【図解】領収書の書き方とは？見本やルール・注意点を解説

領収書とは、商品やサービスの代金を支払ったことを証明する書類です。普段はあまり気にせず受け取ったり発行したりしていますが、経費の精算や税金の計算、税務調査の際は売上高や経費を証明する重要な証拠となります。今回は、領収書の書き方について見本を見ながら紹介するとともに、ルール・注意点といった基礎知識について解説します。

領収書とは

領収書は、お金の受け渡しを証明する書類です。商品やサービスを購入したときは相手から領収書をもらい、反対に販売し代金を受けたときは領収書を発行します。

【モノやサービスを購入したケース（領収書をもらう）】

【モノやサービスを販売したケース（領収書を発行する）】

民法では「弁済をした者は、受取証書の交付を請求することができる」と定められており、売り手（受け取った側）は買い手（支払った側）から領収書の発行を求められた場合、原則として発行しなければなりません。

領収書は金銭の授受を証明する重要な書類であり、買い手が経費処理や確定申告などで支出を証明するために用いるために必要です。

会社の備品購入費や出張旅費の精算には、必ず領収書を経理へ提出しなければなりません。領収書がなければ会社は経費として計上できず、その分だけ余分に税金を支払うことになってしまいます。

レシートとの違い

領収書は、レシートとは以下の点で異なります。

主な違いは、宛名の有無と購入品の明細の記載です。領収書には宛名が入り、経費精算や税務処理に使える正式な証明としての役割があります。

一方、レシートは宛名がなく、購入内容や金額を記録する日常的な受け取り用の書類です。

税法上は、レシートも領収書として通用します。通常、レシートには宛名の記載やお店のハンコ、領収書といった印字がされていませんが、有効性に問題はありません。取引の相手や購入した品名、日時、取引金額などが詳しく記載されるレシートは、場合によっては手書きの領収書よりも証拠能力が高いこともあります。

なお、手書きの領収書を依頼する場合、レシートは渡さず回収するお店も少なくありません。これは、領収書とレシートの両方を渡してしまうと、相手先で経費の二重計上の懸念があるためです。お店側は、領収書の控えにレシートを貼り付けるなどして二重発行を防止しています。

預かり証との違い

領収書は、預かり証とも異なります。

領収書と預かり証の大きな違いは「所有権の移転があるかどうか」という点です。領収書は、代金の支払いが完了し、商品やサービスの所有権が支払者に移ったことを証明する書類です。

一方、預かり証は金銭や物品を一時的に受け取った事実を示すものであり、所有権は引き続き預けた側にあります。

領収書の目的

領収書には、二重払いや不正の防止、税務申告で証憑書類にするなどの目的があります。

ここでは、領収書を発行する理由を詳しくみていきましょう。

二重払いや不正を防ぐ

領収書の発行には、支出の事実を明確に記録することで、二重払い・過払いなどのミスを防ぐ目的があります。領収書がなければ、支払いが済んだことの確認や証明は難しくなるでしょう。

領収書があれば、「誰が、いつ、どこで、何にいくら支払ったか」を証明できるため、経理処理の正確性を確保できます。

また、実際には支払っていない経費を申請するといった不正行為を防止する効果も期待できます。

領収書は、企業の信頼性を守るためにも欠かせない証拠書類といえるでしょう。

税務申告で証憑書類にする

領収書は、税務署からの確認や税務調査が行われた際に、正しく経費処理を行っていることを証明する重要な書類です。

法人や個人事業主が確定申告を行う際には、経費として計上した支出が実際に発生したことを裏付ける証拠が必要になります。そのため、支出内容を示す領収書やレシートなどの証憑書類を適切に保管しておくことが求められます。

これらの書類が揃っていない場合、経費として認められず課税対象が増える可能性もあるため、日常的な管理が大切です。

領収書の書き方

領収書には、以下のような必ず記載すべき項目があります。

1. 管理番号
2. 宛名
3. 金額
4. 但し書き
5. 発行年月日
6. 内訳
7. 発行者
8. 収入印紙

これらの必要事項を漏れなく記載するためには、テンプレートの活用もおすすめです。

ここでは、領収書を簡単に作成できる無料テンプレートをご用意しました。必要な項目を揃えているため、宛名や金額などの情報を記載するだけで領収書を作成できます。ぜひご活用ください。

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それでは、見本をもとに領収書の記載項目を一つずつ確認していきましょう。

1.管理番号

領収書を効率よく管理するために、あらかじめ管理番号として連番を記入しておくことが一般的です。領収書の発行状況を正確に把握するため、書き損じや使用しなかった領収書が出た場合でも、廃棄せずに保管しておきましょう。不正や抜け漏れの防止につながります。

