定期券の払い戻しと経理処理方法 テレワークに伴う対応方法も紹介

定期券の払い戻しと経理処理方法 テレワークに伴う対応方法も紹介

社員が退職したときや会社がテレワークを導入したときなどに、社員の通勤用の定期券を払い戻す機会があります。
いざ払い戻しの手続きを進めるとき、「そもそも定期券はいつでも払い戻しができるのか」「どのように経理処理をするのか」など、重要な点を確認しておかなければ手続きをスムーズに進められなくなってしまうかもしれません。そこで今回は、通勤用の定期券を払い戻す際の手続きや仕訳方法、さらに注意点など解説していきます。煩雑になりやすい通勤費の経理処理について、しっかりと理解しておきましょう。

定期券の払い戻しが必要なときとは?

はじめに、どのようなときに定期券の払い戻す機会があるか整理しておきましょう。

  • 社員が退職
  • 社員が転勤
  • 社員が通勤経路変更
  • 定期券の支給停止
  • テレワークなどで定期券が不要

上記で挙げたようなとき、定期券を払い戻す可能性があります。まず、社員が退職、転勤、通勤経路の変更などのときは、利用していた定期券が不要になりますので、払い戻しの手続きをします。

また、会社の都合などで、定期券の支給の停止やテレワーク出勤の導入で実質的な通勤が不要の場合では、利用中の定期券を払い戻す可能性があります。

定期券の払い戻し可能な期間

定期券の払い戻しは、いつ申し出ても可能というわけではありません。各公共交通機関の規定にもよりますが、JR東日本では、原則として定期券の有効期間が1カ月以上残っている場合にのみ、払い戻しが可能とされています。そのため、退職や転勤、通勤経路の変更等の事由があっても、払い戻しができないこともあります。ただし、JR東日本では新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発出された、2020年4月7日~5月25日までを定期券の有効期限に含み4月8日以降から定期券を使用していない場合、条件付きでの払い戻しが可能になっています。このようなケースもありますので、払い戻しの際は対象の交通機関に確認されることをおすすめします。

参考:JR東日本 きっぷの払いもどし
参考:JR東日本 新型コロナウイルス発生に伴う定期乗車券についてのご案内

テレワークでの定期券の取り扱い

テレワークで在宅勤務といっても、一定のサイクルで会社に出勤する場合もありますので、在宅日数とのバランスで定期券の支給を停止するか検討することになるでしょう。一般的に通勤用の定期券は6カ月分で購入し、その分の割引額が適用されていますので、割引された金額と出勤する日数分の通勤費の実費と比較して判断します。

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● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。