備品と消耗品は何で区別する?雑費との違いも解説

備品と消耗品は何で区別する?雑費との違いも解説

パソコンやオフィス家具など、10万円以上となる物品を購入する際、「備品」と「消耗品」のどちらの勘定で処理すればよいか、迷うことはないでしょうか。備品は固定資産にもなるため、減価償却も関係して複雑なイメージがあるでしょう。

今回は、備品と消耗品の分岐点や会計処理の仕方、一括償却資産や少額償却資産の特例の概要などについて解説していきます。備品の会計処理は、経理担当者であれば頻繁に触れるものですので、しっかりと理解しておきましょう。

会計処理において備品の対象となる範囲

ひとくちに「備品」といっても、該当するものは意外と広範囲になります。減価償却上、資産と位置付けられるものに「機械及び装置」と「器具及び備品」がありますが、一般的に機械装置は「製造業での製造ラインを構成する設備」が該当し、器具備品は「事業活動に用いられる小規模資産」が該当すると考えられています。

「事業活動に用いられるもの」であることから、店舗であれば陳列棚、冷蔵庫などの什器類、事務所であれば事務机や応接セットなどのオフィス家具、施工業であれば工具類、そして多くの企業が所有しているパソコンやコピー機なども含まれます。

備品と消耗品の定義と会計処理をする際の違い

会計処理の中で、備品と混同しやすいのが「消耗品」です。消耗品は、文房具やコピー用紙、インクといった事務用品をイメージされる方が多いでしょう。しかし、消耗品勘定は、事務用品などのごく少額な物品購入だけではなく、備品に該当するような物品購入の際にも使われます。

備品の定義

備品は、少額の物品を購入する際に使われる勘定科目で、一般的に10万円~30万円未満の物品での取引が該当します。消耗品に該当しそうなものであっても、金額によっては備品になります。

消耗品の定義

消耗品に該当するものは、帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費や、使用可能期間が1年未満もしくは取得価格が10万円未満の什器備品の購入費などです。

「取得価格が10万円未満の什器備品」となるため、例えば10万円以内のパソコンを購入した場合は、「備品」ではなく「消耗品」で処理することができます。

物品の購入は、消耗品ではなく雑費として処理されることもありますが、消耗品は形として存在する物品や不定期であってもよく発生する取引の際に使われます。

消耗品と備品の違い

上述で触れた通り、通常は備品として処理されるようなものであっても、取得価格が10万円未満である場合は消耗品にできます。取得価格が備品と消耗品の分岐点になるわけです。

ここで気を付けたいのが消費税の扱いです。10万円の分岐点の判断が税込か税別かは、会社の経理方式によって変わります。また、10万円未満は物品1個(台)当たりの判断です。そのため、パソコンを複数台で購入する場合は、1台当たりの単価で判断し処理します。

なお、パソコンの周辺機器などが複数ある場合や、その機器がなければパソコン本体が機能しないと考えられる場合は合算で判断し、オフィス家具など複数の備品が組み合わされることで機能する応接セットなども1組として判断します。

備品は固定資産になる

備品勘定で計上した資産は、固定資産となり基本的に減価償却をします。一方、消耗品勘定で計上したものは、基本的に期中での経費になります。資産として計上されないため、減価償却も不要です。

雑費との違い

消耗品でのカバー範囲は、少額の備品、文房具の他にも電球や印鑑、オフィス用の食器なども含まれます。ごく少額な物品の購入について、消耗品ではなく「雑費」で計上しているケースも少なくありません。

一般的に、雑費は「接待交際費」「修繕費」「消耗品費」といった経費勘定に分類できないものや、継続的ではなく、一時的な費用や高額ではないものなどについて処理されるものです。
「備品」と「消耗品」の区分も混同しやすいですが、「消耗品」と「雑費」の区分も混同しやすい勘定ですので、3つの勘定の違いをしっかり理解しておきましょう。
経理担当者が変わるたびに、処理する勘定が変わることがないように、あらかじめ社内でマニュアルを作成し統一しておくと安心です。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 経理プラス メールマガジン登録

備品の会計処理

備品の会計処理は固定資産として計上するため、購入時と決算時に仕訳が必要になります。一般的な仕訳例は次の通りです。

・1台の価格が15万円のパソコンを現金で購入した(1月1日に取得)

 借方金額貸方金額
工具器具備品150,000現金150,000

・決算時の減価償却費の計上(パソコン耐用年数4年)
(直接法)

 借方金額貸方金額
減価償却費37,500工具器具備品37,500

(間接法)

 借方金額貸方金額
減価償却費37,500減価償却累計額37,500

減価償却費の計上は、直接法と間接法のいずれかを選択することが可能です。

消耗品で計上する場合

使用期間が1年未満または取得価格が10万円未満の備品を消耗品で計上する場合の仕訳は次の通りです。

・1台の価格が9万円のパソコンを現金で購入(1月1日に取得)

 借方金額貸方金額
消耗品費90,000現金90,000

一括償却で計上する場合

取得価格が10万円以上20万円未満の備品(資産)は、一括償却資産として3年間の均等償却が可能です。上記の例で仕訳した15万円のパソコンの場合なら、本来は耐用年数4年で償却するところ、一括償却資産で1年短縮して3年で償却が可能です。

 借方金額貸方金額
減価償却費50,000工具器具備品50,000

少額減価償却資産について

一定の要件に該当する中小企業には、取得価格が30万円未満なら全額を一括償却できる「少額減価償却資産の特例」があります。

同じ一括償却資産でも、10万以上20万円未満までは3年間の均等割りでしたが、この特例は、1年間に全額を償却できるものです。ただし、特例が適用されるのは青色申告で資本金の額が1億円以下の中小企業に限ります。また、全額償却できるのは年間300万円までと上限が定められています。

少額減価償却資産を適用する上での注意点は、「固定資産税の課税」です。3年間の一括償却資産を選択した場合は、固定資産税の対象にはなりませんが、特例を適用した資産は固定資産税の対象となります。10万円以上の資産を計上する場合には、どの方法を選択すればよいか、総合的に判断するようにしましょう。

まとめ

今回は、経理で取り扱いが頻出する備品と消耗品について、経理処理の違いや仕訳の仕方、減価償却の方法などについてご紹介しました。減価償却が関係する場合には、どの償却方法が最適なのか、節税の面からもしっかりと判断する必要があります。税理士などの専門家に相談しながら、的確な処理ができるように進めていきましょう。

「経理プラス」無料メルマガ会員登録はこちら

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」汎用

● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。