また、番号が連続していることで、経理処理や税務調査の際にも確認がスムーズになるでしょう。

2.宛名

宛名には、代金を支払い、領収書を受け取る側の名称を記入します。略称は使わず、正式名称を記入しましょう。特に会社名の場合は、登記上の正式な社名を用いることが大切です。

宛名欄に「上様」と書いたり空欄のままにしたりするのは避けましょう。「上様」という書き方は、会社名の書き間違いを防ぐために昔から使われてきた方法です。

「上様」と記載された領収書でも、必ずしも税務署で無効とされるわけではありません。ただし、会社の支出として本当に使われたか判断しにくくなるため、正式な会社名で記載するのが適切です。

なお、社内規定で「上様」宛の領収書を認めていない場合もあります。

3.金額

領収書に記入する金額は、基本的に税込の総額を記載します。改ざん防止のため、金額の先頭に「￥」を付け、末尾には「ー」や「※」を入れましょう。

また、数字は3桁ごとにカンマを入れ、あとから数字を追加されないよう詰めて記入します。

4.但し書き

但し書きには、「何に対しての支払いであるか」をできるだけ具体的に記入します。ただし、領収書の記入スペースには限りがあるため、「〇〇代として」と簡潔に書くのが一般的です。

たとえば、「書籍代」「パソコン代」「飲食代」「事務用品費」といった表記があげられます。複数の商品がある場合は、代表的な商品名を記入して「〇〇（商品名）他」としてもかまいません。「お品代」といったあいまいな表現は避けましょう。

5.発行年月日

発行年月日には、代金の受け渡しが行われた日付を記入します。和暦・西暦のどちらでもかまいませんが、年月日の順に、「年」から記入することが望ましいでしょう。

正確な日付を記入しておくことで、経費の発生時期が明確になります。また、あとから確認する際も、取引のタイミングが一目でわかるため管理がスムーズになるでしょう。

6.内訳

内訳には、支払った金額の詳細を記入します。インボイス制度に対応する場合は、消費税率ごとに区分して記載する必要があります。

具体的には、税率8％と10％のそれぞれの合計金額を明確に記入し、どの取引にどの税率が適用されたかがわかるようにしておくことが求められます。

なお、領収書をインボイス（適格請求書）として発行する場合は、必ず記載すべき項目があり、次の項目で説明します。

7.発行者

発行者とは、代金を受け取った店舗や事業者を指し、領収書を発行した側の情報として、名称・住所・電話番号などを記載します。

これらの情報が明確でないと、誰に支払ったかがわからず、経費の証明書類として不十分と判断される場合があります。特に個人事業主の場合は、屋号だけでなく氏名も併記しておくとよいでしょう。

必ずしも必要ではありませんが、社印や個人印を押しておくと安心です。

8.収入印紙

領収書の金額が5万円を超える場合には、収入印紙を貼付しなければなりません。収入印紙には押印を行い、印紙税が使用済みであることを示す消印（けしいん）が必要です。

なお、貼付する収入印紙の金額は、取引金額に応じて法律で定められています。

領収書をインボイス（適格請求書）として発行する場合の記載要件

領収書も、一定の記載要件を満たすことで適格請求書（インボイス）として扱うことが可能です。そのためには、前述の記載項目に加え、消費税額や適用税率など、インボイス制度で求められる項目を明確に記載する必要があります。

記載要件を満たせば、課税事業者である買い手は仕入税額控除の適用を受けることが可能です。

ここでは、インボイスの記載要件を解説します。

区分ごとの消費税額等

インボイスの要件として、金額の内訳欄には消費税率ごとの区分が必要です。具体的には、見本のように標準税率10％と軽減税率8％に分け、それぞれの税率に応じた消費税額の合計を記入します。

消費税額の記載により、どの取引にどの税率が適用されたかが明確になり、仕入税額控除の計算や経理処理が正確に行えるようになります。

適用税率

但し書きには、必要に応じて軽減税率の適用も記載します。軽減税率とは、一部の飲食料品などに対して消費税8％を適用する制度のことです。

たとえば、飲食品を購入した場合は「飲食料品代（軽減税率8％適用）」のように記入することで、どの取引に軽減税率が適用されたかが明確になります。

登録番号

インボイスとして領収書を発行する場合、通常の領収書の記載事項に加えて、適格請求書発行事業者の登録番号を必ず記入しなければなりません。

発行者の会社名や住所、取引日、金額、取引内容などは従来通り記載しますが、この登録番号を見本のように明記することで、その領収書が適格請求書として認められ、仕入税額控除の対象となります。

