失敗しないための経理アウトソーシング導入時の留意点　－検討編－

経理業務に関しては、業務の標準化、経理部員の退職に対する対応、コストの削減等の様々な目的の下、経理のアウトソーシング（ビジネス・プロセス・アウトソーシング、BPOとも言われています）を検討している会社が増えてきております。
当初は、上場企業がその子会社を対象に、決算早期化に対応するために経理のアウトソーシングが実施されておりました。
ただ、最近では、中堅企業の他、中小企業も含めてより多くの企業が、さまざまな目的に対応すべくアウトソーシングの検討・実施をしています。
このように普及してきている経理のアウトソーシングですが、詳細を詰めずに実施をしてしまったために効果が出なかったり、失敗してしまうケースも見受けられます。
今回は、経理のアウトソーシングの導入で失敗しないために、検討段階で留意すべき点をご紹介します。

STEP1　アウトソーシング導入の可否の検討

1.目的を明らかにしよう

これは、最も重要なプロセスのひとつです。なぜ経理のアウトソーシングを実施しようと思ったのか、その目的を明確にするということです。
一般的には、次のような課題を解決することをゴールに掲げる会社が多いです。

• 経理部門にかなりコストがかかっているので、引き下げたい
• 経理部員がなかなか安定せず、採用・教育に時間がかかる割に精度があがらない
• 経理部員の質が向上せず、品質に問題がある
• 特定の人しか経理が分からず、ブラックボックスになっている
• 月次決算の締めが遅く、早期化が実現出来ていない
• 経理にまわす人材が不足しており、本業に社員をもっと集中させたい

もちろん、これらの課題を全てクリアできれば言うことはありませんが、目的に優先順位をつけておかないと、この後アウトソーサーを選定する際にぶれてしまうことが見受けられます。
ですので、重要なことは何のためにアウトソーシングを実施するのかと言うことを明確にし、多数の目的があるとしても優先順位を決めておくことです。

2.自社分析をしよう

目的が決まったら、どの業務をアウトソースするのかを検討することになりますが、自社の現状を分析するようにしましょう。企業戦略を組む際に、SWOT分析をするように自社の経理部門の強みと弱みを明らかにします。そうすることで、経理部門が抱えている課題がより明確になってきます。

その上で、どのような手段でその課題を解決するのが良いのかを検討します。アウトソーシングの導入よりも、社内の異動で人材を手当てしたり、派遣社員を登用した方が望ましいという結論になるかもしれませんので、あらゆる可能性をこの段階で検討しましょう。

自社分析の結果、アウトソーシングを導入する方向になったら、アウトソースした場合のメリットとデメリットを明確にしておきましょう。アウトソースすれば業務の流れが標準化されて、業務がスッキリすると言ったメリットも出ることや、アウトソースすることで捻出された時間をコア業務に使えるようになる反面、作業部分に関して社内にノウハウが残らないといったデメリットもあります。両面をとらえて前に進むようにしましょう。

3.アウトソーシング対象業務を洗いだそう

ここまで決まったら、次は、社内のどの業務を委託するのかを決める段階です。もちろんアウトソーサーに面談した結果、業務範囲が広がったり、減ったりすることはありますが、まずは自社でどの業務を出したいのか決めておく必要があります。そうすることでアウトソーサーと面談する際に効率的に打ち合わせができることになりますし、見積の範囲も絞れるので、数社から見積をもらう場合にも比較がしやすいです。
ただ、どのような業務がアウトソースできるのか想定ができない場合は、アウトソーサーに面談した上で決めていくというのもひとつです。

STEP2　アウトソーサーの選定

1.候補者を選定しよう

発注するアウトソーサーを探すにあたっては、一般的に次のような方法があります。

• 実際にアウトソースを実施している企業から紹介を受ける
• インターネットで検索する
• 情報誌や書籍などからあたる

2.アウトソーサーと面談をしよう

候補者を選定したら、実際にアポをとって、アウトソーサーに会ってみましょう。恐らく、なぜアウトソーシングを検討しているのかといった現状の課題について質問をされると思いますので、STEP1で検討したことをぶつけてみましょう。その上で、それらの課題を解決することが可能なのかを見極めましょう。ここで、重要なのは当初決めた導入の目的を忘れないことと、目的を達成できるのかどうかという点に留意することです。

また、アウトソーサーの立場からすると具体的に会社の資料等を見て、業務の流れを確認したり、業務ボリュームを掌握したりすることで提案が具体化できるので、一定の資料の閲覧を依頼されると思います。その場合に、自社で開示できる情報の範囲を決めておくことも必要になります。この際に、アウトソーサーから秘密保持に関する差入書等を入手して、重要な機密情報が外部にもれないようにしましょう。もしもこのような差入書等を準備していないアウトソーサーであるとすると今後の情報管理にも不安がありそうなので、その時点で選考から外した方がいいかもしれません。

３． 見積書を入手して最終選考しよう

複数のアウトソーサーから見積書を入手する場合は、業務範囲を決めるようにしましょう。そうすることで、入手した見積書が比較検討しやすくなります。

もちろん値段が安いというのは魅力的ですが、「安かろう悪かろう」という結果になってしまっては、本末転倒です。実際に業務を担当する方がどのような方になるのかは重要なことです。ある程度専門性の高い業務であれば、必要な資格等を有しているか、資金関係と記帳関係を同時に頼む場合、担当者が別々になっていることで不正が起きないような牽制が働いているか等金額に現れない質的な面についても総合的に勘案して決定することが望ましいです。

それらを総合的に検討した結果、アウトソーサーの決定をしてください！

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STEP3　導入を行う際の詳細を決め、業務委託を開始

1.業務フローや業務開始時期を決定しよう

一緒に業務を行うパートナーが決まったら、導入に向けてより具体的な話をしていきます。アウトソーシングを導入する場合、現状の業務フローや書式を変更することが必要なケースが多いです。そのため、自社に適合した業務フローに変えることや書類の形式を変更する提案をアウトソーサーから受けるようにしましょう。はじめは変更することが煩わしいと思うかもしれませんが、アウトソーサーは業務の標準化をはかることも目的として変更の提案をしますので、目的を理解して新しいやり方を取り入れるようにしましょう。

2.契約の締結をして、業務を開始しよう

ここまで来たら後は契約を締結して業務を開始するのみです。契約書の中には委託業務が明確になっているか、問題が生じた場合のアウトソーサーの責任の範囲、守秘義務の範囲が明記されているかを確認しましょう。

以上3つのステップを踏んで、アウトソーシングの導入までたどり着きました。今後アウトソーシングを検討する皆様のお役に立てられればと思います。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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