【イベントレポート】経理改革事例を多数紹介！経理プラスサミット2019Winter

2019年12月10日（火）に「経理プラスサミット2019 Winter～2020年こそバックオフィス改革！～」を東京・六本木にて開催いたしました。
このイベントは、「経費精算」「請求書発行」「労務手続」などのバックオフィス業務で、手間や時間がかかる面倒な業務をどう改革していくべきか、事例を交えて紹介するという試みとなっており、多くの経理担当の皆さまにご参加いただくことができました。
今回は、「経理プラス」読者の皆さま宛に本イベントの様子についてレポート致します。

経費精算のシステム化を成功させた企業の秘話をセキララトーク！

第1講義では「経費精算の課題解決」をテーマに、経費精算システムを実際に導入し、業務の改善に成功した、株式会社アイビー化粧品取締役兼経理部部長兼経営管理部長の中山聖仁様にご登壇いただき、システム導入に至る経緯や、導入後の効果についてお話しいただきました。

【株式会社アイビー化粧品様】古い経費精算をやめたい、現金の運用もやめたい

アイビー化粧品様が抱えていた経費精算の課題は、非効率な方法で多くの手間がかかっていた事と、現金精算に月600時間もの時間を費やしていた事でした。アイビー化粧品様では、各社員が明細入力と仕訳入力をし、紙で出力したものに領収書を貼り付け、経理に現金を取りに行くという運用をされていました。
都度都度の現金精算は、伝票と現金と残高を確認する事の繰り返しだったそうです。さらに仮払いも多く、仕訳を起こし会計伝票を作り、返金されればまた仕訳をするという面倒な運用があり、これらの運用では日付や金額、勘定科目の間違いなども多いうえに、現金を管理する担当者はプレッシャーが大きかったそうです。

そこで、これらの課題を解決するために経費精算システム「楽楽精算」を導入いただきました。

「楽楽精算」導入期間中は各社に専任のサポート担当がつき導入までの支援をするサービスがあり、その内容に対して中山様は「1伝えただけで10まで理解して返答してくれる感じだった。」と感想を述べられ、「楽楽精算」サポート担当の質問や課題に対しての適切な解決力を褒めてくださいました。サポート担当とのやりとりのもと、一か月ほどで中山様一人でシステムの設定を完了し、運用を開始できたとお話しいただきました。

「楽楽精算」の導入で経費精算はどう変わったか

各社員と経理部はもちろん、一番楽になったのは経理部長でもある自分だと言う中山様。
全社員に法人カードを導入し、クレジットカードの利用明細データを「楽楽精算」と連携させることで現金を扱うケースが減ったことと、「楽楽精算」はクラウドサービスのため、スマートフォンで外出先から修正や承認が出来る事でかなり楽になったとおっしゃっていました。これまでの紙の運用よりもミスも減り、修正もスピーディーに出来るようになったそうです。

結果、経理部の経費精算にかける時間は1/10になり、それまで年間1,000万円以上かかっていたコストも、現在では140万円以下になっているとのこと。営業などの他の部署にしても、出張精算にかかる時間が1/5程度にまで削減できたそうです。

講義の中では来場者の方からリアルタイムで質問を募集し、中山様にお答えいただくコーナーもありました。「精算業務における次の課題は？」という来場者の方からの質問に対し、「楽楽精算」に搭載されている規定違反チェック機能（申請内容をシステムが自動でチェックし、あらかじめ設定したルールに反する申請に警告を出したり、申請をブロックする機能）を取り上げていただき、「申請者のミスが減り、内部統制の強化にもつながるため大変良い。まだ設定しきれていない部分もあるので、ルールを整備して使いこなしたい。」とおっしゃられていました。

「楽楽精算」の導入により労働時間とコストを大幅に削減しただけでなく、さらに今後の改善にも意欲を見せられており、業務効率化への熱意を感じました。

株式会社アイビー化粧品様が導入した経費精算システム「楽楽精算」詳細はこちら

”脱手作業”で経理の生産性を20倍に！～成功事例に見る、請求書の電子化で変わる経理人の仕事～

第2講義では、株式会社ラクス　梶原祥子より、「“脱手作業”で経理の生産性を20倍にした事例をご紹介」というテーマでお話させていただきました。

請求書発行は、作成・印刷・封入・郵送と手間が多く、月に500件請求書発行した場合では年間120万円程度のコストがかかると言います。
そんな請求書発行業務をシステムにより効率化した事例として、セミナー主催者である株式会社ラクスが実際に生産性を20倍に、コストを1/3にした事例をご紹介しました。

まとめ

「経理プラスサミット 2019 Winter」の会場の様子をお伝えしました。

現状の経理業務に課題を感じ、業務の効率化に取り組みたいと真剣に考える参加者の皆様の熱意を感じるセミナーとなり、大盛況のうちに幕を閉じました。IT技術が発達している現代では、システムで効率化が図れる部分はシステムに任せ、本来注力するべき付加価値の高い業務に時間を使う事の重要性を改めて感じるセミナーとなりました。