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請求書は領収書として使える？

請求書と領収書は本来、役割が異なる書類です。両者の違いは、以下のとおりです。

請求書は代金の支払いを求めるためのもので、領収書は支払いが完了したことを証明するものです。

しかし、一部の取引では、両方の機能を兼ねた「請求書兼領収書」としてまとめて発行されることがあります。

ここでは、請求書を領収書代わりにできるケースや、請求書兼領収書を発行できるケースについて解説します。

領収書代わりにできるケース

現金での支払いの場合、請求書を領収書代わりに使うことはできません。現金による支払いでは、口座や決済システムに記録が残らないため、領収書やレシートがなければ「支払いが行われた」という事実を証明するのが難しいためです。

しかし、銀行振込やクレジットカードなど、支払いの記録が明細として残る決済手段では、請求書と支払明細を組み合わせることで、領収書の代わりとして扱える場合があります。

請求書とこの支払い記録を一緒に保管すれば、「支払った証拠」として領収書の代わりに使うことが可能であり、経費の計上や税務申告で経費の証明として提出する際に役立ちます。

ただし、領収書があるほうが経理処理を円滑に行いやすいため、原則として受け取って保管しておくのが安心です。

また、会社ごとの経理ルールや税務署の取り扱いにより、請求書を領収書代わりにすることが認められるかどうかは異なるため、必ず確認するようにしてください。

請求書兼領収書を発行できるケース

代金の請求と支払いが同時に行われる場合、請求書と領収書を1枚にまとめた「請求書兼領収書」を発行することがあります。1枚の書類で、代金の請求と支払いの証明の両方を行える方法です。

経理処理や税務申告の際にも、この書類1枚で取引内容と支払い事実を確認できるため、処理がスムーズに進むというメリットがあります。

なお、請求書兼領収書は領収書の性質もあるため、5万円以上の取引になった場合は収入印紙の貼付が必要です。

【発行側】領収書の注意点

領収書を発行する側が注意すべき点について解説します。収入印紙の不備や領収書の改ざんといったトラブルにならないよう、しっかりとした知識を身につけておきましょう。

正しく記載する

領収書は、経費や取引の証拠となる重要な書類です。間違った情報が記載されていると、証憑書類として認められない場合があります。そのため、金額だけでなく、宛名や取引内容（品名など）にも誤りがないよう注意して記入しなければなりません。

正確に記載することで、経理処理や税務申告の際にトラブルを避け、領収書としての信頼性を維持できます。

収入印紙のペナルティに注意する

印紙税は、経済的な取引に使用する文書に対して課税される税金です。領収書や契約書などは、印紙税の課税文書に該当します。納付者はあらかじめ収入印紙を購入し、領収書の金額が5万円を超える場合に貼り付けて消印をすることで、税金を納めたことになります。

収入印紙の対応表は下記のとおりです。

収入印紙は郵便局や役所、コンビニエンスストアなどで購入できます。

なお、収入印紙を貼り忘れた領収書でも、その効力自体には問題ありません。印紙税の納付義務は領収書の作成者側にあり、受け取った側には影響が及ばないためです。

ただし、印紙の貼り忘れは「過怠税」が課せられ、元の印紙税額の3倍を納めることになるため、注意しましょう。

具体的には、以下の場合にペナルティが発生します。

• 収入印紙が必要な領収書に収入印紙の貼付がない
• 貼付した収入印紙の金額が不足している
• 収入印紙の消印がない

領収書を発行する際は金額に応じた収入印紙を正しく貼り、消印も忘れないようにしてください。

ただし、以下に該当する場合は、支払金額が5万円以上であっても収入印紙は不要です。

• 現金の受け渡しを伴わない場合（クレジットカード・銀行振込・電子マネー・後払い形式のキャッシュレス決済など）
• 電子的に発行された領収書の場合（PDF・メール送付など）

印紙税は「実際の金銭の授受」があった場合に課されるため、キャッシュレス決済は原則として対象外です。

また、印紙税法上の「課税文書」とは紙に出力された文書を指すため、電子データでの領収書は非課税となります。

収入印紙について、より詳しい説明は下記を参考にしてください。

経理プラス：【税理士監修】領収書に貼る収入印紙はいくら？金額や種類、購入方法を解説

不正行為を防ぐ対策を行う

取引の証拠として有効な領収書ですが、経費の水増しといった不正行為に使われることがあります。

そのひとつとして、接待や会社の備品を購入した際に、かかった経費よりも多く会社へ請求し、差額を私的に流用するケースが考えられます。たとえば3,000円の領収書を13,000円として精算し、申請者が1万円多く受け取るケースです。これは会社に対する詐欺、横領、背任にあたる違法行為です。こうした金額の書き換えを防ぐため、領収書の金額の先頭には「￥」、末尾には「―」「金也」「※」を入れて数字を書き足せないようにしましょう。

