【イベントレポート】経理改革事例を多数紹介!経理プラスサミット2019Winter

2019年12月10日(火)に「経理プラスサミット2019 Winter~2020年こそバックオフィス改革!~」を東京・六本木にて開催いたしました。
このイベントは、「経費精算」「請求書発行」「労務手続」などのバックオフィス業務で、手間や時間がかかる面倒な業務をどう改革していくべきか、事例を交えて紹介するという試みとなっており、多くの経理担当の皆さまにご参加いただくことができました。
今回は、「経理プラス」読者の皆さま宛に本イベントの様子についてレポート致します。

 

経費精算のシステム化を成功させた企業の秘話をセキララトーク!

第1講義では「経費精算の課題解決」をテーマに、経費精算システムを実際に導入し、業務の改善に成功した、株式会社アイビー化粧品 取締役兼 経理部部長兼 経営管理部長の中山聖仁様にご登壇いただき、システム導入に至る経緯や、導入後の効果についてお話しいただきました。

【株式会社アイビー化粧品様】古い経費精算をやめたい、現金の運用もやめたい

株式会社アイビー化粧品 中山様

株式会社アイビー化粧品
取締役兼 経理部部長兼
経営管理部長 中山聖仁様

アイビー化粧品様が抱えていた経費精算の課題は、非効率な方法で多くの手間がかかっていた事と、現金精算に月600時間もの時間を費やしていた事でした。アイビー化粧品様では、各社員が明細入力と仕訳入力をし、紙で出力したものに領収書を貼り付け、経理に現金を取りに行くという運用をされていました。
都度都度の現金精算は、伝票と現金と残高を確認する事の繰り返しだったそうです。さらに仮払いも多く、仕訳を起こし会計伝票を作り、返金されればまた仕訳をするという面倒な運用があり、これらの運用では日付や金額、勘定科目の間違いなども多いうえに、現金を管理する担当者はプレッシャーが大きかったそうです。

そこで、これらの課題を解決するために経費精算システム「楽楽精算」を導入いただきました。

「楽楽精算」導入期間中は各社に専任のサポート担当がつき導入までの支援をするサービスがあり、その内容に対して中山様は「1伝えただけで10まで理解して返答してくれる感じだった。」と感想を述べられ、「楽楽精算」サポート担当の質問や課題に対しての適切な解決力を褒めてくださいました。サポート担当とのやりとりのもと、一か月ほどで中山様一人でシステムの設定を完了し、運用を開始できたとお話しいただきました。

「楽楽精算」の導入で経費精算はどう変わったか

各社員と経理部はもちろん、一番楽になったのは経理部長でもある自分だと言う中山様。
全社員に法人カードを導入し、クレジットカードの利用明細データを「楽楽精算」と連携させることで現金を扱うケースが減ったことと、「楽楽精算」はクラウドサービスのため、スマートフォンで外出先から修正や承認が出来る事でかなり楽になったとおっしゃっていました。これまでの紙の運用よりもミスも減り、修正もスピーディーに出来るようになったそうです。

結果、経理部の経費精算にかける時間は1/10になり、それまで年間1,000万円以上かかっていたコストも、現在では140万円以下になっているとのこと。営業などの他の部署にしても、出張精算にかかる時間が1/5程度にまで削減できたそうです。

講義の中では来場者の方からリアルタイムで質問を募集し、中山様にお答えいただくコーナーもありました。「精算業務における次の課題は?」という来場者の方からの質問に対し、「楽楽精算」に搭載されている規定違反チェック機能(申請内容をシステムが自動でチェックし、あらかじめ設定したルールに反する申請に警告を出したり、申請をブロックする機能)を取り上げていただき、「申請者のミスが減り、内部統制の強化にも繋がるため大変良い。まだ設定しきれていない部分もあるので、ルールを整備して使いこなしたい。」とおっしゃられていました。

「楽楽精算」の導入により労働時間とコストを大幅に削減しただけでなく、さらに今後の改善にも意欲を見せられており、業務効率化への熱意を感じました。

株式会社アイビー化粧品様が導入した経費精算システム「楽楽精算」詳細はこちら

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 WEB帳票発行サービス「楽楽明細」

 

