小口現金を廃止するために押さえておきたい精算者と承認者と経理の立場

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経理の立場からすると小口現金は管理の手間からも廃止したいもの。
ただ経理の立場のみで考えて小口現金を廃止すると、精算者にとって不便になったり、それまでになかったコストが発生することになったりします。
精算者・承認者・経理といった利用者全員にとって利便性のある運用を考える必要があります。

発生する新たなコストとデメリット

小口現金を廃止するということは、精算金を振込みで支払いすることになります。
そのため現金で精算を行っていた時は発生していなかった、精算口座への振込手数料が発生します。
考えられる対策として、『月に1回にまとめて振り込む』『給与支払と合わせて振り込む』といった方法が考えられます。
しかし、精算者の立場からすると、どちらの方法にしてもすぐにお金がもらえませんので、締め日直前にまとめて精算すればいいだろうと考えてもおかしくありません。

承認者や経理の立場にしてみれば、まとめて申請があがってくると確認が大変ですし、費用をスピーディーに把握する上でも、随時精算申請してほしいところです。
しかし、精算者にしてみれば積極的に行うインセンティブがありません。

月1回の精算の場合、精算者が会社に対してお金を立替えている期間が長くなりますので、いい状態とは言えません。
仮払いで対応する方法もありますが、仮払金の管理は経理にしても利用者にしても手間なので、できるだけ利用しない方が理想的です。

また給与支払と合わせて支払われると困る人がいます。
給与口座を奥さんが管理している人、いわゆる小遣い制の人です。
たとえば接待があって数万円の飲食経費があり、それが給与と一緒に振り込まれた場合、通常の月に比べ手取りが増えます。
しかし、精算者としては、飲食経費分はあくまで自分が立替えたお金が返金されただけなので、お小遣いと分けてもらうべきものです。
給与明細上別の項目で表示されていますので、説明してもらえばいいのですが、面倒です。

これでは精算者・承認者・経理のどの立場にとって不便です。

経費精算用の口座を作ることのすすめ

精算を振込で行うのであれば、各社員に経費精算用の口座を開設することをおすすめします。
振込口座と同一銀行同一支店の場合、振込手数料がかかりません。
※ネットバンキングなど例外はあります。

まずは既存利用の金融機関に相談してみましょう。
ただ金融機関の立場からするとあまりメリットのある話ではありません。
また金融機関によっては、一人1口座しか開けないということもあります。

そこで精算用の新しい法人口座を開くことも検討しましょう。
従業員の精算用の口座を開設することを前提とした口座開設をします。
ただ精算金の振込みだけでは振込手数料等が発生しないので、金融機関側のメリットがありません。
銀行側が渋るようであれば、現在利用している金融機関の取引の一部を新しい口座で行うことも提案してみましょう。
金融機関からすると、融資による利息と振込にかかる手数料がほしいです。
現在利用している金融機関からの借り入れが5,000万円ある場合、2,000万円を新しい金融機関から借り入れる。
振込も仕入代金の支払いや家賃や通信料、事務経費等の支払いを新しい銀行から振り込みをする。
このような条件であれば、金融機関も協力してくれるでしょう。

ただいくつか注意点があります。
インターネットバンキングを利用する場合、金融機関によっては利用できるメニューによって利用料が異なります。
必要なメニューだけ選択して利用するようにして、無駄な手数料がかからないようにしましょう。

銀行が複数あると資金繰り等で少々手間になるかもしれませんが、精算者の利便性や振込手数料のコストを考えたら、メリットは大きいです。

経費精算システムの導入のすすめ

小口現金の廃止と合わせて経費精算システムの導入も検討しましょう。
小口現金廃止の目的は経理業務の負担軽減と効率化ですが、紙やExcelで申請されたもので処理をするだけでは、効率化できたとは言えません。
社内全体の効率を考えた場合、今まで現金で精算されていたものが振込に変わるだけでは、よくなったと感じるのは経理だけでしょう。

私の会社では「楽楽精算」という経費精算システムを利用していますので、「楽楽精算」によって効率化されたことを実例に紹介します。

「楽楽精算」では、申請された各精算者のデータから振込データを簡単に作成できるので、支払処理を素早く行うことができます。
作成できるデータは、振込データだけでなく仕訳データも作成できるので効率的です。
これらのデータ作成はフローに従ってメニューを実行していけば作成できますので、間違ったデータが作成される可能性はありません。

得られる効率化は経理だけでなく、精算者や承認者にもあります。
経費精算で最も多い交通費の精算では、「楽楽精算」に実装されている経路検索機能を利用すれば、検索結果から結果を申請データとして利用することができます。
交通費をメモしておく必要はありません。
また各精算者の定期区間を登録しておくことで、利用経路と重複する部分については、自動的に控除される仕組みになっているので、自分で控除する必要がありません。
経理としても申請された交通費が、定期区間と重複していないかをチェックする必要がなくなりますので、楽になります。

その他にも申請データが、どの段階にあるかを一目で確認できる画面がありますので、未承認のものについて決裁を促すことができます。
もちろん、交通費だけでなく経費や交際費、仮払い申請等の機能も充実しています。
クラウドサービスですので特別な設定をしなくても、外出先でも精算処理を隙間時間で行うことが可能です。
「楽楽精算」はスマートフォンからのご利用に対応しています。対応OSについて、詳しくは「楽楽精算」サイトよりご確認ください。
「楽楽精算」の動作環境ページ

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まとめ

小口現金を廃止することによる経理のメリットは非常に大きいです。
しかし、それによって精算者に負担が発生してしまうのでは本末転倒です。
導入時に想定していない問題が、実際に運用が始まってから発生し、精算者の不満を生む可能性があります。
経理だけの視点ではなく、精算者の立場から便利だと思える運用を考えないと、本来利便性が増すはずのシステムが、不便性を生じさせてしまう可能性があります。
どの経費精算システムを選ぶにしろ、導入前にテスト運用ができるような環境が用意されているものを選んで、試してみましょう。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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