカードに格納して利用する場合には、他の会社に依頼する必要があります。
ICカードでの利用をしないというのであれば、他の電子証明書よりも安い費用で取得することが可能です。

「他民間企業」
ICカードの電子証明書を会社として利用するのであれば、民間会社発行の電子証明書を選択するのがいいでしょう。

電子証明書の取得に必要な書類

必要な書類は名義人を誰にするかにより異なります。
電子証明書の名義人は法人名義ではなく、会社の代表者、もしくは会社に在籍する個人になります。
そのため代表者が変わった場合には、新しく電子証明書を取得する必要があります。

名義人の違いによる必要書類の違い

書類名会社の代表者の場合会社の代表者以外の場合
住民票の写し
印鑑登録証明書
登記事項証明書
企業在籍証明書-
印鑑証明書(法人のもの)-

電子証明書の受取方法

受取方法が少しややこしいので紹介しておきます。

名義人が受け取る場合
1.「ICカード」と「暗証番号」は名義人の住民票記載住所の管轄内の郵便局に保管されます。
2.郵便局から名義人へ郵便物到着の「通知書」が届きます。
3.名義人は「通知書」「本人確認できる身分証明書」「印鑑」を持参して「ICカード」と「暗証番号」を受け取ります。
※この際受け取れるのは名義人だけです。
4.受領書を返信します。

代理人が受け取る場合
1.「ICカード」と「暗証番号」は名義人の住民票記載住所の管轄内の郵便局に送られます。
2.郵便局から名義人へ郵便物到着の通知書と「暗証番号」が届きます。「ICカード」は郵便局に保管されたままです。
3.名義人から代理人は「通知書」を受け取ります。
4.代理人は「通知書」「本人確認できる身分証明書」「印鑑」を持参して「ICカード」を受け取ります。
※「ICカード」受け取りを別の郵便局で行いたい場合は、転送することが可能です。
5.受領書を返信します。
 

まとめ

あらゆる手続きがインターネットを通じて行うことができる環境にあります。
現在、窓口で行っている手続きがあれば、インターネットで済ませられないか確認してみましょう。
申請等の頻度が高い手続きについては、積極的に利用することをおすすめします。

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」
● 著者
小栗勇人

小栗勇人

1980年生まれ。上場企業と上場企業子会社で経理を10年経験。ExcelやAccessの活用、クラウドサービスの導入、社内基幹システムの構築など、経理業務だけでなく、会社全体を効率化させることを日々実践中。運営ブログ「経理と事務の効率化」をきっかけにExcelの本『経理の仕事がサクサク進むExcel超活用術』を出版。

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