経理として知っておきたい予算の目的と必要性

会社の一番の目的は「永続」することです。会社が「永続」するためには、成長し利益を生み出し投資してというサイクルが必要です。そのために中長期的な目標を立てて、今年度達成するべき売上はこれくらいで、利益はこれくらいという数字を作成し、実績と比較して想定通りに推移しているのか管理するために「予算」が必要となります。

ではもう少し丁寧に予算について説明しましょう。

数値指標となる

予算は具体的な数値ですので、会社が達成すべき目標を共有することができます。また、予算と実績とを比較して想定通りに業績が推移していない場合、何が原因なのかを分析することができます。

予算には見通しの立てやすいものと立てにくいものがあります。給料や賃料などいわゆる固定費と呼ばれるものは、何もしなくても発生しますので、見通しが立てやすい費用です。それに対して、売上とそれに対する仕入など、いわゆる変動費と呼ばれるものは、さまざまな要因により想定数値とかい離することが考えられるものです。

売上が増加する方にずれる分には問題ありませんが、思うように売上が上がらない場合、本来利益増加を見込んで行った昇給や設備投資での費用増加を賄えないということも起こりえます。会社は成長しなければならないと書きましたが、まず「赤字にしない」という最低限のラインがあります。新規事業を始める場合、初年度から黒字化できるとは限りません。新規事業については2年間赤字であると想定している場合、他の部門での利益で補い、会社全体では赤字にならないようにしなければなりません。そのために新規事業でどれくらいの赤字を許容できるのかを予算で設定しておく必要があります。

予算に対して責任感を持たせる

予算の作成方法では、経営層が考える「トップダウン方式」と、現場が考える「ボトムアップ方式」があります。どちらで行うのが正しいというのはなく、両方の数字とすり合わせて作成していくのが通常です。

たとえば、経営層が去年に比べて倍の売上目標を掲げたとしても、現場はしらけるだけです。しかし、現場が掲げる目標は抑え気味になる傾向があります。それでは会社の成長が望めません。
努力が必要となるけれど実現可能な数字を予算では探ることになります。実際に年度が開始したら実績と比較して差異分析を行います。しかし、そもそも現場の納得が十分でない予算の場合、なぜ予算と差異が発生しているのかと説明を求められても「そもそも予算に無理がある」といった説明になってしまいます。それでは分析をしても意味がありません。

予算を組む際のスタートは経営層による目標予算です。経営層が作成する予算数値は、会社をどのようにする成長させていくのかという思いを可視化したものです。そのためには、経営層は会社をよく知っていなければなりません。目標は高く掲げるという考え方はありますが、現実的に可能でない数値は現場のモチベーションを下げます。もし大きな目標を掲げるのであれば、経営者としてはきちんと説明をしなければなりません。

同様に現場の長も経営者の予算に対して理解をしなければなりません。先にも書いたように現場が掲げる予算数値は抑えた数字になる傾向にあります。しかし、優先されるべきは経営者の目標を達成することです。それでも受け入れるのが難しい数字であれば、なぜ難しいのかをきちんと説明できなければなりません。

予算が確定したのち、現場の部門長は部下に数字を割り振りますが、経営層がしたように自分の部下に対して数字の説明をしなければなりません。その際に部下に対して経営層から言われたからやれというのでは、説明とは言えません。話し合いの中で予算に対する理解を深め、決まったからには達成するという責任感を持たせるためには、話し合いをし尽くすのが最も良い方法です。

予算実績管理に使える予算を作成する

予算策定は、自部門ではどのような費用があるのか、削減可能な費用はあるのかなどを見直しすることができるいい機会です。そのためにも経理はわかりやすい資料を提供する必要があります。部門別損益計算書もその一つですが、人件費での集計単位を設けたり、固定費と変動費で分けて集計したりと、見せ方を工夫することで、理解しやすい提供する資料を提供することが可能です。

事業年度開始後、予算と実績を比較して差異分析を行います。重要なのは発生した差異が、どのような原因で生じたものなのかを突き止められるかどうかです。そのためには予算作成時に、どのような構成で部門の数字が作られているかを理解できているかが重要です。理解できていればなぜ予算通りにいかなかったのかを分析することができます。分析ができれば対策を考えることができます。そのために予算自体が細分化できていると良いです。

細分化の例としては、勘定科目に対しての補助科目がそれにあたります。勘定科目だけでは原因分析ができない場合に、より細かい集計単位である補助科目まで掘り下げることによって、何によって生じた差異なのか発見しやすくなります。

固定費や変動費で分類するのも細分化です。ただ全てに細分化し過ぎても管理しにくくなりますし、予算作成も大変になります。予算の項目の重要性によって違いを持たせ、管理がしやすい予算を作成することが大切です。

まとめ

予算は作成すること自体が目的ではなく、重要なのは実績と比較して差異を分析して管理することです。それだけに予算作成を通じて数字に対する理解が大切です。

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