税務調査では領収書の筆跡もチェックされます。違うお店なのに同じ筆跡があった場合は、会社の経理処理全体に疑問を持たれてしまうでしょう。そのため、領収書は必ず相手先に記入してもらってください。

経理プラス：なぜ経費精算の不正は起こるのか　原因と不正を防ぐ方法

【受領側】領収書の注意点

領収書を受け取る側にも、いくつかの注意点があります。原則として再発行されないこと、保管義務があることなどを押さえておきましょう。

原則として再発行されない

領収書は、原則として代金を支払ったときに一度だけ発行される書類です。多くの領収書には「再発行不可」と明記されており、紛失した場合でも再発行を受けられないのが一般的です。

これは、同じ取引に対して複数の領収書が存在すると、経費の二重計上や不正申請のリスクが生じるためです。

どうしても必要な場合は、発行元に「支払証明書」や「取引記録の写し」を依頼できる場合もあります。

領収書を受け取った際は、経理処理が終わるまで紛失しないよう、日付順や取引先別に整理・保管しておくことが大切です。

領収書とレシートは同時に受け取れない

原則として、領収書とレシートはどちらか一方のみが発行されるのが一般的です。これは、同じ取引に対して領収書とレシートの両方を受け取ると、経費の二重計上などの不正が起こるおそれがあるためです。

そのため、領収書を受け取る場合、レシートは店舗側が回収することが多くみられます。

実際の運用では、顧客の要望に応じて領収書とレシートの両方を渡している店舗もありますが、領収書の控えにレシートを貼り付けるなどして、二重発行が疑われない処理を行っているケースが多いでしょう。

適切な方法で保管する

税務上、領収書は経費や売上の証拠となる重要な書類であり、法律により一定期間の保管が義務付けられています。

保存期間は、税法で以下のように定められています。税の申告や税務調査が終わっても捨てないよう注意しましょう。

• 個人事業の場合：保存期間5年間（青色申告をしている場合は7年間）
• 法人の場合：保存期間7年間（欠損金が生じた事業年度分は10年間）

法人の場合、原則として7年間の保管が必要ですが、繰越欠損金が発生した事業年度に関する領収書は10年間の保存が求められます。

個人事業主の場合も、青色申告をしている場合は7年間、白色申告の場合は5年間の保管が必要です。

これらの期間は、税務調査や確認の際に適正な経理処理を証明するために設けられています。

領収書の劣化や紛失を防ぐため、日付順や取引先別に整理して管理しましょう。

なお、領収書は、電子帳簿保存法に基づきスキャナ保存も認められています。紙の領収書は保管場所を取るため、スキャナ保存対応のシステムを導入すると効率的です。

その場合、税務署への事前申請は不要ですが、改ざん防止措置など一定の要件を満たす必要があります。保存期間は紙の場合と変わりありません。

経理プラス：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？スキャナ保存要件と改正点を解説

相殺領収書の書き方

相殺領収書とは、相殺処理を行ったときに発行する書類です。

会社間の取引では、商品の受け渡しのたびに現金をやり取りするのではなく、「月末締めの翌月末払い」など、支払い期限を決めていることが一般的です。たとえば、相手方に売上金10万円を請求する権利（債権）と3万円を支払う義務（債務）があった場合、事前に双方で合意しておけば債権と債務を相殺することができます。上記では3万円の債権と債務は消滅し、7万円の債権が残ります。

相殺領収書の発行する義務はありませんが、取引の証拠として残すことで、二重払いや二重請求防止に役立つでしょう。相殺領収書は金銭の授受を証明する書類ではないため、印紙税の課税対象にはなりません。

経理プラス：相殺領収書の無料エクセルテンプレート｜書き方・作成方法を解説

まとめ

領収書の基礎知識や書き方、注意点などについて解説しました。領収書は、支払いの事実を証明し、経理処理や税務申告において重要な役割を果たす書類です。金額・宛名・日付・取引内容などを正確に記載し、紛失や誤記を防ぐことが大切です。再発行ができないケースも多いため、受け取ったら整理・保管を徹底しましょう。

また、インボイス制度への対応やスキャナ保存など、最新のルールを理解しておくことも必要です。

正しい知識を持って管理すれば、トラブルを防ぎ、信頼できる経理体制を築くことができます。

経理プラス：税務調査は突然来る！調査の流れと注意点、対応方法を解説

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