経理にも働き方改革を！「めんどくさい」は業務効率化のチャンス

今政府が推し進めようとしている「働き方改革」。
「働き方改革」の具体的な中身はなにかというと、長時間労働の是正がテーマの一つです。国主導でどうにかなるなら、決算を四半期ごとにやらずに6ヶ月ごとにしてくれと経理の立場で思うところですが。そんな願望は置いておいて、自分の力でできる「働き方改革」を行って、毎日残業をしなくても帰れる環境をつくるための助けになるような内容を紹介していきたいと思います。

効率化をしようと思うな「めんどくさい」と思え

いざ「効率化」しようと思っても、何をすればいいのか思いつかないこともあるでしょう。まず現状の仕事で「めんどくさい」と思っていることを書き出してしてみましょう。「非効率」なことは往々にして「めんどくさい」ことが多いです。「めんどくさい」を解消することができれば、それは「効率化」されたと言えます。

自分自身が「めんどくさい」と思っていることは、他の人にとっても「めんどくさい」場合が多いです。自分のために行った改善策を他の人にも利用できるような仕組みを考えましょう。会社全体に利用できるような仕組みになれば、自分自身への評価が上がります。自分の評価を積み上げることは、仕事の依頼がしやすくなったり、ミスした時も大目に見てくれたりと、間接的にですが仕事がしやすい環境を作るのにつながります。

仕事をやっていて「めんどくさい」と思った場合、それを解消しようと積極的にトライしてみることをおすすめします。「めんどくさい」が「楽」になることほど、仕事として面白いことはありません。

私は仕事上色々な仕組みを変えてきました。それらのほとんどが「めんどくさい」が出発点であるといっても過言ではありません。

仕事をしていて「めんどくさい」と思うことを大まかに分類してみます。

• 手入力する
• 一から作成する
• チェックする
• 問い合わせを受ける
• 資料を作成する
• 何度も同じことを聞かれる
• ファイルを探す
• 意味のない決裁をする

どのような仕組みにすることによって「めんどくさい」を解消したのかを、経験談をもとに紹介したいと思います。

コインカウンターの付いた手提げ金庫に変える

現金を扱っている場合、毎日終わりに金庫のお金と帳簿の金額が一致しているかを確認します。経理だけの業務効率化を考えると小口現金を廃止するという考え方もあります。ただ、業務上なくすのが難しい会社もあるでしょう。私の会社も無くそうと思いましたが、諸事情により断念しました。

じゃあお金を数えるのが苦にならない方法はないか、と考えた時に、コインカウンターがある金庫に買い替える結論になりました。

コインカウンターとは、コインケースについている硬貨を積み重ねた枚数と金額が一目で分かる目盛りのことです。

それまで利用していた手提げ金庫にもコインカウンターはありましたが、あまり精度が高かったため使っておらず、それが当たり前になっていました。でも本来これがちゃんと使えれば非常に便利なんじゃないだろうかと思うようになりました。

利用している人にとっては、何当たり前のことを言っているんだと思うかもしれませんが、私の場合コインカウンターは使えないもの思い込んでしまっていました。

色々調べてみると10枚ごとに区切りがあるものがあり、50枚重ねるタイプに比べて数えやすく間違いが生じにくいというのがわかりました。

道具を少し変えるだけで「めんどくさい」が少し「楽」になった一例です。

窓付き封筒を利用する

窓付き封筒というのは、封筒の右上に中身が透けて見える窓が付いている封筒です。通信料金の請求書などで使われているケースが多いです。当たり前に使われている窓付き封筒ですが、請求書など送られてくる封筒で利用している会社は以外に少ないです。

私が窓付き封筒を利用する仕組みを考えるきっかけは、封筒に手書きで書いた際に2回間違ったからです。

最初に行ったのはExcelでラベルを作って、切って封筒に糊で貼る方法でした。ラベルシールに印刷してという方法もありますが、一回に多くの会社に郵送するというケースはあまりないため利用しませんでした。

しかし、たまにとはいえExcelで作成したのを切って貼るのは面倒だなと思うようになりました。また数か月に1回同じ宛先に送ることがあるため、前に利用したラベルを繰り返し利用していました。1シートに1業者でラベルを作りシート名を業者名にする、あまり使いやすくない方法で管理していました。

何が「めんどくさい」原因を考えてみると「切って貼る」「以前利用した宛先ラベルを管理する」の2つであるとわかりました。切って貼らなくていい方法は何かを考えたときに、A4サイズの紙がそのまま使えたらと思い、窓付き封筒を使うに思い至りました。

窓付き封筒まで思いつくまでは時間がかかりましたが、窓付き封筒が使えるとなったら、運用の仕組みを考えるのに時間はかかりませんでした。

まず窓付き封筒を購入してA4サイズの紙を入れた際に、どこに宛先を表示されればいいかを検証しました。A4サイズに宛先だけではもったいないので頭紙も兼ねたフォーマットにしました。宛先ラベルの管理についてはExcelを使いました。頭紙用シートと送付先管理シートで構成されています。

• 頭紙シート
   
• 送付先管理シート
    VLOOKUP関数を使い、頭紙側の管理番号に数字を入力するとそれを検索値にして、頭紙の各記載欄に送付先管理シートから書類内容が参照される仕様です。

私の場合は10件くらいの送付先しかありませんでしたが、それまで「めんどくさい」と思っていた作業がまったく手間と感じなくなりました。

この仕組みを経理内で共有するようにしました。便利で好評に加え、「誰が」「いつ」「どこに」郵送しているのかが、頭紙を作成することにより共有情報として管理されるようになりました。

現状はExcelではなく、WEBデータベースで作成する仕組みを作成し、会社全体で運用をしています。

まとめ

今回は細かな改善例を紹介しました。業務の効率化には、システム導入などによる大規模なものだけでなく、日々の細かい改善によるものも多いです。

改善を考えるトリガーは「めんどくさい」と思う気持ちです。「めんどくさい」はネガティブな言葉で、言ってはいけないと思うかもしれません。仕事だから「めんどくさい」のは当たり前という考え方あるからです。

しかし、「めんどくさい」を解消することこそ仕事です。これからの経理の役割は、会社全体が効率的に回るように「めんどくさい」をなくすための仕組みを構築することが求められます。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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