”脱手作業”で経理の生産性を20倍に!~成功事例に見る、請求書の電子化で変わる経理人の仕事~

第2講義では、株式会社ラクス 梶原祥子より、「“脱手作業”で経理の生産性を20倍にした事例をご紹介」というテーマでお話させていただきました。

請求書発行は、作成・印刷・封入・郵送と手間が多く、月に500件請求書発行した場合では年間120万円程度のコストがかかると言います。
そんな請求書発行業務をシステムにより効率化した事例として、セミナー主催者である株式会社ラクスが実際に生産性を20倍に、コストを1/3にした事例をご紹介しました。

”脱手作業”で経理の生産性を20倍に!~成功事例に見る、請求書の電子化で変わる経理人の仕事~

ラクスでは、WEB帳票発行システム「楽楽明細」で請求書の87%を電子発行することで、請求書の印刷~封入の作業工数が月間23人日から1人日まで削減されました。システム化のメリットはそれだけでなく、システム発行のおかげで人的ミスはほぼゼロになり、通数チェックや請求書の再発行もすぐに対応できるので、大幅な工数の削減ができています。システム化のメリットは発行側だけでなく、お客様にも「すぐに請求書が受け取れる」というメリットがあり、良い循環が生まれています。

このような請求書発行のシステム化により得られた様々なメリットをご紹介させていただいた後、政府による働き方改革、紙や郵送コストの上昇や、請求書や明細書の電子保存の規定の緩和も起こるなか、「請求書の電子化を考えてみては」というメッセージで講義が締めくくられました。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」の詳細はこちら

 

いまさら聞けない電子申請義務化~社会保険手続きは紙から電子へ~

いまさら聞けない電子申請義務化~社会保険手続きは紙から電子へ~

最後は、社会保険手続きの電子化について、株式会社ラクスの杉浦大樹が講義を行いました。

現在政府は、日本を「企業が活動しやすい国」にしようとしており、その方法として行政手続の電子化の徹底が行われようとしています。
それに基づき、2020年4月から特定の法人について、社会保険・労働保険に関する一部の手続きの電子申請が義務化することとなっており、政府が運営するe-Gov(イーガブ)、もしくは外部連携APIに対応したソフトウェアのどちらかを利用した電子申請が必須になります。

e-Govのメリットは、24時間ネットがあればどこからでも申請が可能なことですが、実際の申請画面などが非常に使いづらいため、e-Gov(イーガブ)と外部連携をしてより簡単に申請をできるようにすることが効率化の近道となります。それを実現するのが、人事・労務管理サービス「楽楽労務」です。講義では実際に「楽楽労務」を利用した際の電子申請フローについてご紹介しました。
「楽楽労務」であれば、先にあげたe-Govのメリットに加えて、スマホやPCで情報を収集してマスタ情報を管理し、申請書への転記無しで行政へ提出できるようになり、面倒だった作業を一気に完了させることができます。
社会保険手続きを紙から電子化することで、人事・労務業務の手間やミスリスクを大きく削減できるのだと感じました。

人事・労務管理サービス「楽楽労務」の詳細はこちら

 

気になったサービスをその場で試せる!無料相談会

「楽楽精算」「楽楽明細」「楽楽労務」のデモンストレーション

経理プラスサミットでは、講義会場とは別に、「楽楽精算」「楽楽明細」「楽楽労務」のデモンストレーションが受けられる無料相談会場を用意していました。

デモンストレーションだけでなく、経費精算で面倒な領収書の転記をスマートフォンのカメラで撮影するだけでデータ化できるOCR機能の体験コーナーや、実際の申請フローが見れるミニセミナーが設けられており、多くのセミナー参加者の方で賑わっていました。

デモブースでは、企業様の規模や現状の課題などに合わせて、たくさんのノウハウを持つスタッフが改善案をご提案したり、実際のシステム画面を見ながら講義を聞いて気になった点を質問される方が大勢いらっしゃいました。

領収書読み取り機能(OCR機能)の体験コーナーでは実際にお店で発行された領収書をスマートフォンで読み取り、その速さ・正確さに驚かれる方が多く見られました。
 

領収書読み取り機能(OCR機能)の体験コーナー

まとめ

「経理プラスサミット 2019 Winter」の会場の様子をお伝えしました。

現状の経理業務に課題を感じ、業務の効率化に取り組みたいと真剣に考える参加者の皆様の熱意を感じるセミナーとなり、大盛況のうちに幕を閉じました。IT技術が発達している現代では、システムで効率化が図れる部分はシステムに任せ、本来注力するべき付加価値の高い業務に時間を使う事の重要性を改めて感じるセミナーとなりました。

 

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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